Управление проектами: как шаблон проекта упрощает процессы в компании

Любое большое действие в бизнесе — это проект. Например, проектом может быть запуск нового направления, переезд в новый офис или плановые работы по договору с клиентом.

Если компания, сотрудники или отдел периодически выполняют по сути одни и те же действия, то это можно стандартизировать и сделать шаблон. Шаблон проекта поможет:

1. заранее подготовить структуру и логику работ, чтобы всё выполнялось не вразнобой, а по плану;
2. получить чёткий план действий;
3. сэкономить время на планировании, потому что в стандартных ситуациях используются одинаковые шаблоны;
4. контролировать ход выполнения работ.

Допустим, у нас есть компания, которая торгует бытовой техникой. У нас активно развивающаяся сеть и мы постоянно открываем новые магазины в разных городах. Открытие каждого магазина — это отдельный проект, но все такие запуски похожи друг на друга.

Чтобы каждый раз не начинать всё с чистого листа, можно один раз создать шаблон проекта и потом использовать его для открытия новых магазинов. Этим сейчас и займёмся — подготовим шаблон проекта по открытыю магазина в новом городе. В следующий раз, когда нам понадобится открыть очередной магазин, мы просто возьмём этот шаблон и на его основе создадим новый проект. При этом в проекте уже будут прописаны все даты, ключевые действия и шаги по их реализации.

Новый шаблон и этапы проекта

Чтобы создать новый шаблон, открываем список шаблонов (раздел Проекты → Шаблоны проектов) и нажимаем кнопку «Создать шаблон». Назовём его «Открытие магазина в городе <.......>».

Руководитель компании автоматически подставился в поле Ответственный, но можно указать и любого другого сотрудника.

Следующий шаг — создание структуры этапов проекта. Допустим, у нас при открытии будут такие этапы:

1. Поиск помещения;
2. Ремонтные работы;
3. Набор персонала;
4. Подготовка к открытию.

Это, конечно, не все этапы, которые будут в реальном проекте, но для того, чтобы разобраться, их вполне достаточно.

Этапы создаются так: на вкладке Этапы проекта нажимаем кнопку Этап и вводим его название.

Название этапа может быть любым, главное, чтобы оно было понятно исполнителям

Таким же образом он создает остальные три этапа

Задачи в этапах

Каждый этап состоит из задач. Они могут идти параллельно или выполняться друг за другом по очереди. За то, когда будет стартовать и сколько времени она займёт, отвечают два параметра: смещение от начала проекта и длительность.

Смещение от начала проекта задаёт срок начала задачи: через сколько дней после начала проекта задача станет активна и можно к ней приступать. До этого времени задача просто висит в проекте, она видна, но выполнить её нельзя. Длительность означает, сколько времени отведено на эту задачу.

Например, на первом этапе (Поиск помещения) мы создадим задачу по непосредственному поиску места для открытия магазина. Для этого нажимаем кнопку Задача, пишем название и указываем смещение от начала проекта и длительность:

Так как это самая первая задача в проекте, указыаем, что она наступает на следующий день после начала проекта и длится 7 дней. За это время нужно будет найти помещение для торговли

Если мы заранее знаем, кто в компании будет всегда отвечать за подбор всех помещений в любом городе, то можем указать его в списке участников, отметив как ответственного:

Теперь распишем задачу подробнее, чтобы исполнитель знал, что нужно сделать:

Контрольные точки

Контрольная точка — это такая задача в проекте, которую если не выполнить, то остановится весь проект. Контрольная точка похожа на экзамены в институте: либо студент сдаёт сессию и переходит на следующий курс, либо его отчисляют и проект по учёбе провален.

В нашем случае контрольной точкой будет окончательный выбор помещения под аренду. Пока это не сделано, мы не можем приступить к ремонту. А без ремонта мы не успеем подготовить всё к запуску и открытыю магазина у нужной дате.

В проекте может быть сколько угодно контрольных точек. Чтобы создать новую точку, нажимаем на кнопку Контрольная точка, пишем её название и ставим смещение от начала проекта. Если мы заранее знаем, например, что все договоры аренды сначала просматривает штатный юрист, сразу добавляем его в список участников:

Создаём новую контрольную точку

Если участники заранее известны, добавляем их в список

Поскольку вопрос аренды всегда критичный, руководитель повышает важность до высокой:

Допустим, мы решили, что результатом этой контрольной точки должен быть скан подписанного договора аренды. Пока его нет, задача считается невыполненной, а точка — непройденной.

Чтобы проект не двигался дальше, пока нет нужно скана, ставим галочку Запрет установки даты окончания без добавления файлов и выбираем нужный тип файла. Поскольку у нас ещё не было такого вида документов в системе, нажимаем плюсик и добавляем новый тип — Скан-копия договора:

Теперь юрист не сможет закрыть контрольную точку, если забудет прикрепить скан договора.

Теперь можем сохранить и закрыть контрольную точку.

Добавление файлов

На этапе набора персонала мы понимаем, что будет лучше сразу приложить к проекту инструкцию по собеседованию, которую составил наш отдел кадров. Это обеспечит единый подход к собеседованиям на всех будущих проектах.

Для этого мы создаём новую задачу Подбор персонала, указываем нужные параметры, а потом нажимаем на Файлы в разделе Связанные списки:

Прикрепляем нужный файл с диска

Теперь в задаче видно, что к ней привязан один файл

Что в итоге

Шаблон с готовой структурой проекта

Когда мы заполним все задачи во всех этапах, у нас получится готовый шаблон для открытия нового магазина в любом городе. Теперь нам не нужно продумывать всё заново — мы просто создаём проект на основе этого шаблона и у нас в системе появляются все нужные задачи с описанием, отвественными и дедлайнами. О том, как это сделать — в следующей статье.