5 эффективных методов борьбы с опозданиями

Вы никогда не ели пельмени под душем? Да вы просто никогда не опаздывали на совещание!

Думаю, каждый, кто хоть раз спешил на встречу, нарушая правила дорожного движения и стараясь восстановить дыхание, прежде чем войти в кабинет, понимает, о чем идет речь.

Опоздание — это микро-стресс, с которым мы часто сталкиваемся в своей жизни. Особенно важной эта тема становится, когда ты выступаешь в роли организатора встречи. В такие моменты ты превращаешься в ответственного не только за свой своевременный приход, но и за то, чтобы участники встречи тоже пришли вовремя.

В данной статье я поделюсь несколькими простыми, но рабочими приемами, которые помогают организовать совещания так, чтобы опоздания на них случались крайне редко или не случались вообще.

В первую очередь предлагаю определиться с тем, что же такое Совещание.

Мы часто слышим такие высказывания, как «Не хочешь работать, устрой совещание», либо «Вокруг одни митинги, когда работать?» и т.д.

Программисты недолюбливают совещания. Различные собрания и встречи воспринимаются, как обязательное, но ненужное действие.

Однако, совещания помогают:

• Сократить время решения вопросов.
• Доносить информацию одновременно до нескольких коллег.
• Поддерживать актуальность получаемой информации.
• Повышать сплоченность коллектива.
• Обозначить значимость каждого участника.
• Предоставить возможность проявить себя.

И этот список можно продолжать долго!

Отсюда вывод:

Совещания – это полезный инструмент, которым необходимо правильно пользоваться.

Теперь предлагаю разобраться с тем, что же такое Опоздание.

Бывает, человек задержался, но при этом сделал все возможное, чтобы сократить время своего опоздания. Случается, что несвоевременный приход на совещание оправдан и все ответственные лица предупреждены. Редкие случаи опоздания — это вполне нормально, мы все-таки люди, а не роботы и никто не застрахован от форс-мажоров.

А вот регулярные опоздания — это уже серьезные проблемы.

Постоянный срыв начала встречи может привести к неблагополучному ходу как самого совещания, так и работы команды в целом. Ваша команда может заразиться банальным неуважением друг к другу и к руководству и перестать понимать важность мероприятия. В атмосфере регулярных опозданий копится негатив, который так или иначе начнет выплёскиваться.

Поэтому можно сделать вывод:

Регулярные опоздания – это симптом, который помогает выявить проблемы в организации и в команде.

Как и при любой болезни надо вовремя выявлять симптомы и начать лечение, так как заболевший член команды в скором времени начнет заражать всех коллег. Но лучше принимать меры еще до появления симптомов. Так сказать, проводить профилактику и вакцинацию.

Думаю, у каждого из менеджеров есть секреты и правила, по которым они назначают и проводят регулярные совещания. Ниже я расскажу вам свои хитрости.

Совет №1 Назначайте удобное время

Выбирайте максимально удобное время для всех участников встречи. Это самый простой и одновременно важный совет.

Всегда стоит учитывать несколько моментов:

• Часовые пояса участников совещания.
• Обеденное время.
• Личные планы.
• Особенности рабочей активности.

Приведу простой пример.

В нашей команде работает 10 человек, у всех примерно одинаковая позиция в штате и примерно одинаковый фронт работ. Мы имеем два общих совещания в неделю.

Первое 10:00 – четверг,

Второе 17:30 – вторник.

На собрания по четвергам за полгода не опоздал ни один человек. А вот по вторникам опаздывают практически через раз.В чем же причина?

10:00 – это утренние рабочие часы, вас еще не успел поглотить рабочий круговорот, и вы спокойно приходите к назначенному времени на совещание.

17:30 – в это время появляется множество причин для опоздания. И причины эти уважительные. Кому-то звонит зарубежный клиент, кто-то старается успеть завершить рабочие обязанности до конца рабочего дня, у кого-то есть планы на вечер, и он хотел бы уйти в 18:00.

Наблюдая такую картину, я сделала вывод:

Верно выбранное время совещаний это один из способов борьбы с опозданиями.

Совет №2 Наказание неизбежно

За совершенное опоздание участник обязательно должен понести неизбежное наказание. При этом важно выбрать верную форму штрафа. Форму, которая не будет раздражать, а будет стимулировать к своевременному приходу на встречу. Это должно быть что-то общественно полезное для собравшихся, но не очень приятное для исполнителя.

Например, опоздавший должен:

• Принести вкусные сладости к чаю на всю команду.
• Написать отчет об итогах встречи.
• Подвезти коллег пешеходов с работы.
• Прийти на следующее совещание пораньше и подготовить помещение.

И так далее, на что только хватит вашей фантазии.

Стоит отметить, что только финансовые штрафы не работают вообще. Назначить большую сумму штрафа не позволит совесть, а маленькая сумма не мотивирует.

Совет №3 Игры по-взрослому

Для того чтобы люди стремились успеть к началу встречи, нужно это самое начало делать необычным.Такой способ борьбы с опозданиями я открыла для себя совсем недавно. На одном из еженедельных совещаний у нашей команды есть необходимость писать письмо с итогами встречи. Делать это не хотелось никому, так как это дополнительная работа, которая отнимает не мало времени.

Решить этот вопрос можно простыми способами:

Например, можно выбрать постоянного ответственного стенографиста, либо нести это бремя по очереди. Однако и тот и тот вариант единогласно был признан скучным. Поэтому мы в начале каждого собрания кидаем кости — у кого меньшая сумма, тот сегодня и конспектирует встречу.

Такая форма определения стенографиста вносит в начало встречи элемент игры, позволяет честно (волею судьбы) назначить крайнего и порадовать всех победивших. И вот у вас только начало встречи, а участники уже разогреты и улыбаются.

При этом, если кто-либо опаздывает на встречу, он автоматически становится стенографистом (тут мы прибегаем к наказанию из совета №2). Поэтому ожидание опоздавшего придает момент веселого ехидства всем, кто пришел вовремя.

Совет №4 Стартовое сообщение

Еще один способ разнообразить начало своих совещаний — это стартовое сообщение. В начале каждого совещания можно сообщать какую-либо интересную или приятную всем новость. Это может быть: отзыв от заказчика, похвала команды от директора, профессиональный праздник одного из членов команды, поздравление с днем рождения и так далее.

Также я убеждена, что люди любят цифры. Поэтому в качестве стартового сообщения можно озвучивать какие-либо красивые и легкие метрики. Например, сегодня у нас 50-е совещание, или была создана 500-я задача, или Иван работает в компании 300 дней. Такие цифры легко подсчитать, а их огласка оживляет рутину ежедневных собраний.

Совет №5 Базовые правила

Как к любому работающему инструменту должна быть четкая и понятная инструкция, так и для каждого регулярного собрания должны быть обозначены правила. Это базовые правила, по которым проходят встречи. Например, сколько длится встреча, какие цели у собравшихся, что бывает за опоздания и так далее.

Правила должны исполнятся всегда и всеми участниками, а вы как ответственный организатор должны следить за их исполнением.

Мой совет: проговаривайте правила сразу и быстро реагируете на их нарушение. Это одновременно и поможет вам в технике проведения мероприятия, и поддержит ваш авторитет руководителя.

При этом не бойтесь менять правила игры. Если какое-то из решений не работает или работает не верно, всегда есть возможность его изменить. Это еще раз покажет вас как думающего и внимательного организатора встречи.

Подведем итоги:

• Совещания - это полезный инструмент.
• Организация совещания - это нетривиальная задача.
• Начало совещания – это важный этап.
• Мотивируйте людей на своевременный приход – это верный путь к успешному итогу собрания.

Что ж, на этом завершаю статью. Надеюсь, вышеизложенные способы помогут вам организовать встречи команды в наиболее эффективном и продуктивном ключе.

Если у вас есть свои эффективные методы борьбы с опозданиями - поделитесь ими в комментариях!

Оригинал статьи читайте на страницах блога компании и не забывайте подписываться на наш блог!

Автор статьи Екатерина Королева, менеджер проектов INOSTUDIO.