Потоки информации

Например, управляя автомобилем, особенно если трасса не изобилует поворотами и интенсивным движением, вы легко можете проехать большое расстояние и даже не заметить, как прошли последние час или два. Зато в автомобиле можно с пользой провести время: аудиокниги, аудиокурсы, звонки с помощью гарнитуры — всё это может значительно повысить эффективность времени, проведённого в транспорте.

Также важно не пытаться запомнить всю информацию, необходимо распределять её по папкам и планировать задачи. Регулярно наводите порядок на рабочем столе (как физическом, так и рабочем столе компьютера), в папках для входящей почты.

Путаница с контактной информацией может привести к информационному коллапсу. Необходимо периодически просматривать, анализировать, удалять, фильтровать повторяющиеся контакты (как правило, сделать это можно автоматически). Лайфхак: в телефонную книгу можно сохранять не только контакты людей и компаний, но и часто используемую не слишком конфиденциальную информацию — например, страховой полис, номер СНИЛС, номер банковского кредита, паспорт — любую информацию, которая периодически может пригодиться. Вместо того чтобы искать эту информацию в общей папке, вы можете легко и быстро найти ее в телефонной книге.

Вам нужно запомнить важную информацию. Например: серия и номер паспорта, дата выдачи, код отдела и т. д. Ведь паспортные данные требуются практически ежедневно. Так не легче ли один раз напрячься и изучить их, чем каждый раз лезть в карман за паспортом?

Если вы часто и много разговариваете по телефону, подумайте — а действительно ли это нужно? Какие результаты давал каждый продолжительный телефонный разговор? Проанализировав результаты после каждого звонка, вы удивитесь, сколько звонков будет, после чего вы не сможете записать результат. Практика показывает, что 95% звонков либо вообще не нужны, либо их полезная продолжительность составляет не более 1 минуты. Попробуйте ограничить звонки одной минутой или заменить некоторые звонки сообщениями.

Чтобы контролировать поток информации, рекомендую настроить управление задачами. Основное правило — хранить все задачи в одном месте. Вы можете использовать любую управляющую программу или даже блокнот, но главное, вы никогда не забудете о важных задачах.

Залог успешной работы с документами — их наличие. Все файлы, включая текстовые файлы, электронные таблицы, презентации, аудио, видео, программы и т. д., имеют ценность, если к ним можно быстро получить доступ в случае необходимости. На мой взгляд, использование облачного хранилища сейчас является оптимальным способом.

Кроме того, если вы используете электронную почту как средство коммуникации, то вам нужно использовать ее максимально эффективно, но — по существу.

Придерживаясь этих простых правил, вы сможете контролировать информацию, которая требует вашего внимания и участия, тем самым освобождая время для важных задач.