редакции
Как экономить до 500 тысяч рублей в год на кадровом документообороте
«Юнилин» представляет в России международную группу компаний в сфере производства напольных покрытий. Для перехода на кадровый электронный документооборот (КЭДО) у организации было несколько предпосылок. Во-первых, территориально распределенная структура. Отдел по работе с персоналом находится на заводе по производству ламината в Дзержинске, офис маркетинга — в Москве, сотрудники отдела продаж работают удаленно из разных городов. Во-вторых, высокие затраты на пересылку документов и риск их потери в пути. В-третьих, технические трудности. Не у всех сотрудников есть сканер и принтер, а из-за частых командировок документы сложнее распечатать и вовремя отправить.
С 2020 года в компании уже используют Контур.Диадок для электронного документооборота с контрагентами. Проект ЭДО с сотрудниками запустили сразу же, когда в России появилась полноценная законодательная база для электронного документооборота в кадрах. После принятия поправок в Трудовой кодекс в ноябре 2021 года в отделе по работе с персоналом изучили, какой порядок для КЭДО утвержден и какие можно использовать решения. Выяснив все тонкости, приступили к реализации.
Удаленные и региональные работники полностью перешли на КЭДО. 69 сотрудников подписывают в электронном виде все кадровые документы, кроме исключений по Трудовому кодексу. Благодаря внедрению сервиса Контур.КЭДО экономия на услугах курьерской службы составила до 500 тысяч рублей в год. На III Всероссийском Форуме ЭДО в Москве кадровому электронному документообороту была посвящена отдельная сессия. Участники обсудили пользу внедрения онлайн-решений и вопросы перевода госслужащих и коммерческих организаций на КЭДО. Контур стал генеральным партнером Форума. На площадке крупный, средний и малый бизнес совместно с государством предлагают свои идеи и решения по развитию ЭДО в России и делятся практическими кейсами.
При выборе системы кадрового ЭДО главными критериями стали надежность оператора, безопасность хранения и передачи данных. Также важны понятный интерфейс и возможность подключить сервис к программе 1С. Мы быстро внедрили типовой модуль. В результате специалист отдела персонала оформляет документы в своей учетной системе, направляет на подпись из 1С и контролирует их статусы там же. Сотрудники заходят в сервис с рабочих ноутбуков, подписывают кадровые документы одним нажатием кнопки, создают заявления с помощью готовых шаблонов в сервисе. Всем стало удобнее. Мы снизили временные затраты минимум в три раза как для удаленных сотрудников, так и для специалиста отдела персонала.
Сервис Контур.КЭДО поддерживает все процессы, которые позволяют отказаться от бумаги в кадровом документообороте. Это отправка, прием, подписание и ознакомление с документами. Работодателю и сотрудникам помогают гибкие маршруты согласования, выпуск подписи прямо из сервиса, шаблоны документов. В КЭДО от Контура уже работают более ста тысяч сотрудников из разных отраслей — от IT до тяжелой металлургии. Мы уверены, что в кадровом документообороте электронные документы станут нормой не только с дистанционными сотрудниками, но и с сотрудниками на местах: государство активно способствует развитию КЭДО.