Системное решение проблемы опозданий в компании

Опоздания - проблема ли это?

Что говорят опоздания сотрудников об общем уровне организации в компании?

Пропущенные звонки клиентов, закрытая дверь магазина и прочие проблемы с трудовой дисциплиной приводят к потерям оборота, особенно для розничных компаний. Поэтому опоздания однозначно не показатель высокого уровня организации.

Менеджеры на местах не заинтересованы решать данную проблему. Гораздо почетнее прикрывать опаздывающих коллег, чем заботиться о своевременном начале работы магазина. Пренебрежение трудовой дисциплиной приводит к формированию неблагоприятной для бизнеса внутренней культуры которую со временем менять все сложнее.

Решая проблему опозданий достигаем нескольких целей

В компаниях, где трудовая дисциплина поддерживается на должном уровне, данный навык влияет и на другие аспекты работы. Исследование, проведенное недавно в крупной компании с численностью более 5000 человек показало, что сотрудники, у которых показатель опозданий в норме, выполняют поручения в установленный срок на 79% чаще. Т.е. опоздания, это индикатор и других показателей.

Очевидно, что в таких сферах, как розничная торговля, соблюдение режима работы предприятия - это необходимость. Здесь помимо решения проблемы трудовой дисциплины дополнительно встают вопросы суммированного учета, т.к. график работы, как правило, сменный. Также, возникает необходимость расчета заработной платы на основании отработанного времени.

Решая проблему опозданий внедрением учета рабочего времени, помимо формирования эффективной для бизнеса внутренней культуры и дисциплины, мы также решаем и другие важные управленческие задачи:

• Прогнозируем возможные недостатки компетенций
• Отслеживаем настроения сотрудников
• Ведем суммированный учет для сменных графиков работы
• Собираем данные для расчета заработной платы

Даже в трудовом кодексе зафиксирована обязанность работодателя вести учет рабочего времени (Трудовой Кодекс РФ, Статья 91).

Мотивация или привычка?

Принято считать, что все так или иначе решается через мотивацию. В действительности даже владелец компании опоздает на важную утреннюю встречу, если не заведет будильник.

Соответственно, трудовая дисциплина это не только про мотивацию. Это про хорошие привычки, которые должен выработать каждый сотрудник и компания в целом.

Как известно, любая привычка, это регулярное повторение на протяжении длительного времени. Т.е. разовые экстренные меры в виде штрафа или выговора здесь работают плохо. Необходимо системное решение, составляющие которого:

• критерии качества (регламент компании)
• план (график работы сотрудников)
• факт (ведомость учета рабочего времени)
• оценка (мотивационная программа и индивидуальная работа с сотрудниками)

Только комплексное решение проблемы

Любая мотивация в виде штрафов, премий, выговоров и благодарностей работает при условии, что

• событие произошло из-за конкретных действий сотрудника,
• событие нанесло вред или пользу компании,
• событие зафиксировано.

С опозданиями все понятно кроме последнего пункта - как, кем, и всегда ли фиксируются опоздания?

В этом вопросе камень всех преткновений. Оказывается, организовать учет рабочего времени сложнее всего.

Соответственно говорить о какой-либо мотивации, нацеленной на укрепление трудовой дисциплины, бесполезно, пока нет прозрачной системы мониторинга.

Для фиксации рабочего времени необходимо решить следующее:

• кто будет заниматься учетом рабочего времени,
• будет ли это выполняться на регулярной основе,
• форма документа, в котором будет вестись учет,
• возможны ли конфликты между проверяющими и проверяемыми?

Практика показывает, что в ручном режиме это не работает.

• менеджер, секретарь или охранник - быстро устанут от очередной рутинной операции,
• вести учет вручную стабильно, ежедневно, длительное время опять же сложно,
• тетрадка или табличка, в которой будет вестись учет, не позволяет работать с этой информацией,
• и уж конечно учет времени, возложенный на конкретных людей, это всегда почва для обид, конфликтов и лишних вопросов.

Решив внедрить учет рабочего времени руководствуйтесь следующими принципами:

• фиксация рабочего времени должна осуществляться автоматически с использованием аппаратных средств:
  • магнитные карты,
  • биометрия,
  • идентификация лиц,
  • геолокация,
  • с помощью Wi-Fi.
• данные должны собираться в электронном виде так, что бы:
  • был простой доступ к отчетам у менеджеров и сотрудников,
  • данные можно было переносить в другие учетные системы,
  • была возможность использования данных в мотивационных программах.
• функция учета рабочего времени должна быть делегирована:
  • автоматической системе, а не сотруднику, так, что бы не было почвы для конфликтов, и информация была предельно объективной.

Что помимо учета рабочего времени нужно сделать?

Необходимо также навести порядок с графиком работы.

• Сотрудники должны знать заранее, кто, когда и где работает.
• График должен быть актуальным.

Это особенно важно для тех сотрудников, кто работает посменно. Также это играет роль и для сотрудников с недельным графиком. Если есть документ, в котором зафиксировано время работы конкретного человека, это уже дисциплинирует. Более подробно можно почитать об этом в нашей статье “8 способов навести порядок с графиком работы”.

Сколько стоит решение проблемы?

Системы контроля доступа, работающие на базе магнитных карт, сканеров отпечатков пальцев и т.п. - дорогое удовольствие, тем более, если они нужны только для учета рабочего времени. Стоимость системы под ключ с монтажом, наладкой, интеграцией, программным обеспечением может превышать 100 000р. на магазин.

Альтернативный вариант - облачные сервисы регистрации рабочего времени, такие как Мой график.

В этом случае фиксация присутствия возможна:

• Автоматически при подключении личных смартфонов сотрудников к Wi-Fi.
• С помощью идентификации лиц. В этом случае смартфоны сотрудников не используются. Вам достаточно поставить на ресепшен один смартфон или планшет с приложением, который будет работать в качестве терминала регистрации.

Стоимость такого решения составляет около 15 000р. на всю компанию независимо от количества магазинов, не требует монтажных работ, сложного программного обеспечения и может быть внедрено за 1-2 дня.

Есть и свои недостатки у такого решения. В случае автоматической регистрации через Wi-Fi необходимо наличие смартфонов у всех сотрудников. Но времена кнопочных телефонов стремительно уходят, а при текущей цене смартфонов снабдить ими 10-15% сотрудников будет все-равно дешевле, чем внедрять дорогую СКУД. Тем более есть альтернатива - с помощью идентификации лиц.

В следующий раз расскажем про наш опыт внедрения различных мотивационных программ для укрепления трудовой дисциплины.