Главное Свежее Вакансии   Проекты
Продвинуть свой проект
😼
Выбор
редакции
296 0 В избр. Сохранено
Авторизуйтесь
Вход с паролем

Корпоративная карта: как использовать, чтобы бухгалтер и налоговая были довольны

Этот пост — про то, что такое корпоративная банковская карта, как её можно использовать, какие отчётные документы нужно собирать и что делать, если их нет.

b_5c923ee8c6595.jpg

Корпоративная карта — это карта, которая выпущена банком и привязана к расчётному счёту вашей компании. Иногда для корпоративной карты открывают отдельный счёт, но он тоже привязан к компании. Единственное отличие отдельного счёта: перед покупкой чего-либо на такой счёт нужно перевести деньги с основного счёта.

По сути, оплата по корпкарте — это точно такая же операция, как оплата по счёту, только удобнее, потому что можно платить на месте.

Карты бывают именные и неименные. Именная карта выпущена на конкретного сотрудника, например, директора. Если по такой карте расчёт совершил другой сотрудник — списания всё равно будут числиться на директоре, а значит, отвечать за покупки будет он.

Неименные карты могут использовать все сотрудники компании, главное — отслеживать, кто именно совершает покупки. Если у вас такая карта, попросите сотрудников, имеющих доступ к карте, собирать все документы по операциям.

Что делать с корпоративной картой

Снимайте или вносите деньги, платите поставщикам, оплачивайте представительские и командировочные расходы. В любом магазине, главное — не забывайте собирать документы в каждом случае.

Платить за границей тоже можно. Пересчёт в валюту будет проходить автоматически по внутреннему курсу вашего банка в рублях. Данные по оплате за границей и данные, которые отражены в учёте, будут отличаться. Это не просто так: по нормам законодательства все расчёты отражаются в рублях по курсу ЦБ РФ на дату авансового отчёта.

Оплата в интернете — тоже да. Когда оплачиваете услугу в интернете, вам должны прислать акт об оказании услуг, когда покупаете товар — товарную накладную или кассовый и товарный чеки. Сохраните эти документы или сразу перешлите бухгалтеру, он будет рад.

Какие расходы по корпкарте уменьшают налог

Не все расходы по карте уменьшают сумму налога на стоимость покупки. Чтобы можно было принять расходы по карте к учёту, они должны быть экономически обоснованы: нужно, чтобы покупка соответствовала вашему виду деятельности и в дальнейшем работала на прибыль для компании.

Например, если вы транспортная компания по перевозке грузов — валенки или постельное бельё будут странной затратой. Такую покупку не сможете обосновать с точки зрения выгоды для вашего бизнеса.

А если ваша компания занимается торговлей постельным бельём и вы где-то купили за наличку или по карте само постельное бельё или ткань — это будет прямыми затратами на текущую деятельность.

Без проблем любой бизнес может купить мебель, канцтовары, офисную технику и всё, что как-то оправдывает деятельность.

Айфон тоже можно, если он ежедневно помогает вам вести бизнес. Например:

  • только в этом телефоне есть программы, которые вы ежедневно используете в работе;
  • вы постоянно в разъездах, вся информация хранится в телефоне;
  • легче и выгоднее купить Айфон для себя, чем нанять в штат на постоянную основу секретаря, который будет выполнять те же функции: звонить, напоминать, подсказывать и будить.

Кому нужно отчитываться и что будет, если этого не сделать?

Все ООО, АО и другие компании с любой системой налогообложения должны отчитываться за деньги, потраченные с корпоративной карты. Неподтверждённые покупки будут облагаться страховыми взносами и налогами.

Если вы ИП на УСН «доходы», патенте или ЕНВД, можете совсем не отчитываться, так как на налог такие расходы не влияют, а вести бухгалтерский учёт вы не обязаны.

ИП на УСН «доходы минус расходы» и ОСНО могут учесть траты для бизнеса в расходах — для этого нужно сохранять документы о покупках для бизнеса.

Ещё ИП могут рассчитываться корпкартой за любые личные покупки, наказаний за это не предусмотрено, просто такие расходы не будут влиять на налог.

Какие документы нужно собирать?

Это может быть: товарная накладная, акт об оказании услуг, товарный или кассовый чек, бланк строгой отчётности, приходный кассовый ордер и другие. Зависит от того, что вы получили — товар или услугу.

В документах должны быть реквизиты:

– наименование, порядковый номер и дата выдачи документа;– ИНН и название организации или ФИО предпринимателя;– весь перечень и количество услуг или товаров;– сумма оплаты;– должность, фамилия и инициалы продавца, его личная подпись и печать компании (при наличии).

Если в кассовом чеке будет весь перечень покупок — дополнительно не нужно получать товарный чек. Например, такие кассовые чеки выдают Ашан, Икеа и другие крупные магазины. Попросите поставить печать на таком чеке — тогда он будет полноценным закрывающим документом.

После трат за границей бухгалтер также дополнительно попросит перевод на русский язык. Перевести нужно каждую строчку, обращаться к профессиональному переводчику не обязательно, можно самостоятельно перевести в гугл-переводчике.

Помимо подтверждающих документов о покупке, нужно оформить авансовый отчёт. Это такой документ, который формируется после каждой покупки по корпкарте. Такой отчёт может быть стандартной формы или индивидуальной — можете разработать для компании.

По закону авансовый отчёт должен формировать тот сотрудник, который совершил покупку. Но на практике хороший бухгалтер сделает это самостоятельно — это будет быстрее и поможет избежать ошибок.

Можно ли снимать наличку по корпкарте?

Можно. Если снимаете деньги по карте, в банке операция отразится так — выдача денежных средств под отчёт. Это значит, что покупки на снятые деньги также нужно подтвердить документами и авансовым отчётом. Это касается только компаний.

Индивидуальным предпринимателям не нужно отчитываться за снятие наличных и возвращать обратно на счёт деньги, которые не были потрачены.Они будут отражены как вывод личных средств ИП. Но это не распространяется на сотрудников, работающих у ИП.

Сколько можно снимать наличных, чтобы не попасть под подозрения банка?

Считается, что до 600 тысяч рублей за 1 раз — безопасная сумма. Когда снимаете больше, банк обязан сообщить об этом в финмониторинг. Но банк может заинтересоваться и меньшей суммой. Если заподозрят неладное, могут заблокировать счёт до тех пор, пока банк не убедится, что всё хорошо. Будут запрашивать документы и могут даже настаивать на личном присутствии.

А вносить деньги на счёт можно?

Вносить можно только в трёх случаях:

  • даёте компании деньги взаймы;
  • возвращаете средства;
  • вносите выручку от реализации вашей продукции или услуг.

Для компаний на каждое внесение денег должен быть документ. В случае возврата подотчётных средств это авансовый отчёт, где отражено, что выданные деньги не использовались в полной объеме. Для внесения займа подтверждающим документом будет договор займа, в котором указаны сумма, дата внесения и срок возврата. Если розничная выручка — бухгалтер формирует расходный кассовый ордер.

Для ИП тоже нужно документально подтверждать внесение денег по корпоративной карте, кроме взноса личных средств. Взнос личных средств ИП налогами не облагается.

Часто рекомендуют вносить деньги на счёт через отделение банка, где будет чётко прописано назначение платежа. Дело в том, что при внесении денег через банкомат не указывается в комментариях цель внесения. А цель определить нужно, потому что у налоговой могут возникнуть вопросы, должны ли внесённые деньги облагаться налогами. Бухгалтеру при учёте важно сразу правильно отразить движение денег на соответствующих счетах учёта.

Чтобы не запутаться, заранее сообщайте бухгалтеру о каждом пополнении счёта через корпкарту, потому что любой такой взнос в банке отражается без комментария, а в учёте каждая ситуация отражается по-разному.

Запомните: если хочется купить по карте что-то необычное — спросите сперва бухгалтера. На всякий случай. И не забудьте взять чек и закрывающие документы :)

+1
В избр. Сохранено
Авторизуйтесь
Вход с паролем
Комментарии
Первые Новые Популярные
Комментариев еще не оставлено
Выбрать файл
Блог проекта
Расскажите историю о создании или развитии проекта, поиске команды, проблемах и решениях
Написать
Личный блог
Продвигайте свои услуги или личный бренд через интересные кейсы и статьи
Написать
Комментарии