Александр: Сейчас мы ведем маркетинг для 19 компаний, среди основных клиентов — Сколково, РосНано и ФРИИ. Проводим консалтинг для Tele2, Омникомм, AVON и других брендов, а еще ведем собственные образовательные программы — 10 проектов год. Я начал искать инструменты для оптимизации работы агентства с самого его основания: собирал мнения, тестировал, внедрял. Сейчас ТОП наших сервисов выглядит так.

Общение внутри команды

Бытовое и проектное общение внутри команды организовано в Slack. Каждый клиент или бизнес-процесс — отдельный тред. Структура каналов и иерархия тредов настолько прижилась, что любые попытки рабочего общения вне Slack создают дискомфорт. Мы пробовали переносить его в мессенджеры, но там быстро сливаются воедино личное пространство и рабочие вопросы.

Созвоны мы устраиваем в сервисе для конференций Zoom. В нем есть все необходимое для конференций: HD-видео с трансляцией экрана, качественный звук, интуитивный простой интерфейс и быстрое чистое соединение.

С клиентами мы общаемся в Skype — это уже прижившийся у всех способ удаленного общения. Хотя качество связи иногда оставляет желать лучшего и интерфейс не всегда удобен. Но Microsoft часто выпускает обновления программы и мы надеемся вскоре увидеть новый приятный и технологичный продукт, которым пользуются миллионы.

Самый популярный почтовый клиент в команде — Mail app, иногда используем Яндекс.Почту.

Работа с проектами

Задачи мы ведем в Trello: для каждого клиента создаем индивидуальную доску. Методология может быть разной в зависимости от проекта. Обычно это либо классический канбан, либо помесячный план. Trello прост и понятен клиентам, это его главный плюс.

База знаний — WikiMedia. Это самый простой, быстрый и бесплатный инструмент. В ней храним рабочие инструкции, скрипты и статьи вроде «Технологический стек „Предлога“».

Все основные документы, таблицы, хранение и обмен файлами — в Google Документах. Мы почти полностью исключили офисный пакет из работы и не перестаем этому радоваться.

Чтобы не упустить важные даты, используем Google Календарь. В нем отмечаем встречи с клиентами, отпуска и конференции, на которые планируем пойти.

Дэшборд проектов ведем в AirTable: там руководители агентства могут за минуту посмотреть статус проекта, NPS клиента, последние отчеты, выполнение KPI, горящие задачи и многое другое. CRM у нас тоже в AirTable. У нас ни сейлзов, ни большого количество входящих запросов. Мы просто адаптировали базу данных АТ под свои нужды и синхронизируемся по продажам на планерках один раз в два-три дня.

Клиентам мы интегрируем amoCRM или Битрикс24, являясь их партнерами.

Управление финансами

С недавнего времени я использую Seeneco для учета финансов. Так как у нас проектная деятельность и часто бывают предоплаты по этапам работ, важно делить оплаты по проектам и контролировать сумму поступлений. До этого я доверял таблице Excel, вручную забивал данные и помечал, кому сколько я должен выплатить, сколько денег должно поступить на счет и в какие даты. Это занимало много времени, не хватало рук, не всегда успевал вносить цифры и периодически учет запускался, приходилось искать счета, все заново перепроверять, восстанавливать.

Seeneco дает vyt автозагрузку операций со счета, распределение платежей по категориям, планирование выплат и поступлений по датам, отдельный допуск сотрудников к сервису, которые могут вбивать данные по своим клиентам. Я вижу, в какой день мне может не хватить денег на обязательные платежи, вижу, какие клиенты и проекты самые рентабельные и убыточные. Пересматриваю модель работы с такими. Сейчас для меня Seeneco — это полная замена финансиста. Я понимаю, что происходит с деньгами бизнеса, глядя на один дашборд. Для меня как для руководителя сервис закрыл массу проблем.

Напоследок: доверяйте онлайн-сервисам

Вышеперечисленные сервисы накопились за последние четыре активных года работы. Каждый из них прошел путь от ненависти и неприятия до искренней любви и полного понимания ценности. Без них наш бизнес превращается в хаос, который генерирует ошибки и недовольства. В день мы обрабатываем около 25 входящих клиентских задач разного уровня сложности и их обработка бесконечно важна и невозможна без текущего стека. Тестируйте, примеряйте под свой бизнес, обрастайте своими полезными для работы сервисами.

Всем автоматизации и больших проектов!