Как платежный календарь поможет предотвратить кассовые разрывы

Плюсы платежного календаря:

1. Точность. Платежный календарь позволяет прогнозировать кассовые разрывы с точностью до дня. Бюджет показывает только возможную прибыль или убыток.
2. Гибкость. В платежный календарь изменения могут вноситься ежедневно и это нормально. В бюджете корректировки нежелательны.
   

Минусы платежного календаря:

1. Необходимы цифры. Чтобы правильно составить платежный календарь, нужно знать точные даты и суммы платежей. Если этих данных нет, то календарь будет неточным и неактуальным.
2. Необходимо время. Платежный календарь нуждается в постоянной корректировке и внесении большого объема новых данных.

Александр Нечаев, фаундер Dorfer Games:

"Мы работаем на рынке гиперказуальных игр и делаем по 20-30 проектов в месяц. Это короткие сроки разработки и оплата за каждый проект по отдельности, поэтому нам важно прогнозировать, когда мы получим деньги на счет.

Год назад нас было пятеро, и я понял, что пора учиться планировать и анализировать финансы. Мы завели и настроили себе платежный календарь, где учитываем ближайшие поступления и расходы понедельно на ближайшие 4-6 недель, список инвойсов в оплате и их суммы, а также планирование по отправке инвойсов в оплату"

Как составить платежный календарь

1. Сделать шаблон

В нем должны быть:

• дата входящего или исходящего платежа;
• сумма платежа.

Это базовые пункты шаблона, но при желании календарь можно расширить и сделать более детальным. Например, добавить:

• расчетный счет или кассу — это позволит избежать ситуаций, когда на одном расчетном счету есть деньги, но вовремя перевести их на другой не успели;
• проект, к которому относится платеж;
• контрагента, от которого планируется поступление денег или которому нужно заплатить;
• выделить платежи, которые невозможно перенести;
• статью дохода или расхода.

2. Собрать информацию

Чтобы собрать информацию для платежного календаря, нужно запросить ее у разных отделов и ответственных лиц.

Информация о поступлениях: когда планируется поступление оплаты от клиентов, доход от сдачи имущества в аренду, страховые выплаты, субсидии, кредиты. Вся эта информация есть в договорах поставки и аренды, можно ее уточнить у руководителей или юриста. Важно не забыть указать схему работы: предоплата, постоплата или рассрочка.

Информация о тратах: планируемые закупки сырья, оплата коммунальных услуг, аренды, зарплаты. Чаще всего такие платежи носят повторяющийся характер, поэтому можно проанализировать данные по тратам за предыдущий период и аналогичные периоды прошлых лет.

Информацию о налогах лучше актуализировать по налоговому календарю, это позволит избежать штрафов и пеней.

3. Внести информацию о входящих платежах

Бывают ситуации, когда у контрагента есть отсрочка платежа. В этом случае планировать поступление денег лучше на последний день, указанный в договоре. Такая предусмотрительность поможет не попасть в кассовый разрыв.

Есть сферы, где нет возможности ориентироваться на условия договора. Например, в розничной торговле. В этом случае при составлении платежного календаря можно учитывать данные предыдущих периодов.

4. Внести информацию об исходящих платежах

Расходы можно разделить на:

• обязательные, срочные;
• обязательные, несрочные (можно задержать на пару дней);
• все остальные.

Срочные расходы лучше сразу внести в календарь, а несрочные планировать относительно поступлений денег от клиентов.

Мария Кузьменко, CEO EasyIIKO:

«Платежный календарь — это отличное решение для управления бизнесом. Да, он помогает планировать движение денежных средств, потому что все ваши платежи учтены. Если говорить про оплаты по накладным, то системы автоматизации позволяют не делать это вручную. Все внесенные первичные документы будут „просить“ об оплате автоматически»

5. Определить даты кассовых разрывов

Для этого нужно посчитать нарастающим итогом ежедневные остатки по счетам. Если есть угроза кассового разрыва, то с ней нужно работать — постараться ускорить поступления денег и отложить траты.

На основе платежного календаря можно составить бюджет движения денежных средств, но часто компаниям достаточно лишь одного из этих инструментов.

Работа с платежным календарем

Вносить данные о планируемых расходах и доходах нужно каждый день. Кроме этого, нужно постоянно следить за остатком денег и не допускать просрочек. Сразу же вносятся данные о новых поступлениях и расходах. Такие операции помогут точно спрогнозировать появление кассового разрыва. Воспользуйтесь следующими способами, чтобы его избежать:

1. Приближение входящих платежей:

• переговоры с клиентами об ускорении оплаты;
• распродажа товара;
• факторинг для более быстрого получения денег от клиентов;
• кредит или овердрафт.

2. Отсрочка исходящих платежей:

• переговоры с поставщиками о переносе оплаты или рассрочке;
• выбор в пользу тех платежей, отказ от которых грозит большими потерями (например, если штраф за неуплату налога составляет 20% от суммы платежа, а неустойка поставщику — 1%, лучше сначала оплатить налог).

Вывод

Использование платежного календаря в компании позволяет оперативно планировать финансы, отслеживать их состояние и не попадать в кассовые разрывы. Календарь наглядно отображает всю картину движения денег.

Можно вести платежный календарь и в Excel, и в виде списка на бумаге, но удобнее, быстрее и нагляднее это делать в специальном онлайн-сервисе ПланФакт.