​Чек-лист: как оператору склада подготовиться к сезону и не сесть в лужу во время маркетинговых акций клиентов

При вступлении в силу маркетинговых кампаний и акционных предложений скорость выполнения заказов увеличивается в разы. Успех рекламной акции зависит во многом не только от усилий маркетологов, но и от эффективной работы товаропроводящей цепочки от интернет-магазина до конечного покупателя.

Заблаговременное информирование об акции

Любая распродажа – это не performance, она требует достаточно серьезной подготовки. Многие компании сталкиваются с проблемой своевременной доставки товара, так как не учли заранее все нюансы. В сезон распродаж заняты под завязку не только интернет-магазины, но и подрядчики и субподрядчики. Когда цель стоит в соблюдении сжатых сроков или завершении проекта до начала года, то своевременное распределение задач обеспечит целевой показатель точности комплектации заказов, близкий к 100%.

Совместное планирование

Еще одним важным фактором является налаживание коммуникаций между интернет-магазином и оператором. Это процесс подготовки, в рамках которого обе стороны совместно планируют ключевые активности. Базируясь на своем опыте и возможностях, фулфилмент компании предлагают уникальные решения, позволяющие решать индивидуальные бизнес-задачи интернет-магазина на период акций и распродаж, в том числе и эффективные методы оптимизации затрат на хранение товаров и логистику.

Фулфилмент предполагает многокальный механизм работы на этапах подготовки к дате Х:

• предварительное планирование количества упаковочных материалов и их закупка;
• обеспечение необходимого запаса на случай нехватки;
• учет весовых и габаритных характеристик акционных товаров;
• требуемые условия хранения.

Заключение договоров с несколькими аутсорсами

Управление складскими процессами требует использования большого количества инструментов, в том числе и в режиме реального времени. При обработке более 50000 заказов в день даже одна минута, сэкономленная на операции, помогает выиграть почти сутки времени. Так, например, смена провайдера интернет-услуг или складских терминалов может значительно сэкономить время на обработку груза. Возможен сценарий, когда оператор работает с одним аутсорсом, занимаясь всеми составляющими услугами. Но нередко фулфилмент начинает обрастать многочисленными и разнообразными сервисами, поэтому без помощи нескольких аутсорсеров на стороне уже не обойтись.

От себя добавим, что на аутсорс не стоит отдавать функционал, который может потребовать коррекций и апгрейдов от клиента, а такде функционал, требующий повышенной ответственности.

Наполнение склада клиентами с разной сезонности

С целью повышения эффективности использования складского помещения и для диверсификации объемов во время распродаж площадка отдается под груз различных категорий. Каждой зоне на складе присваиваются характерные правила размещения и комплектации, назначается рейтинг ячейкам в системе автоматизации склада.

Максимальное количество штатного персонала

При сверх нагрузках потребуется провести оптимизацию склада, увеличить количество сотрудников в штате. Назначение кадра на конкретную операцию/действие, равномерное распределение нагрузки на персонал, планирование работы смены - эти и другие основы организации процесса на этапе предварительного анализа собственных возможностей дадут наиболее ощутимый результат при минимальных затратах ресурсов и времени.

Разработка WMS системы с максимально простым интерфейсом

Автоматизация процесса посредством интегрируемой контролирующей системы позволяет сократить риски ошибок до минимума. Программное обеспечение WMS с гибкой настройкой под индивидуальные запросы помогает с процессом приемки (улучшает взаимодействия отдела снабжения и поставщиками), с размещением товаров, подготовкой к отгрузке, отгрузкой и др.

Формирование командного духа

Создание и сохранение системной, упорядоченной и эффективной работы склада зависит от грамотно выстроенной корпоративной культуры. Пик сезонных распродаж - период непростой для всех. Предоставлений комфортных условий труда, система поощрений за переработки, помощь в критических ситуациях в период повышенной активности - различные факторы мотивации напрямую влияют на эффективность работы.

• Функции контроля, планирования и исполнения должны быть распределены между разными структурными подразделениями.
• Соревновательные составляющие между подразделения по обработке заказов помогают не только улучшить показатели, но и снизить уровень напряженности в период пиковой активности. Например, дополнительная премия за максимальный процент перевыполнения нормы.
• Мы всегда приветствуют идеи сотрудников, оценивая каждое предложение на предмет внедрения и реализации. Нередко такие идеи позволяют значительно сократить затраты на процессы, что выгодно каждой стороне.
• Вовлеченность руководителя играет значительную роль в создании эффективной работы коллектива. Разрешение проблемных ситуаций, бытовых вопросов и рассмотрение возможных перспектив позволяют сохранить командный дух и вовлеченность каждого сотрудника в общее дело.
• Благодарность. В прошлый сезон мы не сорвали на одну отгрузку и получили благодарность от клиентов. Штат сотрудников, работавший над этими проектами, получили благодарность непосредственно от руководителей. Очень важно, чтобы коллектив знал о достижениях, ведь именно благодаря их слаженной и профессиональной работе компания получает высокие оценки.

Режим работы склада семь дней в неделю

В период повышенного товаропотока фулфилмент оператор должен обеспечивать непрерывность и последовательность выполнения процессов на складе. 24 часа в сутки,7 дней в неделю. Для этого на складе создается несколько смен по функциональному признаку: "приемка", "отгрузка", "контроль" и т. д. Выбор сотрудников индивидуален, в зависимости от профиля выполняемых работ, но в каждой смене должны находиться так называемые “ветераны”, опытные специалисты, которые смогут сориентироваться во внештатных ситуациях и поделиться опытом с новыми работниками.