Как ставить задачи сотрудникам: советы и примеры для руководителя

5 типичных ошибок в постановке целей и задач

При всем изобилии информации о постановке целей и уверенности в своей правоте, все мы продолжаем делать ошибки. Разберем самые распространенные.

Нереалистичные цели и задачи

Мы переоцениваем то, что можем сделать за год и недооцениваем, что можем сделать за пять лет. В результате космические планы не выполнены, мотивация действовать дальше на нуле.

Делите слишком объемные задачи на несколько мелких. Ставьте дедлайны и последовательно контролируйте их выполнение. Поручайте сотруднику дела, результат которых зависит от него самого, а не от внешних обстоятельств.

Неправильно: поручить менеджеру сделать оборот $1000 за 2 дня.

Правильно: поручить менеджеру провести 20 презентаций за неделю.

Узкий фокус внимания

Многие сосредотачивают внимание на одной конкретной сфере. Погружаются в неё целиком, не видят общей картины и рычагов с других сфер, которые могут повлиять на общий результат.

Например, нужно вдвое больше продаж. Руководитель проводит ежедневные собрания менеджеров, разрабатывает систему мотивации, создает новые скрипты. Продажи падают. Руководитель злиться, менеджеры стрессуют.

Важно выявить причину. Аудитория может быть холодной, есть ошибки в рекламных объявлениях, неправильно определены интересы потенциальных клиентов, есть стратегические ошибки в подходе к самой лидогенерации. В таком случае уделите внимание маркетингу и поиску ресурсов.

Руководители не отслеживают процесс

Практически у всех руководителей масштабное мышление и глобальные задачи. Они с головой погружены в работу и ждут крутых результатов.

Если не отслеживать короткие успехи, снижается мотивация. Фокус смещается на выполнение конкретной задачи. РУководитель теряет видение более оптимальных путей решения.

Будьте внимательны. Отслеживайте мелкие успехи и корректируйте план выполнения задачи.

Например, если у вас стоит задача повысить продажи на 10% за ближайшие 1,5 месяца, разделите её на ряд подзадач. Усовершенствуйте скрипты, отправьте менеджеров на обучение, поручите создать воронку продаж специалисту и т.д.

Негативные цели

Только 3,5% людей четко знают, чего хотят. Остальные 96,5% знают чего они не хотят и фокусируются на этом.

Четко сформулированные мысли напрямую влияют на достижение цели. Негативные цели (перестать опаздывать, не забывать ежедневно читать) закрывают путь к решению проблем. Более разумно задуматься о путях достижения желаемого результата.

Неправильно: Не опаздывать на работу.

Правильно: С завтрашнего дня приходить в офис за 5 минут до начала рабочего дня.

Слишком много целей

Зачастую хочется сделать или поручить кому-то всё и сразу. В итоге человек не видит приоритетов. У него возникает стресс и нежелание что-либо делать. Груз кажется неподъемным.

Помните, важно не количество, а качество. Выставляйте приоритет по 10-бальной шкале. Прежде делегируйте самые важные задачи и доносите их значимость исполнителю. Анализируйте раз в неделю загруженность своего отдела, чтобы понять, как ставить задачи сотрудникам в будущем.

Что запомнить

1. Задачи-приказы могут быть эффективными, но не в долгосрочной перспективе.
2. Задачи-проблемы позволяют найти больше решений и развивают сотрудников.
3. Ставьте цели по SMART — конкретные, измеримые, достижимые, значимые и ограниченные во времени.
4. Поручайте сотруднику дела, результат которых зависит от него самого, а не от внешних обстоятельств.
5. Процесс тоже важен, не нужно мерить только по результату. Отслеживайте мелкие успехи и корректируйте план выполнения задачи.
6. Учитывайте значимость задач и их приоритет, чтобы упростить жизнь себе и коллегам.

Простые и практичные инструменты легко внедрить, а главное — они работают. Используйте эти советы, чтобы сформировать сильную команду, упростить себе жизнь и вывести бизнес на новый уровень.