Лучшие статьи и кейсы стартапов
Включить уведомления
Дадим сигнал, когда появится
что-то суперстоящее.
Спасибо, не надо
Главное Свежее   Проекты
Рекомендуем
Продвинуть свой проект
399 2 В избр. Сохранено
Авторизуйтесь
Вход с паролем

Как навести порядок в задачах и победить хаос

Как известно, управлять своим временем и продуктивностью во всех сферах своей жизни – особое искусство. Гигантские списки дел не способствуют этому, а только демотивируют и вводят в ступор. Это актуально как для личного планирования, так и для работы в команде.О том, как справляться с хаосом дел, выполнять их вовремя и быстрее придти к поставленной цели и пойдет речь в этой статье.

b_581b222fb2ef4.jpg

Шаг первый. Все, что должно быть сделано – сначала должно быть записано.

Часто люди записывают только самые важные или приоритетные дела, остальное же держат в голове. Но так мы перегружаем мозг – ведь даже если то, что нужно сделать, не так важно для нас – мозг хранит эту информацию в “оперативной памяти”. Поэтому, первый шаг к порядку – записать все дела. Вообще все – от похода к дантисту до стратегически важных переговоров.

Выберите для этого подходящий таск-менеджер. Например, Flowlu, Asana, Todoist - довольно просты и эффективны в использовании.

Шаг второй. Создаем и наполняем собственную структуру дел.

Теперь нам необходимо определиться с логическими категориями для задач, с помощью которых мы сможем понятным образом их структурировать.

Разберемся, для чего нужно структурировать задачи по спискам?

Для лучшего понимания немного расскажем о том, как понимали время древние греки.

Они использовали 2 понятия:

  • Хронос – хронологическое, календарное время. К этому понятию относятся дела, которые должны произойти в конкретное время. Это может быть совещание, встреча, звонок, семинар. Такие дела мы планируем в обычном ежедневнике или календаре.
  • Кайрос – подходящее, качественное время. С этим понятием связаны дела, которые могут быть выполнены только в подходящий момент, точное время для них мы определить не можем. Например, мы никогда не знаем заранее, когда получится обсудить документы с юристом, так как он редко появляется в офисе. Или мы приступим к изучению материалов только когда будут завершены все неотложные дела.

Итак, смысл структурирования задач в том, что с помощью заранее составленных списков дел вы сможете фокусироваться только на нужных делах в конкретной ситуации или времени.

Настройте в таск-менеджере индивидуальные списки для структурирования задач. Важно, чтобы они полностью вам подходили и вы действительно их использовали.

Перечислим некоторые типы классификации задач, которые помогут вам определиться с собственными списками.

Вид деятельности

При такой классификации каждый список задач – это конкретная область деятельности.

Примеры списков: PR и маркетинг, продажи, мероприятия, разработка, обучение, личное, партнеры и прочее.Например, задачи из списка “Разработка” для нас всегда будут наиболее приоритетны, поэтому они будут выполняться в первую очередь, с них мы будем начинать день.А обучением мы занимаемся только вечером и на выходных.

Место

Задачи, которые нужно выполнить в конкретном месте – офис, дом, в пути, совещания.

К примеру, посмотреть видео с семинара лучше дома, в спокойной обстановке.

Люди

Люди, от которых зависит выполнение тех или иных задач.

Пример списка: “Когда директор в офисе”. Здесь могут быть собраны задачи, которые относятся к совершенно разным проектам, но выполнить их невозможно без решения директора. На встрече с ним мы заглядываем в этот список, одним махом решаем все задачи и продвигаемся сразу по нескольким проектам вперед.

Состояния

Задачи, которые выполняются в определенном настроении, состоянии ума.

Примеры списков: “Сложные”, “Вдохновение”, “Усталость”

Задачи из списка “Сложные” стоит выполнять на свежую голову и в тишине, а мелкие, механические дела из папки “Усталость” можно сделать в конце рабочего дня.

Время

Этот тип классификации особенно подойдет для людей, которые ценят каждую минуту своей жизни.

Примеры: 5 минут, 30 минут, 3 часа.

Когда все важные на сегодня дела выполнены, а до конца рабочего дня осталось 15 минут, можно выполнить задачи из папки “5 минут”.

Тип действия

Так уж человек устроен, что постоянное переключение с одного действия на другое отнимает время. Поэтому выполнение однотипных задач подряд позволяет экономить массу времени.

Примеры списков: письма, прочесть, разговор, согласовать, ожидаю. Вам не придется думать на тему: “все ли я отправил”, “все ли согласовал”, а достаточно просто заглянуть в нужную папку.

Степень важности

При распределении задач по степени важности, можно руководствоваться классической матрицей Эйзенхауэра. Это довольно распространенный тип классификации дел. Напомним об основных ее принципах.

Главная идея матрицы в том, чтобы распределять задачи по степени важности:

  1. "Важные и срочные". Дела, относящиеся к этой группе, должны выполняться сразу. Это могут быть неожиданно сваливающиеся на голову неотложные дела. В идеале эта папка должна быть пуста.
  2. "Важные и несрочные". Дела, относящиеся к этой группе приносят наибольшую отдачу. Это важные для вас дела: работа над личными и профессиональными проектами, обучение. Уделяя этим задачам достаточно времени, человек профессионально растет и добивается успеха.
  3. "Неважные и срочные" - это бестолковые задачи, которые не приносят вам пользу и не приближают к цели, но вы вынуждены их выполнять.
  4. "Неважные и несрочные". Задачи, которые можно вообще не делать, а просто от них отказаться.

Шаг третий. Если делаем, то когда?

Итак, все записано, распределено по спискам. Можно приступать к следующему шагу. Мы ответили на вопрос “что сделать?” Теперь ответим на вопрос “когда?”

Задайте точные сроки выполнения задачам, которые должны быть сделаны в определенное время. Это могут быть семинары, встречи, публикации статей, подготовка к экзамену и прочее.

Не устанавливайте сроки задачам, выполнение которых больше зависит от определенной ситуации или вашего настроя.

Шаг четвертый. Все что можно делегировать – делегируем.

Самый лучший способ успевать больше – это делегировать. С некоторыми задачами без труда могут справляться ваши коллеги, друзья или близкие. Поручайте задачи им, разгружайте себя.

Шаг пятый. Регулярно просматриваем и актуализируем списки дел.

Вы проделали огромную работу, теперь важно сохранять контроль и повышать эффективность своей методики. Главное – регулярно обращаться к спискам задач и поддерживать их актуальность. Возможно, многие из задач окажутся уже выполненными. Их вы, не без удовлетворения, отметите как завершенные.

Поддерживая порядок в ваших списках, вы не будете больше испытывать стресса. Прогресс в делах станет более заметным. Вы станете более гибкими в управлении своим временем, карьерой и жизнью в целом.

Подведем итоги

Четко структурированный список задач избавит вас от стресса и освободит разум для новых идей. Вы будете уверены в том, что делаете и что у вас все под контролем.

Повторим основные принципы из этой статьи:

  1. Фиксируйте все дела
  2. Структурируйте
  3. Держите фокус на том, что нужно сделать здесь и сейчас
  4. Делегируйте все, что можно делегировать.
  5. Регулярно обращайтесь к спискам дел и поддерживайте их актуальность.
+6
В избр. Сохранено
Авторизуйтесь
Вход с паролем
Подбираем рекоммендации...
Комментарии
Первые Новые Популярные
SPARK
Помогаем стартапам 24х7
Михаил Великий
Статья уже была опубликована, поэтому мы не можем сделать анонс в соц. сетях.
Ответить
Flowlu
Сервис для комплексного управления бизнесом: проектами, клиентами, финансами.
Flowlu
Спасибо. Учтем
Ответить
Выбрать файл
Блог проекта
Расскажите историю о создании или развитии проекта, поиске команды, проблемах и решениях
Написать
Личный блог
Продвигайте свои услуги или личный бренд через интересные кейсы и статьи
Написать