Опыт автоматизации общепита: как сэкономить 2,5 млн руб. в год

2011 год. Тогда я только начинал окрыляться. Это был воистину переломный год. Был опыт в автоматизации торговли и бухгалтерии, но не было опыта в общепите.

Звонит мне бухгалтер открываемого ресторана и приглашает посетить их, зная что мной уже были проделаны определенные работы на головном предприятии по обслуживанию бухгалтерии.

На тот момент управленческое решение уже внедрялось полным ходом, а я был лишь нужен по бухгалтерскую душу. Так как собственник мне на тот момент не особо доверял, да и решение уже было куплено, так и решили, что автоматизируем только бухучет.

Как сейчас помню, собрался консилиум: собственник, главный бухгалтер, бухгалтер-калькулятор, представители компании по «общепитному» решению. Какое решение на тот момент внедряли, озвучивать не буду, дабы не делать сейчас рекламу, а постами в будущем антирекламу.

Обсудили мой круг ответственности, правда мне удалось «допродать» еще и «зарплатное» решение, как же без этого. Все было достаточно просто, предприятие на УСН (кто не знает упрощенная система налогообложения), зарплата считается, и выгружает необходимые проводки в бухгалтерию.

Была одна проблема. Не было «выгрузок» из общепитного решения в бухгалтерию, но бухгалтеров это не особо напрягало. Хотя с моей стороны были неоднократные попытки сообщить о том, что это нерентабельно держать двух калькуляторов для ведения учета в общепите и в бухгалтерии, перенося все руками.

Шло время. 2016 год. Наступило время перемен. «Смена власти», а точнее сменился бухгалтер, и тут как манна небесная, бухгалтер был с прогрессивными взглядами, смотрела в сторону автоматизации. Уж не знаю, это было желание сделать предприятие эффективней или сделать свою жизнь проще.

Точно могу сказать, что за любой сложной задачей стоит хорошая награда, пусть даже не в сиюминутной наживе, а в опыте, который будет применяться в будущем и давать свои плоды в «долгосрок».

Смена бэкэнд решения

Несмотря на то, что бухгалтер пришла из автомобильной сферы, она очень быстро втянулась в общепитный бизнес, но без автоматизации тут не обошлось.

Тот, кто в теме, знает, что такое формирование блюд, калькуляции, брутто, нетто и т.д и т.п. Суть в том, что в старой системе вели все котловым методом — это когда все затраты и выпуски идут на одну позицию «Товар». Это я рассказываю про бухучет. В управленческой программе конечно все велось в разрезе своей аналитики.

Так вот приходит новый бухгалтер и впадает в тихий ужас от того, что не все хорошо с прошлыми периодами в плане затратной части и соответственно с оптимизацией налогов. А как тут вести нормально учет, когда метод котловой? Можно конечно, раздувая штат и колотя всё ручками. Но мы с вами живем в современном мире и пользоваться надо дарами современности.

Бухгалтер в панике. Со слезами на глазах и нулевым опытом в общепите просит меня о помощи. Я со своей стороны мог рекомендовать лишь то, что говорил в далеком 2011 году, когда меня никто особо не послушал. Ну, скупой, как говорится, платит дважды. А тут заплатили «двадцать дважды».

Мало того, что держали двух бухгалтеров-калькуляторов, да еще и по налогам сильно ушли в минус. Это я не говорю про проверку, которой благо еще не было, а если вдруг и наступит, то нас попросят показать последние 3 года, при этом они у нас уже в норме.

Так вот порекомендовал я сменить софт. Не буду озвучивать, от чего отказались, дабы не делать антирекламу, скажу на что сменили, это был 1С Общепит. Данная конфигурация построена на базе Бухгалтерии, но в ней встроен функционал общепита.

В будущем обязательно расскажу кейсы, как на ней я автоматизировал целые производства продуктов питания. Это очень бюджетное решение для производства, так как все производственные решения начинаются от 350 т.р., а общепит над данный момент в основной поставке в районе 27 т.р.

Собрали очередной консилиум: собственник, финансовый директор, системный администратор, главный бухгалтер, бухгалтера-калькуляторы и, конечно же, текущий интегратор, от которого захотели избавиться. Все это было сделано только для одного — донести данный вопрос до собственника: какие есть последствия прошлого ведения учета и какие перспективы будущего, если не сменить софт.

Собственник долго сопротивлялся, так как привык работать со старым интегратором. Но когда я стал ему озвучивать, на чем он теряет деньги, тут у него в глазах заработал калькулятор.

Подробнее о сокращенных затратах в разрезе года:— Сократили одного бухгалтера-калькулятора и за год сэкономили 480 т.р.— Снизили налоговую нагрузку за счет прозрачной системы производства и статей затрат порядка 1.5 млн. р.— Сократили затраты на обслуживание старой системы порядка 240 т.р.

В сухом итоге около 2.5 млн рублей в год. Нормально так терял собственник.

«Помарочный» ЕГАИС и легкая адаптация

2017 год. Год, когда весь общепит обязали перейти на ЕГАИС, а точнее тот общепит, что имеет лицензию на торговлю алкоголем.Пришлось долго развеивать страхи бухгалтерии, что ничего там сложного нет.

Пришла входящая ТТН, ее приняли и сделали на основании входную накладную. Очень удобно, нет необходимости делать двойную работу, набивать накладные ручками. Самое сложное было сделать сопоставление с ЕГАИС справочником контрагентов и номенклатуры.

Благополучно внедрили и обучили бухгалтера. Все пошло не сказать, что как по маслу, но тогда и сама система была «необкатанная», так как у общепита своя специфика. Если в рознице, ты пришел и купил алкоголь, и тебе пробили бутылку, то здесь необходимо сделать такой документ, как акт вскрытия, который в принципе делает тоже самое, но через другой вид операции.

Наступил 2018, и пришел ЕГАИС «помарочный». Вот тут конечно добавилось головной боли.

Причем добавилось как для бухгалтерии, так и для официантов. Так как фронтовое решение не поддерживало списание алкоголя через ЕГАИС и требовало дополнительного софта и «железа», мной была предложена иная схема.

Так как у нас стоит полноценный сервер с RDP подключениями, который я также внедрил на данной предприятии, то мы просто подключили терминальные сессии к компьютеру касс. Три точки: бар и два ресторана, все работают в разное время.

Фишка в том, что когда нужно списать ту или иную бутылку, официант просто переходит в терминал и в подготовленной форме сканирует нужную бутылку, и отсюда делается акт на списание. При такой схеме мы купили только три сканера по 3 т.р., и все заработало. Затратив всего 9 т.р., головная боль была закрыта без иных дорогостоящих схем.

Внедрение одного решения на каждую кассу встало бы компании минимум 30 т.р. без учета оборудования. В итоге экономия в 90 т.р. только на софте, не считая стоимости работ и поддержки системы. Поддержка в долгосрок может вылиться в круглую сумму. Даже если тратить 2 т.р. на каждую кассу, а их 3, это 6 т.р. в месяц или 36 т.р. в год.

Leo Keeper автор проекта "Реальная Автоматизация"