Главное Свежее Вакансии   Проекты
😼
Выбор
редакции
664 0 В избр. Сохранено
Авторизуйтесь
Вход с паролем

Автоматизация учета финансов в российском бизнесе: как выбрать оптимальное решение

Чем руководствоваться при выборе облачного сервиса финансового менеджмента, рассказал основатель и СЕО сервиса «Финансист» Станислав Кутузов.

Станислав Кутузов, основатель и СЕО сервиса «Финансист»

Облачные технологии стали неотъемлемой частью бизнеса: компании активно используют облачные бухгалтерии, CRM-системы и виртуальных помощников, что помогает предпринимателям экономить до 40-50% на операционных расходах. И тем не менее, по моим оценкам 8 из 10 компаний по-прежнему ведут учёт в Excel. В чём дело? И как выбрать для своего бизнеса оптимальное решение?

Тренды в автоматизации учета финансов


Порядок в финансах и их автоматизация обеспечит вашему бизнесу устойчивость и возможность развития. Конечно, учет можно вести и на листке бумаги, но чем больше масштабы данных, которые нужно учитывать, тем сложнее становится удерживать контроль с помощью таблицы в Excel. Кто-то переходит на ПО на базе 1С, а другие следят за современными трендами и переходят на SaaS-сервисы (software as service, облачные технологии, предоставляемые по подписке).

Переход на облачные системы — основной тренд в бизнесе. Среднегодовой рост рынка SaaS в России составляет 20-30%: растет популярность облачной инфраструктуры бизнеса, появляются новые игроки на рынке, в том числе и западные. Сами сервисы добавляют новые возможности, что делает их более функциональными.

На западном рынке облачные системы уже не являются чем-то необычным, и многие компании давно перешли на SaaS решения. В 2019 году объем рынка SaaS на Западе составлял около 60,36 млрд долларов. В России эти показатели более скромные: на 2019 год он составляет порядка 86 млрд рублей.

Время Excel прошло


Если все так прекрасно, почему же многие бизнесы до сих пор ведут учет в Excel? Возможно, все дело в привычке. Финансовый менеджмент — одна из самых консервативных составляющих бизнеса. Если в продажах и маркетинге все может измениться буквально за одну ночь — появятся новые источники трафика, тренды и методологии продаж — то в финансах все не так. Формы отчетов и способы формирования бюджета компании и аналитики остаются прежними на протяжении многих лет. И большинство просто привыкло работать в Excel и 1С.

Эти два решения существуют на рынке управленческой отчетности уже давно. Решения на базе 1С можно кастомизировать под свой бизнес, что очень удобно, но стоят они достаточно дорого — нужно купить саму программу, внедрить решение, платить программисту, который будет осуществлять поддержку. Excel доступен всем и прекрасно подходит для решения небольших задач и меньшего количества данных. Если же бизнес более-менее крупный и оперирует большими объемами данных, при использовании Excel могут появляться проблемы: ведь в этом случае всегда присутствует ручной труд, а значит есть вероятность ошибки. К тому же работа с таблицами отнимает большее количество времени, а получить отчетность моментально довольно сложно.

Новый мир SaaS


SaaS-сервисы появились сравнительно недавно. Сам термин расшифровывается как software as a service — программное обеспечение как услуга. Фактически это модель обслуживания по подписке, при которой вы получаете готовое программное обеспечение, обслуживаемое компанией, предоставляющей услугу.

Благодаря SaaS-сервисам компании могут брать в аренду программу, функционал которой приближен к тому, что есть в решениях на базе 1С. При этом работать с программой проще, чем с Excel: не нужно думать о том, как протянуть формулу, ввести ссылки или настроить макросы — всё происходит автоматически. В общем, чтобы работать в SaaS-сервисе, не нужно быть финансистом или программистом.

Конечно, сервис нужно наполнить фактическими данными. Для этого можно загрузить эксель-таблицы, в которых прежде хранилась информация, или интегрировать с облачной бухгалтерией. Сервис сам соберёт фактические данные, сформирует отчёты и построит наглядные графики.

SaaS-сервисы дают возможность получать полную отчётность. Причём как правило они подходят для всех компаний — от производственных до торговых. Отчёты обновляются в режиме реального времени, а значит, ответы на все финансовые вопросы можно получить моментально. В «Финансисте» можно выгрузить все нужные компании отчёты: о прибылях и убытках, о движении денежных средств, платёжный календарь.

Любой отчет легко настроить под свой бизнес и детализировать до каждого документа. В сервисе можно проводить сравнение план-факт и трендовый анализ, следить за динамикой роста компании и учитывать собственные показатели, например, количество проданного товара или средний чек.

Ещё одно преимущество SaaS-сервисов в том, что в них удобно планировать и строить прогнозы. Можно учитывать сезонность, темпы роста, изменения закупочных цен на товары и многое другое.

Три главных мифа о SaaS-сервисах


Относительно SaaS-сервисов для учета финансов существует три устоявшихся мифа.

Миф 1. Финансовый менеджмент — это привилегия больших компаний

С тем, что в крупных компаниях дела с финансовым менеджментом обстоят значительно лучше, сложно спорить: там всегда есть опытный финансовый директор, прописанные регламенты и бюджеты. Но для успешного существования и развития любого бизнеса нужен контроль за денежными потоками и прибылью. Каждый предприниматель, вне зависимости от сферы бизнеса и оборотов компании, должен хорошо ориентироваться в управленческой отчетности, ведь деньги — это пульс компании. Финансовый менеджмент нужен всем.

Миф 2. Автоматизация — это долго и дорого

Такого мнения придерживаются многие опытные предприниматели, и его культивируют интеграторы различного ПО. Однако облачные технологии, в отличие от стационарных программ, не требуют усилий на установку, специальных серверов и длительного и сложного внедрения. Они интегрируются с привычными бухгалтерскими системами и сразу готовы к работе. Месячная подписка на SaaS-сервис стоит около 5 тыс. рублей.

Миф 3. Слишком долго привыкать

Отчасти это правда. Внедрение нового ПО и сервисов — это всегда испытание для бизнеса. Стоит вспомнить хотя бы, как сопротивляются отделы продаж внедрению CRM. Однако финансы — фундамент любой компании. Отчеты требуют максимальной точности, и даже малейшие сомнения или ошибки в расчетах могут стать критичными для бизнеса. Поэтому нужно просто смириться с тем, что перемены необходимы.

Как выбрать систему для автоматизации учета финансов


Главное правило: сервис и программное обеспечение должны подстраиваться под ваш бизнес, а не наоборот.

Поэтому обязательно проанализируйте текущие показатели своей компании, чтобы понять, какой должна быть подходящая вам система. При выборе программы обратите внимание на все нюансы, от которых может зависеть эффективность работы.

Как выглядит ваш бизнес сейчас и какие срезы данных вам нужны? С какой периодичностью хотелось бы их получать? Какие бизнес-задачи будет решать продукт и какие метрики он должен показывать? Нужна ли консолидация отчетности? Планируете ли вы заниматься бюджетированием и аналитикой или только текущим учетом? В общем, определитесь, что именно вы хотите получить от сервиса.

Любая система учета финансов должна помочь бизнесу увеличить прибыль и способствовать развитию компании. И вам нужно понимать, за счет чего тот или иной сервис даст возможность дополнительного заработка.

Интеграция. Есть ли она в выбранном продукте или сервисе? Наверняка вы уже ведете какие-то программы по аналитике, из которых потребуется перевести данные в новый сервис. Если интеграции у облачного сервиса не будет, вам придется переносить все данные вручную, а это увеличивает риск ошибок и длительность переноса.

Взгляд в будущее. Всегда думайте о дальнейших перспективах своего бизнеса. Он может вырасти — хватит ли «мощностей» выбранного сервиса? Важно заложить функциональность продукта, которая может потребоваться через какой-то промежуток времени.

Развитие. Многие SaaS-сервисы часто выпускают дополнения и обновления, и это плюс: таким образом разработчики показывают, что заботятся о своей системе и следят за ее актуальностью. Стоит заранее поинтересоваться, какие обновления планируются и какие новые функции могут появиться в ближайшее время.

Демоверсия. Зачастую на сайте продукта можно найти демонстрационные версии системы, которые помогут ознакомиться с сервисом и понять, насколько он для вас удобен и понятен. Также важно наличие обучающих видео: они помогут вам и вашим сотрудникам быстрее освоиться в системе.

Рекомендации. Возможно, у вас есть знакомые, которые уже используют тот или иной продукт — их советы не будут лишними. Постарайтесь выяснить, как внедрение повлияло на их бизнес, что изменилось и с какими проблемами они столкнулись.

Цена, команда, интерфейс. Если сразу несколько продуктов отвечают вашим бизнес-требованиям, имеют нужные интеграции и в принципе схожи друг с другом, помогут с выбором обычные сопоставления по цене, команде (как выстроена коммуникация с клиентом) и интерфейсу (возможно, какой-то сервис покажется удобнее или просто визуально нравится вам больше остальных).

И еще один очень важный момент: до внедрения продукта разберитесь со своими данными, которые планируете в него загружать. Если сейчас учет ведется плохо, и аналитика будет не слишком хорошей, ведь для нее нужны данные. Поэтому важно провести «генеральную разборку» своей учетной системы. Учтите все статьи доходов и расходов, детализируйте деятельность (по проекту, вариантам продукта, продавцу и так далее), учитывайте не только финансовые показатели, но и KPI.

А есть ли сложности? В целом, если вы выбрали подходящий именно вам продукт, единственная проблема, которая может возникнуть при оцифровке и переходе на новый продукт — адаптация. Как и с любым новым продуктом, с программой для оцифровки придется учиться работать. Это потребует времени, но оно того стоит.

Читайте также:

Как небольшая компания из России помогает армии США, Google и UEFA моделировать реальный мир

Как обычная подмосковная шаурма стала легендарной, выросла в сеть и уперлась в тупик

Как IKEA научилась зарабатывать на российских хрущевках

Как питерские программисты сделали приложение для оценки шаурмы, которое купила «Додо пицца»

0
В избр. Сохранено
Авторизуйтесь
Вход с паролем
Комментарии
Первые Новые Популярные
Комментариев еще не оставлено
Выбрать файл
Блог проекта
Расскажите историю о создании или развитии проекта, поиске команды, проблемах и решениях
Написать
Личный блог
Продвигайте свои услуги или личный бренд через интересные кейсы и статьи
Написать

Spark использует cookie-файлы. С их помощью мы улучшаем работу нашего сайта и ваше взаимодействие с ним.