Как понять что нужна автоматизация и оценить её пользу?

Привет, мы из Sailet. Специализируемся на средней и сложной разработке, работаем с 2017 года, выполнили больше 50 интересных проектов и рассказываем про автоматизацию. А я Максим Беляков, директор всего этого великолепия. Заработав немного «кредита доверия», перейду к сути.Чтобы решить, стоит ли вводить автоматизацию, выясним несколько ключевых вещей:

• Что представляет собой автоматизация?

• Какие задачи автоматизировать?

• Сколько ресурсов и времени уходит на задачи?

• Как часто возникают ошибки при выполнении задач?

1. Что представляет собой автоматизация?

Автоматизация — это замена ручного труда. Если чуть сложнее, то это интеграция технологических решений для упрощения и ускорения рабочих процессов. ВАЖНО, что это не «таблетка от всех болезней». И ВАЖНО, что это не десяток красивых графиков, которые вдруг начали показывать циферки.

Например, если вы раньше считали на счётах, а теперь пересели на калькулятор или того хуже Excel, то вы автоматизировали простейшие математические процессы. Если еще и формул добавили, то у вас уже «зародыш» будущей ИС (информационной системы). А если еще и график вывели, то почти интегратор)

Или раньше была лестница, затем поставили эскалатор, после лифт, а потом еще и связали все эти лифты в одно приложение, чтобы обслуживающий его Игорь, все по пунктикам делал и не когда захочет, а когда лифту надо.

Думаю, что это уже понятно, но, хочу обратить внимание, что даже простейшие примеры выше приведены итерационно (последовательно). Не так, что сначала лестница, а затем резко «Матрица». Указываю это, потому что чаще вопроса «а сколько стоит?», мы слышим только «а можно автоматизировать сразу всю компанию?».

И чтобы окончательно закрепить:

Автоматизация эффективных операций увеличивает эффективность, автоматизация неэффективных операций увеличивает неэффективность

Билл Гейтс — хотел нас всех убить вирусом

Собственно, переходим к практике.

2. Задачи, время и ресурсы. В чем выгода автоматизации?

Сначала поймем, как собрать список задач для автоматизации: Начните с аудита текущих процессов. Помните, что любой процесс состоит из 5 блоков:

1. Цель — какой результат процесса?
2. Шаги — как достигаем этого результата?
3. Участники — какие роли нужны для достижения результата?
4. Инструменты — что используем, чтобы достичь результата?
5. Метрики — как понимаем, что мы на верном пути?

После, выявите задачи, которые:

1. Требуют значительного времени и ресурсов;
2. Часто повторяются;
3. Имеют высокий риск ошибок из-за человеческого фактора.

Затем, подсчитайте, сколько времени и ресурсов уходит на выполнение этих задач вручную. Это поможет понять потенциальную экономию от автоматизации.

Проанализируйте, как часто возникают ошибки в текущем процессе выполнения задач и каковы их последствия.

Пример:

Возьмем для примера всем понятную задачу: рассылка писем. Представим, что это рутинная работа, которую выполняет человек. Допустим, что на каждое письмо он тратит по 2 минуты, и отправлять нужно 240 писем каждый день. Человек потратит на это 480 минут = 8 часов за день. Также человеку необходима оплата труда 5 $/час, что добавляет в потраченные ресурсы денежный коэффициент.

Теперь рассмотрим эту задачу со стороны автоматизированного процесса рассылки писем. Все 240 писем отправляются автоматически системой в одно и то же время. Затрата времени — всего несколько секунд. Допустим, что разработка и внедрение автоматической рассылки писем займет 5 дней и будет стоить 250$, а ежемесячно надо платить еще 50$ для поддержания (хостинг, домен, и т.д.).

Посчитаем выгоду (за 20 рабочих дней):

Затраты = (Время работы в часах за день) * (Количество рабочих дней в месяце) * (Ставка оплаты труда в час)

Человек работает 8 часов в день.

Затраты за день = 8 часов * 5 $/час = 40 $

Затраты за месяц = 40 $/день * 20 дней = 800 $

Затраты на автоматизацию = 250 $ (единоразово)

Поддержка системы = 50$ (месяц)

Выгода = 800 $ — 300 $ = 500 $

Если рассматривать автоматизацию в долгосрочной перспективе, то выгода будет расти. Чем дольше используется автоматизированный продукт, тем больше его выгода. Конечно, тут не учтена ToC (полная стоимость владения), с а-ля «доработками», серверами, администрированием и кучей всего, на проектах большего масштаба.

Посмотрите статью, она будет вам полезна: «Как снизить затраты на IT-разработку без потери качества?»

3. Как посчитать возврат инвестиций в автоматизацию?

Возврат инвестиций в автоматизацию (ROI) представляет собой показатель эффективности инвестиций в проекты по автоматизации.

ROI = (Прибыль от автоматизации — Затраты на автоматизацию) / Затраты на автоматизацию * 100%

Вернемся к примеру:

Прибыль от автоматизации = 500$

Затраты на автоматизацию = 250$

ROI = (500 — 250) / 250 * 100%

= 250 / 250 * 100%

= 1 * 100%

= 100%

В данном примере вложения в автоматизацию принесли прибыль равную 100% от изначальных затрат.

При любом решении об инвестиции, сначала должна сойтись математика «на бумаге». Поэтому, всегда считайте хотя бы сокращение затрат и ROI.

А вот основная формула, которая может помочь в принятии решения:

Целесообразность автоматизации = (Сокращение затрат за период × Период окупаемости − Затраты на автоматизацию)/Затраты на автоматизацию

Где:

1. Сокращение затрат за период — это сумма, на которую уменьшатся операционные затраты за определённый период после внедрения автоматизации.
2. Период окупаемости — это время, за которое ожидается окупаемость инвестиций в автоматизацию.
3. Затраты на автоматизацию — включают в себя все расходы на внедрение и поддержку автоматизированного решения.

Если результат выше нуля, автоматизация может быть оправдана. Однако, помимо чисто финансовых расчётов, следует учитывать и другие факторы.

И снова к нашему примеру. Дано:

1. Сокращение затрат за период (в месяц, считаем по первому для простоты): $500
2. Период окупаемости: предполагаем, что это 1 месяц, так как затраты окупаются за месяц.
3. Затраты на автоматизацию: $250

Подставляем в формулу:

Целесообразность = (500×1−250)/250

Целесообразность = (500−250)/250

Целесообразность = 250/250

Целесообразность = 1

Таким образом, результат равен 1, что означает 100% окупаемость инвестиций в автоматизацию за один месяц. Это указывает на то, что автоматизация является целесообразной с финансовой точки зрения.

4. Как посчитать неявную выгоду от автоматизации?

Неявная выгода от автоматизации — это преимущества, которые трудно измерить или оценить в числовом выражении, но они могут значительно повлиять на эффективность.

Поскольку неявные выгоды трудно оценить количественно, для их измерения часто используют качественные методы. Например, можно провести опросы сотрудников до и после внедрения автоматизации для оценки изменения уровня их удовлетворенности работой.

Примеры неявной выгоды от автоматизации:

1. Улучшение качества работы

Автоматизация может привести к более стабильному и высокому качеству продукции за счет уменьшения человеческого фактора.

1. Повышение удовлетворенности сотрудников

Снижение рутины и уменьшение нагрузки на сотрудников может улучшить их общее благополучие и удовлетворенность работой.

1. Повышение лояльности клиентов

Улучшение качества продукции и обслуживания может привести к повышению удовлетворенности клиентов и их лояльности к бренду.

1. Укрепление имиджа компании

Внедрение передовых технологий может улучшить восприятие компании на рынке, привлекая новых клиентов и партнеров.

1. Снижение риска ошибок

Автоматизация уменьшает вероятность ошибок, что может привести к снижению затрат на исправление ошибок и компенсацию ущерба.

1. Увеличение гибкости бизнеса

Автоматизированные системы легче масштабировать и адаптировать под изменяющиеся условия рынка.

5. Практические советы от Sailet для успешной автоматизации

Успех автоматизации зависит от множества факторов. Взаимодействия и взаимопонимание заказчика с разработчиком также играет большую роль. К автоматизации тоже нужна подготовка. Поэтому, не забывайте о следующих шагах.

Постановка целей

Поставьте цель, которую нужно реализовать. Чтобы все получилось, необходимо самому понимать, какой результат вы ожидаете.

Например, моя цель — автоматизировать процесс обработки заявок для ускорения работы и снижения вероятности ошибок. Я должен четко понимать, как обрабатывается заявка, все нюансы и какие пункты в обработке нужно автоматизировать.

Список бизнес-процессов

После того как мы поставили цель и знаем, чего хотим, нужно составить список бизнес-процессов.

Возьмем тот же пример с автоматизацией обработки заявок. Из каких пунктов состоит обработка заявки?

1. Получение заявки.
2. Регистрация и проверка заявки.
3. Назначение ответственного.
4. Обработка и мониторинг заявки.
5. Завершение и уведомление клиента.
6. Анализ и улучшение.

Анализ

Теперь нужно проанализировать все вводные. Какие из процессов будут автоматизировать, а какие нет? Сколько времени необходимо? Какая стоимость автоматизации?

Эти и другие факторы нужно учитывать. Подробнее в статье: «Стоимость IT-продукта: от идеи до выхода на рынок».

Составление плана

Составляем план для достижения цели. Нам нужно продумать все поэтапно. Если мы рассматриваем пример обработки заявок, то план будет следующий:

1. Оценка процесса.
2. Выбор и настройка системы управления заявками.
3. Интеграция существующих систем.
4. Обучение персонала.
5. Тестирование и отладка.
6. Постепенное внедрение.
7. Мониторинг и оптимизация.
8. Обновление и развитие системы.

Понимание желаний

Тут речь идет про взаимодействие разработчиков и заказчиков. Заказчик должен четко передать свои желания, а ответственные их понять и реализовать. Нужны доверительные отношения.

Бывают случаи, когда заказчик не знает, что именно он хочет и просит сделать удобно и красиво. В таком случае ПМу не с чем работать, потому что нет никаких вводных. Чтобы избежать таких ситуаций, необходимо выстроить взаимосвязь.

Участие в процессе

Контролировать, наблюдать, комментировать — все это необходимо для успеха. Когда заказчик принимает активное участие в процессе разработки и всегда на связи, это не только ускоряет процесс, но и дает возможность контролировать, наблюдать и понимать.

Можете доверить процесс разработки нам оставив заявку на сайте. Еженедельные демо результата, гибкая система оплаты и полная прозрачность процесса.

Базовый чек-лист:

1. Перечислили все ключевые рабочие процессы.
2. Выделили задачи, требующие значительных временных и ресурсных затрат.
3. Отметили задачи с высокой частотой повторения.
4. Отметили задачи с высоким риском ошибок из-за человеческого фактора.
5. Оценили, сколько времени и ресурсов уходит на выполнение отобранных задач вручную.
6. Подсчитали стоимость этих ресурсов и времени для компании.
7. Проанализировали частоту и типы ошибок в текущем процессе выполнения задач.
8. Оценили последствия этих ошибок для бизнеса.
9. Рассчитали потенциальную экономию времени и снижение затрат на ресурсы после автоматизации.
10. Оценили потенциальное снижение ошибок и улучшение качества работы.
11. Оценили затраты на внедрение автоматизации.
12. Сравнили затраты на автоматизацию с ожидаемой экономией и улучшением качества работы.
13. Выбрали технологии и инструменты для автоматизации.
14. Разработали план внедрения автоматизации с учетом временных рамок и бюджета.
15. Определили KPI для оценки эффективности автоматизации.
16. Запланировали тестирование автоматизированных процессов перед полным внедрением.
17. Установили систему мониторинга для отслеживания работы автоматизированных процессов.
18. Регулярно анализировали результаты работы автоматизированных систем.
19. Вносили коррективы для улучшения эффективности и качества автоматизации.

Пройдя по этому чек-листу, вы сможете объективно оценить, какие процессы в вашей организации стоит автоматизировать, а также понять потенциальную пользу и окупаемость таких инвестиций. Часть из этого, конечно же, можно и нужно делегировать подрядчику.

Подписывайтесь на нас, делитесь с друзьями и удачи в автоматизации и развитии вашего бизнеса!