Лучшие статьи и кейсы стартапов
Включить уведомления
Дадим сигнал, когда появится
что-то суперстоящее.
Спасибо, не надо
Вопросы Проекты Вакансии
Надежные и удобные программные решения
Рекомендуем
Продвинуть свой проект
Лучшие проекты за неделю
26
Отследить-посылку

Отследить-посылку

отследить-посылку.рф

25
Битрикс24

Битрикс24

www.bitrix24.ru

13
WebResidentTeam

WebResidentTeam

webresident.agency

12
Логомашина

Логомашина

logomachine.ru

12
Devicerra

Devicerra

devicerra.com

11
Reader

Reader

Интернет-журнал о современных технологиях.

9
ADN Digital Studio

ADN Digital Studio

adn.agency

9
Aword

Aword

Приложение для изучения английских слов

9
GIFTD

GIFTD

giftd.tech

8
Eczo.bike

Eczo.bike

www.eczo.bike

Показать следующие
Рейтинг проектов
Подписывайтесь на Спарк в Facebook

5 эффективных методов борьбы с опозданиями

268 5 В избранное Сохранено
Авторизуйтесь
Вход с паролем
Вы никогда не ели пельмени под душем? Да вы просто никогда не опаздывали на совещание! Мы нашли 5 способов мотивации людей на своевременный приход.

Вы никогда не ели пельмени под душем? Да вы просто никогда не опаздывали на совещание!

Думаю, каждый, кто хоть раз спешил на встречу, нарушая правила дорожного движения и стараясь восстановить дыхание, прежде чем войти в кабинет, понимает, о чем идет речь.

Опоздание — это микро-стресс, с которым мы часто сталкиваемся в своей жизни. Особенно важной эта тема становится, когда ты выступаешь в роли организатора встречи. В такие моменты ты превращаешься в ответственного не только за свой своевременный приход, но и за то, чтобы участники встречи тоже пришли вовремя.

В данной статье я поделюсь несколькими простыми, но рабочими приемами, которые помогают организовать совещания так, чтобы опоздания на них случались крайне редко или не случались вообще.

В первую очередь предлагаю определиться с тем, что же такое Совещание.

b_5645a0017be9e.jpg

Мы часто слышим такие высказывания, как «Не хочешь работать, устрой совещание», либо «Вокруг одни митинги, когда работать?» и т.д.

Программисты недолюбливают совещания. Различные собрания и встречи воспринимаются, как обязательное, но ненужное действие.

Однако, совещания помогают:

  • Сократить время решения вопросов.
  • Доносить информацию одновременно до нескольких коллег.
  • Поддерживать актуальность получаемой информации.
  • Повышать сплоченность коллектива.
  • Обозначить значимость каждого участника.
  • Предоставить возможность проявить себя.

И этот список можно продолжать долго!

Отсюда вывод:

Совещания – это полезный инструмент, которым необходимо правильно пользоваться.

Теперь предлагаю разобраться с тем, что же такое Опоздание.

Бывает, человек задержался, но при этом сделал все возможное, чтобы сократить время своего опоздания. Случается, что несвоевременный приход на совещание оправдан и все ответственные лица предупреждены. Редкие случаи опоздания — это вполне нормально, мы все-таки люди, а не роботы и никто не застрахован от форс-мажоров.

А вот регулярные опоздания — это уже серьезные проблемы.

Постоянный срыв начала встречи может привести к неблагополучному ходу как самого совещания, так и работы команды в целом. Ваша команда может заразиться банальным неуважением друг к другу и к руководству и перестать понимать важность мероприятия. В атмосфере регулярных опозданий копится негатив, который так или иначе начнет выплёскиваться.

Поэтому можно сделать вывод:

Регулярные опоздания – это симптом, который помогает выявить проблемы в организации и в команде.

Как и при любой болезни надо вовремя выявлять симптомы и начать лечение, так как заболевший член команды в скором времени начнет заражать всех коллег. Но лучше принимать меры еще до появления симптомов. Так сказать, проводить профилактику и вакцинацию.

Думаю, у каждого из менеджеров есть секреты и правила, по которым они назначают и проводят регулярные совещания. Ниже я расскажу вам свои хитрости.

Совет №1 Назначайте удобное время

Выбирайте максимально удобное время для всех участников встречи. Это самый простой и одновременно важный совет.

Всегда стоит учитывать несколько моментов:

  • Часовые пояса участников совещания.
  • Обеденное время.
  • Личные планы.
  • Особенности рабочей активности.

Приведу простой пример.

В нашей команде работает 10 человек, у всех примерно одинаковая позиция в штате и примерно одинаковый фронт работ. Мы имеем два общих совещания в неделю.

Первое 10:00 – четверг,

Второе 17:30 – вторник.

На собрания по четвергам за полгода не опоздал ни один человек. А вот по вторникам опаздывают практически через раз.

В чем же причина?

10:00 – это утренние рабочие часы, вас еще не успел поглотить рабочий круговорот, и вы спокойно приходите к назначенному времени на совещание.

17:30 – в это время появляется множество причин для опоздания. И причины эти уважительные. Кому-то звонит зарубежный клиент, кто-то старается успеть завершить рабочие обязанности до конца рабочего дня, у кого-то есть планы на вечер, и он хотел бы уйти в 18:00.

Наблюдая такую картину, я сделала вывод:

Верно выбранное время совещаний это один из способов борьбы с опозданиями.

Совет №2 Наказание неизбежно

За совершенное опоздание участник обязательно должен понести неизбежное наказание. При этом важно выбрать верную форму штрафа. Форму, которая не будет раздражать, а будет стимулировать к своевременному приходу на встречу. Это должно быть что-то общественно полезное для собравшихся, но не очень приятное для исполнителя.

Например, опоздавший должен:

  • Принести вкусные сладости к чаю на всю команду.
  • Написать отчет об итогах встречи.
  • Подвезти коллег пешеходов с работы.
  • Прийти на следующее совещание пораньше и подготовить помещение.

И так далее, на что только хватит вашей фантазии.

Стоит отметить, что только финансовые штрафы не работают вообще. Назначить большую сумму штрафа не позволит совесть, а маленькая сумма не мотивирует.

Совет №3 Игры по-взрослому

Для того чтобы люди стремились успеть к началу встречи, нужно это самое начало делать необычным.Такой способ борьбы с опозданиями я открыла для себя совсем недавно. На одном из еженедельных совещаний у нашей команды есть необходимость писать письмо с итогами встречи. Делать это не хотелось никому, так как это дополнительная работа, которая отнимает не мало времени.

Решить этот вопрос можно простыми способами:

Например, можно выбрать постоянного ответственного стенографиста, либо нести это бремя по очереди. Однако и тот и тот вариант единогласно был признан скучным. Поэтому мы в начале каждого собрания кидаем кости — у кого меньшая сумма, тот сегодня и конспектирует встречу.

Такая форма определения стенографиста вносит в начало встречи элемент игры, позволяет честно (волею судьбы) назначить крайнего и порадовать всех победивших. И вот у вас только начало встречи, а участники уже разогреты и улыбаются.

При этом, если кто-либо опаздывает на встречу, он автоматически становится стенографистом (тут мы прибегаем к наказанию из совета №2). Поэтому ожидание опоздавшего придает момент веселого ехидства всем, кто пришел вовремя.

Совет №4 Стартовое сообщение

Еще один способ разнообразить начало своих совещаний — это стартовое сообщение. В начале каждого совещания можно сообщать какую-либо интересную или приятную всем новость. Это может быть: отзыв от заказчика, похвала команды от директора, профессиональный праздник одного из членов команды, поздравление с днем рождения и так далее.

Также я убеждена, что люди любят цифры. Поэтому в качестве стартового сообщения можно озвучивать какие-либо красивые и легкие метрики. Например, сегодня у нас 50-е совещание, или была создана 500-я задача, или Иван работает в компании 300 дней. Такие цифры легко подсчитать, а их огласка оживляет рутину ежедневных собраний.

Совет №5 Базовые правила

Как к любому работающему инструменту должна быть четкая и понятная инструкция, так и для каждого регулярного собрания должны быть обозначены правила. Это базовые правила, по которым проходят встречи. Например, сколько длится встреча, какие цели у собравшихся, что бывает за опоздания и так далее.

Правила должны исполнятся всегда и всеми участниками, а вы как ответственный организатор должны следить за их исполнением.

Мой совет: проговаривайте правила сразу и быстро реагируете на их нарушение. Это одновременно и поможет вам в технике проведения мероприятия, и поддержит ваш авторитет руководителя.

При этом не бойтесь менять правила игры. Если какое-то из решений не работает или работает не верно, всегда есть возможность его изменить. Это еще раз покажет вас как думающего и внимательного организатора встречи.

Подведем итоги:

  • Совещания - это полезный инструмент.
  • Организация совещания - это нетривиальная задача.
  • Начало совещания – это важный этап.
  • Мотивируйте людей на своевременный приход – это верный путь к успешному итогу собрания.
b_5645a001d206e.jpg

Что ж, на этом завершаю статью. Надеюсь, вышеизложенные способы помогут вам организовать встречи команды в наиболее эффективном и продуктивном ключе.

Если у вас есть свои эффективные методы борьбы с опозданиями - поделитесь ими в комментариях!

Оригинал статьи читайте на страницах блога компании и не забывайте подписываться на наш блог!

Автор статьи Екатерина Королева, менеджер проектов INOSTUDIO.

0
Первые Новые Популярные
Пол Грэм Коммюнити
Площадка для чтения и обсуждения эссе Пола Грэма
WOB
Антисовет про наказания забавен.

Вы всерьёз считаете, что взрослые люди нуждаются в наказаниях (даже в лайтово-полушутливой форме) и что это может улучшить атмосферу на работе?

То есть вы наняли людей, которых считаете адекватными сформировавшимися специалистами, и решили, что надо бы проучить этих несамостоятельных сосунков, а они такие "Да, да, накажите меня, это мотивирует меня быть лучше!" а вовсе не "У босса шиза, пора искать нормальную работу!"
Ответить
INOSTUDIO
Надежные и удобные программные решения
Елена Поликанина
Спасибо за ваш комментарий!
Понимаю, какую картину вы представили у себя в голове, но нет, чуть-чуть вы не поняли. Если команда сплоченная, дружная, то имеется в виду наказание в качестве прикола или еще чего, чтобы поддержать атмосферу, устроить некую разрядку. Но ни в коем случае не шиза и т.п.
Ответить
Пол Грэм Коммюнити
Площадка для чтения и обсуждения эссе Пола Грэма
WOB
Я понял, что вы подаете это в качестве прикола. Но даже этот "прикол" многие воспримут как плохую шутку. Во многих компаниях наказания практикуются всерьёз, и пародировать это - плохая идея. К тому же, если человек обязан что-то сделать из-за опоздания, то это не прикол, а реальное наказание, хоть и маленькое.
Ответить
Симулятор бизнес-процессов
Сервис имитационного моделирования и оптимизации бизнес-процессов
Prolis Labkk
С задачами:
1 Сократить время решения вопросов.
2 Доносить информацию одновременно до нескольких коллег.
3 Поддерживать актуальность получаемой информации.
- лучше справляется емейл-рассылка
А с задачами:
1 Повышать сплоченность коллектива.
2 Обозначить значимость каждого участника.
3 Предоставить возможность проявить себя.
- совещания точно не справляются, скорее наоборот. И вообще из статьи непонятна цель плановых совещаний, отсюда и проблемы с опозданием, координацией, протоколом.
Ответить
INOSTUDIO
Надежные и удобные программные решения
Елена Поликанина
Спасибо за ваш комментарий!
Ответить
Выбрать файл
Читайте далее
Загружаем…
Блог проекта
Расскажите историю о создании или развитии проекта, поиске команды, проблемах и решениях
Написать
Личный блог
Продвигайте свои услуги или личный бренд через интересные кейсы и статьи
Написать