Как вести себя с контрагентом, который вам должен: 5 стадий

1. Переговоры

Уже на этапе переговоров с подрядчиком можно определить, будет ли контрагент платить вовремя. Поэтому, прежде чем подписывать договор с компанией, четко обсудите правила оплаты: работаете по 100% оплате или оплате 50%, время в течение которого платежи должны поступать, и то, как это прописывается в договоре. Это профилактика возникновения просроченной дебиторской задолженности: предупреждение возможных отговорок потенциального должника на стадии, когда долга еще нет.

Если подрядчик не прошел проверку и показался вам ненадежным, вы, оценивая свои риски, вправе отказаться от сотрудничества с ним.

2. Оформление договора и работа по нему

Если вы уже провели проверку контрагента и подписали договор, наступает следующий этап ― реализации договоренностей. Поставщик берет на себя обязательства по оказанию услуг, а срок оплаты, предусмотренный договором, еще не наступил.

Убедитесь, что с вами работает грамотный юрист. В этот период большую роль играет то, насколько профессионально ваша юридическая служба оформила документы. Грамотно оформленные в начале сотрудничества документы ― гарантия безопасности для вашего бизнеса. В спорной ситуации это ваш единственный шанс для подтверждения своей правоты и факта выполнения обязательств: например, подтвердить факт поставки. Вам могут абсолютно легально не заплатить, а ваш бизнес может потерять от нескольких тысяч до нескольких миллионов рублей, которые перейдут контрагентам.

Убедитесь, что в компании есть сотрудник, ответственный за работу с долгами: он следит за тем, чтобы соблюдались обязательства и со стороны поставщика, и со стороны клиента.

Иногда просрочка платежа возникает из-за того, что поставщик сам не выполнил в срок обещанную работу. В таком случае клиент задерживает оплату, потому что считает, что платить еще не за что и уточняет: «Мы оплатим, как только услуги будут оказаны в полном объеме». Поэтому важно, чтобы сотрудник, которому поручено контролировать просрочку платежей, был в курсе, когда услуги действительно оказаны не полностью, а сроки срываются. Часто этим занимается сам менеджер по продажам: следит за тем, чтобы все было сделано или отгружено вовремя ― контролирует процесс от начала до конца. К сожалению, в большинстве случаев без участия ответственного за процесс человека, сбои гарантированы.

3. Напоминание о приближении срока оплаты

Такая практика есть далеко не во всех российских компаниях. Тем временем, она значительно повышает шансы на своевременную оплату.

Дата оплаты наступила, а платеж не поступил? В договоре может быть формулировка о том, что оплата может производиться в определенный период, до конкретной даты включительно. Таким образом, выполнение дебитором обязательств на несколько дней до дедлайна не противоречит договору. Напомните им о том, что время оплаты приближается.

Клиенты любят откладывать оплату до последнего, а менеджеры не торопят их: бояться обидеть, не хотят говорить о деньгах, забывают сами. Дедлайн для оплаты, прописанный в договоре, ― момент, когда предусмотренная договором дебиторская задолженность превращается в просроченную.

4. Техническая или краткосрочная просрочка

В случае с просрочками компания всегда оказывается перед выбором: любой ценой сохранять хорошие отношения с важным клиентом или возвращать деньги.

О клиенте можно и нужно продолжать думать хорошо. Возможно, деньги по ошибке зачислили не на тот счет, или ваша бухгалтерия просмотрела платеж клиента. Настойчиво требовать оплату с клиента сразу же ― бессмысленно, ведь мы хотим сохранить его лояльность.

Если ситуация с отсутствием оплаты затягивается, а должник повторно не выполняет обязательства, не соблюдает новые графики платежей, не отвечает на письма и звонки, главной задачей становится возврат денег, а не сохранение отношений с клиентом.

Многое зависит от принятой в компании политики в отношении должников.

Пример:

Компания поставляет дорогостоящее упаковочное оборудование. Так как филиал фирмы в России небольшой, сотрудников в офисе мало, а юридического отдела совсем нет: в сложных ситуациях задачи отдают юристам на аутсорсинг. С клиентами из-за долгов компания никогда не вела споры: отгружали оборудование в размере кредитного лимита, а в случае неоплаты ничего не предпринимали ― ждали следующей заявки, работали по предоплате, а долг продолжал висеть. В компании пояснили, что позиция директора в таких ситуациях ― не конфликтовать с крупными клиентами, которые влияют на «портфолио» компании.

Итак, что делать, если платеж не поступил. Что должен делать сотрудник, за которым закреплены функции контроля? Первое ― строго договориться о новой дате платежа. Второе ― договориться о дополнительной отсрочке платежа на максимально выгодных для себя условиях. Соглашаясь на дополнительную отсрочку, компания оказывается в невыгодном положении, а должник ― наоборот, оказывается в выигрыше.

5. Длительная отсрочка платежа

Чаще всего длительной считается просрочка более 10 банковских дней. Если оплаты не было, не стесняйтесь надавить на контрагента, а если ситуация не меняется ― обозначить реальные угрозы и описать возможные варианты развития событий.

В некоторых случая у компании действительно может не быть денег и взять нужную сумму неоткуда. Если такая ситуация возникла, оптимальный выход ― рассмотреть вариант реструктуризации долга.

Но чаще всего у должника нет денег «для всех», а это не значит, что средств нет совсем. Поэтому задача ― убедить контрагента в том, что вы должны быть в списке компаний, с которыми ему нужно быстро рассчитаться в первую очередь.

Если должник не заплатил на стадии длительной отсрочки платежа или реструктуризации долга, смело переходите к реализации угроз, о возможности применения которых вы говорили. Не растягивайте этот этап во времени: он должен быть четко определен. Например, два месяца с момента просрочки оплаты. Если строго не обозначить сроки, должник может продолжить «кормить вас завтраками» и откладывать оплату.

Создайте внутренний регламент по работе с должниками: он может отличаться в зависимости от специфики работы конкретной компании и ее бизнес-процессов. Также убедитесь, что в компании выстроена эффективная система проверки контрагентов и работает профилактика возникновения просроченной задолженности. Предотвратить возникновение долга гораздо проще, чем взыскивать его.

Читайте также:

Почему хорошо работают только 20% сотрудников

Как построить эффективную бизнес-модель

Три кита коммуникации

5 правил построения удаленной команды: опыт сооснователя «Нетологии»