Главное Свежее Вакансии Образование
12 539 8 В избр. Сохранено
Авторизуйтесь
Вход с паролем

10 правил корпоративного чата: как не превратить его в спам-ленту

Преимущество чата в том, что он есть у всех сотрудников. И он может стать четким инструментом для коммуникаций, если не превратить его в общую «курилку» или спам-ленту с котиками и мемами. А вы — постите в чатик ссылки на прикольное видео?

У чата в корпоративной системе есть одно весомое преимущество: в нем присутствует любой ваш сотрудник. У него может не быть скайпа, он может отказаться от Телеграма или игнорировать сообщения в Фейсбуке, но как только вы создали для него аккаунт в CRM, он с вами.

Именно поэтому легкомысленный «чатик» стоит организовать более серьезно.

b_584fad417870d.jpg

5 ДА: что нужно делать в чате

  1. Ведите общий чат. Эти сообщения видят все сотрудники, так что используйте его только для сообщений, которые касаются всех. Важно: не используйте его для поздравлений и обсуждения нерабочих вопросов, это снизит качество коммуникаций.
  2. Разделите потоки. Создавайте отдельные чаты — по подразделениям, по локальным задачам и проектам. Покажите сотрудникам, как создавать дополнительные подгруппы. Дальше они при необходимости сделают это сами.
  3. Делайте отдельные чаты для клиентов. Если это действительно необходимо, клиентов стоит приглашать в специально созданные чаты, которые касаются их проектов. Для этого клиент должен быть зарегистрирован как внешний пользователь.
  4. Сохраняйте информацию. Если в общем чате было значимое обсуждение, с выводами и решениями, руководителю лучше собрать их и сделать отдельный пост в общей ленте или в задаче. Да, поиск по чату работает отлично, но он отнимает время. К тому же, кто-то мог пропустить сам разговор, а кого-то добавили в чат чуть позже, и к предыдущим сообщениям у него доступа нет.
  5. Используйте теги. Чтобы привлечь внимание конкретного человека, используйте упоминание — в Битрикс24 достаточно поставить плюс (+) и начать набирать фамилию, чтобы система предложила вам список сотрудников, которых можно упомянуть. Ваш адресат получит персональное уведомление.

b_584fae0e132e6.jpg

b_584fae2508538.jpg

5 НЕТ: чего не стоит делать в корпоративном чате

  1. Не выносите в чат все вопросы подряд. Если вопрос касается конкретного проекта и не требует срочного ответа, обсуждать его лучше непосредственно внутри проекта. Так вы не отвлекаете никого по мелочам. История обсуждения сохраняется и ее легко найти всем, кто имеет отношение к проекту.
  2. Не обсуждайте личное на людях. Сразу договоритесь — если вопрос касается 1-2 человек, стоит написать им в приватном чате, не отвлекая других. Привычка любой вопрос кидать в общий чат в итоге начнет всех раздражать.
  3. Не ставьте задачи в чате. Это не таск-менеджер. Обсудить задачу — совсем не равно «поставить задачу». Гарантия 99%, что в общей переписке ее потеряют, забудут и т.д. Даже если вам кажется очевидным, что задачу, упомянутую в обсуждениях, нужно сделать — это совсем не очевидно для ваших коллег.
  4. Чат — не замена переписке по проектам или задачам. Он предназначен все-таки для быстрого обсуждения. Если появляются нововведения, вопросы, которые затрагивают многих, над которыми нужно подумать, собрать мнения, сделать анализ — лучше перейти в систему, создать группу и вести работу там.
  5. Не умножайте сущности. Не плодите лишние чаты. Называйте чаты по теме (например, «Ведение проекта ХХХ» или «Запускаем новую услугу»). Постарайтесь задать деловой тон — переводите пустую болтовню в частные чаты или мессенджеры, определите этикет общения (например, заведите привычку сообщать об отсутствии на рабочем месте).

b_584fb093735b1.jpg

Ирина Гончаренко, редактор проектов в madcats.ru: «У нас разделены рабочий и offtop-чаты. Работу по проектам, задачи мы обсуждаем только в Битрикс24 — это быстрее и безопаснее. А неформальное общение происходит в Skype — там проще отключить уведомления, если сообщения отвлекают. В Битрикс24 уведомления включены постоянно, чтобы сотрудники не пропускали важные вопросы».

Ирина Передрий, менеджер проектов компании ZIEX: «Для внеофисных сотрудников у нас давно действует правило, что они предупреждают в чате, если уходят больше чем на 15 минут. Подразумевается, что любой сотрудник отвечает за это время в течение рабочего дня. При этом ответа на письмо, например, можно ждать и сутки. Как ни крути, общение в чате всегда быстрее».

Игорь Воронов, руководитель отдела интернет-маркетинга в Webline Promotion: «Мы в компании частенько пишем друг другу “Ставь в Битрикс24”, если понимаем, что обсуждение в чате превратилось в конкретную задачу. Потому что десятки раз сталкивались с тем, что важный вопрос так и оставался на стадии обсуждения в чате. Конечно, важно не проморгать и принять решение, кто и когда будет выполнять эту задачу».

Корпоративный чат — удобный и быстрый канал коммуникаций, следует отнестись к нему серьезно, и результат вас порадует.

+4
В избр. Сохранено
Авторизуйтесь
Вход с паролем
Комментарии
Aleksei Shabelskii
Всё так и делаем)
Ответить
MADCATS
Делаем контент-маркетинг и контент-проекты
editor 46827
О, какие прекрасные у нас были ленты в чатике... И смайлики, и котики, и тортики, прямо праздник какой-то.
Теперь только хардкор — никаких котиков. Ну почти )
Ответить
Иван Бабкин
Отличная статья!
Есть пара комментариев. Собственно, сам по себе формат чата для эффективной работы подходит не очень хорошо, именно поэтому нужны такие "да" и "нет". Если их придерживаться - чат превращается в мощный инструмент.

Увы, если их не придерживаться, то чат очень быстро либо теряет популярность (а вместе с ней - и актуальность), либо превращается в балаган.

У себя используем удобный и бесплатный сервис Yougile:

http://yougile.com

Пока что проект только в стадии разработки (потому и бесплатный), но уже сейчас удобен тем, что совмещает в себе agile board и корпоративные чаты.

Каждая задача - это не только описание и приложенные файлы, но и быстрый, удобный для общения чат с уведомлениями. Причем в этом же чате можно хранить и файлы (например - итерации документа), и картинки (например - варианты дизайна), и просто быстро обсудить какой-то рабочий момент, не засоряя остальные места.

При этом, как я уже сказал, есть мощная система уведомлений - пропустить новую задачу или диалог весьма сложно, это надо вообще не заходить в систему.

Казалось бы, по описанию все очень просто и ничего необычного нет, но проект полон различных удобных фишек и мулек, которые оцениваешь уже только в ходе эксплуатации.

Я это, собственно, к чему. В Yougile нет нужды в вашем списке "да" и "нет" - там просто не получится совершать те ошибки, которые вы описали в этой статье. И, ИМХО, именно к этому нужно стремиться - когда у клиента нет шанса использовать сервис без пользы для себя.
Ответить
Карина Свиридова
Спасибо. Чат — только маленькая часть системы, и немножко неожиданное решение — выращивать систему из чата. Мне кажется, оно как минимум не единственное ))
Ответить
Иван Бабкин
Да, я понимаю, что чат (как программный продукт), лишь малая часть вашего комплекса сервисов и мероприятий.

Но вот как формат рабочего общения и передачи информации - чат это уже серьезная научная задача, которая требует к себе комплексного подхода, и не только программеров, но и UI-шников, и UX-ников, большого количества тестов и экспериментов, а главное - людей, которые действительно столкнулись с этой болью на своей шкуре.

Короче говоря, у Yougile действительно немного необычный подход к решению задачи. Просто взять и привернуть чат к agile-борду, на мой взгляд, недостаточно. Как общий концепт и идея - да, неплохо, но пользователя это не зацепит. А вот если создать целую экосистему с подготовленными для большого числа клиентов бизнес-процессами - вот это будет мощь. Но дьявол-то, как известно, кроется в деталях.

В общем, удачи и вам, и команде Yougile =) Надеюсь, что оба сервиса будут расти, процветать и найдут своего клиента.
Ответить
Natalia 58357
У нас маленький коллектив, мы используем в качестве чата Viber. Преимущество: он у всех есть в телефонах и его все читают даже в нерабочее время (можно вечером договориться о встрече на завтра, например).
Ответить
Карина Свиридова
Клиент Б24 тоже можно поставить на телефон, но разумеется — вы используете то, что вам удобно )
Я сама стараюсь разделять потоки — приватное общение в личных мессенджерах, рабочее — в рабочих. И если меня ночью разбудит сигнал скайпа, я знаю, что это близкие или друзья, а не работа. Это успокаивает )))
Ответить
Выбрать файл
Блог проекта
Расскажите историю о создании или развитии проекта, поиске команды, проблемах и решениях
Написать
Личный блог
Продвигайте свои услуги или личный бренд через интересные кейсы и статьи
Написать

Spark использует cookie-файлы. С их помощью мы улучшаем работу нашего сайта и ваше взаимодействие с ним.