Диаграмма Ганта: рано списывать проверенные методы управления

Всем хочется скорей в будущее. Пользоваться только последними моделями айфонов, играть только по гибким правилам, использовать бигдату при выборе сорта кофе и вообще забыть, что существуют законы притяжения, инерции и несдвигаемых дедлайнов.

Вот о несдвигаемых дедлайнах мы и хотим поговорить. Но не будем спойлерить, сначала история вопроса..

Все старые методы когда-то было инновациями

К началу ХХ века производственные процессы усложнились настолько, что держать все этапы в голове или записывать в строку или столбик стало решительно невозможно.

Тогда мистер Генри Гант придумал простое и элегантное решение — представить процесс в виде гистограммы, где столбцы обозначали отдельные этапы, ось Y определяла их очередность, а ось Х — время. Длина столбца — необходимое для реализации этапа время. Один этап заканчивается — другой начинается, и все это нарисовано на графике красивым каскадом.

Такой себе производственный и аналитический дзен столетней давности.

Первоначально диаграмма Ганта применялась для управления как отдельными процессами, так и всем производством. Благодаря ее простоте и наглядности можно было быстро спланировать оптимальную загрузку и очередность выполнения заказов на долгое время вперед.

Трудового права в те суровые времена не существовало, а жизнь рабочего стоила куда меньше, чем устранение поломки станка. В условиях, когда можно было не обращать внимания на человеческий фактор и практически мгновенно заменять заболевших, покалечившихся или умерших рабочих, диаграмма Ганта была идеальным инструментом планирования и анализа. Продолжительность каждого этапа можно было определить с большой точностью — она зависела только от технологических процессов. Потому что станки, как известно, ломаются гораздо реже людей.

Прошли годы

Со временем обнаружился серьезный недостаток диаграммы: даже при задержке на одном этапе срок окончания всего проекта или производственного цикла автоматически отодвигался на неопределенное время.

Когда человечность вошла в моду, и менять сломавшихся людей на новых в режиме нон-стоп стало моветоном, это стало проблемой сверхсерьезной. Потому что человеческий фактор приводил к задержкам и лагам практически на каждом этапе, что увеличивало сроки окончания работ в геометрической прогрессии.

Даже простота, понятность, наглядность, возможность отражать разные по продолжительности этапы и прочие мимимишности не могли скрыть досадной правды — как инструмент для планирования и управления сложными процессами диаграмма Ганта стала неэффективна.

Капиталисты кусали локти, ностальгировали по старым добрым временам и одновременно с этим придумывали все новые и новые модели управления производством в условиях непрерывного изменения внешней среды: критического пути, PERT и другие, имя которым легион. Умные японцы в 1959 году создали и за пару лет внедрили канбан, умные программисты в середине 80-х придумали скрам.

Очень быстро информационные технологии проникли в область управления процессами, и гибкие методологии победили. Еще несколько лет назад CRM-системы указывали возможность автоматически строить диаграммы Ганта как конкурентное преимущество. А сегодня эта фича висит дополнительным функционалом, скромно прикрытая цифровыми скрам-досками.

От широкого применения к узкому

Чтобы эффективно применять диаграмму Ганта для управления, процессы должны соответствовать определенным критериям:

1. Линейность всего процесса и взаимозависимость этапов.
2. Завершение в установленный срок каждого этапа (вехи) должно быть критически важным для реализации всего проекта.

Это серьезное ограничение, потому что нелинейные процессы со сложными взаимосвязями между этапами и исполнителями — это суровая реальность постиндустриальной эпохи.

Но есть отрасли, где именно диаграмма Ганта — идеальный инструмент управления, планирования и контроля. Гибкие методологии с их разбиением процесса на короткие итерации, ежедневными митингами и переклеиванием бумажек по доске здесь бесполезны.

Это все процессы, где результат завязан на конкретную дату.

Например, подготовка к какому-то событию. Вы готовите конференцию? Попробуйте использовать диаграмму Ганта. Вы тут же увидите, где у вас критический отрезок и какие процессы нужно запараллелить. Конференцию же не перенесешь только из-за того, что верстальщик заболел и не успел сделать лендинг для регистрации.

Пример: образовательный бизнес

Организация тренинга, курсов или корпоративного обучения — четко выверенный процесс, где срыв дедлайна на каждом процессе может стать причиной провала всего проекта. При этом все этапы линейно взаимозависимы.

Рассмотрим на живом примере.

Светлана Русова

Учебный центр “Бестранк”

Мы занимаемся обучением работе с продуктами компании 1С-Битрикс и примерно раз в месяц проводим семинары. Диаграмму Ганта в Битрикс24 используем для организации подготовки к таким мероприятиям.

Почему удобно

• Сразу видны взаимосвязанные задачи и «свободные» промежутки времени между ними. Также сразу видны работы, которые мы можем выполнять параллельно.
• Ход работ по организации мероприятия становится более гибким, и его удобно контролировать.
• Мы размещаем на диаграмме те задачи, у которых есть жесткие фиксированные сроки завершения и от этих сроков сразу же видны контрольные точки для остальных задач.

Как это работает

Например, чтобы начать привлекать аудиторию на мероприятие, нужно сделать лендинг (посадочную страницу) с программой, в которой должны быть темы и тезисы от спикеров.

Создание лендинга состоит из двух этапов: разработка (дизайн и программирование) сайта лендинга и заполнение его информацией. Если разместить все эти задачи на диаграмме, то сразу видно, что тезисы от спикеров должны быть получены к тому моменту, когда посадочная страница будет создана и можно будет размещать на ней информацию.

Таким образом, у ответственного за мероприятие сразу появляется понятная контрольная точка. При изменении какого-либо из сроков — на ДГ сразу видно, насколько критичным является это изменение и к задержкам каких этапов это приведет.

До внедрения ДГ жесткие сроки обозначали в календаре, более гибкие контрольные точки расписывали в задачах и держали в голове.

Как это выглядит в системе управления проектами

При правильной настройке процесса и шаблонов, постановкой задач и контролем процесса подготовки даже к нескольким большим мероприятиям одновременно может заниматься один сотрудник.

Подводя итоги: рано выкидывать то, что работает

• Диаграмма Ганта — удобный и наглядный инструмент для управления линейными процессами со взаимозависимыми этапами и жесткими дедлайнами по каждой вехе.
• Преимущества диаграммы — простота, наглядность, понятность, возможность представлять весь процесс целиком и работать с разными по продолжительности этапами.
• Недостаток диаграммы Ганта — задержка на одном или нескольких этапах отодвигает срок сдачи или окончания проекта на неопределенный и непрогнозируемый срок.

Вывод: сдавать диаграмму Ганта в музей пока еще рано. Мы привели только один пример, но ведь в мире еще очень много ниш, где она по-прежнему эффективнее, чем другие методы.

Кто еще использует диаграмму Ганта в своем бизнесе? Где? Как? Почему? По привычке или реально нет ничего лучше? Расскажите в комментах.