Главное Свежее Вакансии   Проекты
Комментируемое:

Список ссылок временно недоступен
😼
Выбор
редакции
933 0 В избр. Сохранено
Авторизуйтесь
Вход с паролем

Как мы провели грандиозный онлайн-корпоратив на три континента

Анна Полосухина и Софико Мхаргрдзели из компании SEMrush рассказали про свой опыт организации онлайн-корпоратива.

Мы долго сомневались, подойдет ли нам формат онлайн-мероприятий. Однако в июне, когда ситуация еще не наладилась, на уровне компании было принято очередное решение о переносе всех мероприятий в онлайн. В успехе проведения корпоратива в таком формате мы сомневались до последнего, но результат того стоил. Итак, обо всем по порядку.

Выбор идеи и разработка концепции мероприятия


Задача изначально была непростая — замотивировать людей, которые уже провели в мире онлайна пять месяцев, снова выйти в стрим (к тому же не все чувствуют себя комфортно перед камерой, и не у каждого есть на это время). От нас требовалось сделать это максимально доступно и понятно для любого сотрудника, независимо от языка, на котором он говорит, или страны, где работает.

У нас семь офисов в четырех странах мира. Все прошлые корпоративы каждая локация устраивала самостоятельно. Команда выбирала формат, концепцию, определяла бюджет мероприятия. С переходом в онлайн мы решили, что у нас появился шанс впервые объединить всех и провести время вместе с коллегами. Так и родилась идея создать единую платформу, куда сможет зайти наш сотрудник из любой точки мира: не важно откуда — из Петербурга, Бостона или Сиднея. К тому же, впервые все работали удаленно в местах, где у нас даже не осталось физического офиса. Мы поняли, что корпоратив поможет коллегам почувствовать себя частью большой классной команды и вне работы.

Известные стриминговые платформы Netflix, Hulu, Apple TV+ вдохновили нас на создание сервиса, где каждый смог бы выбрать любую форму активности и попасть на стрим. Задача была сделать корпоратив таким же интерактивным и увлекательным, как выбор и просмотр сериала. Темы рассматривали разные, но поняли, что есть основные направления, которые нас всех объединяют — Fun, Art, Science и работа в SEMrush. Так и родился наш проект Streamrush c тремя потоками (развлекательный, творческий, образовательный) и главной сценой — SEMrush Channel.


Основная концепция разрабатывалась нашей командой в России, дальше мы все согласовывали с коллегами, искали подрядчиков на местах, а в каких-то случаях, например, отправляли посылки из Праги на Кипр. Доставка осуществлялась вплоть до дня мероприятия. Мы хотели, чтобы сотрудники нашей большой международной команды находились в равных условиях, и все офисы получили доступ к любой из активностей. Мы заранее отправили форму-опросник и запустили сложную логистическую операцию, постарались учесть мнение каждого. Нам важно было сделать так,чтобы люди не воспринимали это как очередную Zoom-конференцию, и после нескольких анонсов нам удалось донести идею мероприятия до коллег.

Было непросто согласовать сетку активностей со всеми и добиться того, чтобы никто не чувствовал себя обделенным. На разработку концепции и согласование с коллегами у нас ушло около двух недель. Всего же на подготовку и запуск проекта было потрачено четыре недели.

Подготовка и проведение мероприятия


От других онлайн-мероприятий наше отличалось тем, что представляло собой гибрид онлайн- и офлайн-форматов. Например, некоторые предложенные мастер-классы предполагали наличие материалов, которые должны быть разосланы заранее: заготовки для деревянных поделок или бомбочек для ванны, наборы для дегустации, ингредиенты для коктейлей и прочее.


Мы много работали над контентом, чтобы сделать мероприятие более интерактивным, добавить «эффект присутствия». Рассматривали варианты с приездом съемочной группы к сотрудникам или отправкой дрона. Однако законы в каждой стране разные, и эпидемиологическая обстановка менялась день ото дня. Чтобы уменьшить риски, такие активности решили ограничить.

Эффект присутствия на онлайн-корпоративе можно создать за счет:

  • Анонсов мероприятия во всех доступных каналах компании и вовлечения людей в предварительные активности.
  • Площадок для общения вне активностей основного стрима (у нас это был Zoom-бар, где можно было просто пообщаться с коллегами).
  • Организации нескольких стримов и главного, где идет постоянное общение с аудиторией в онлайн-формате, подключение рандомно выбранных сотрудников в эфир, анонс происходящего в соседних стримах.
  • Поддержки коллег по команде во время эфира.
  • Простых голосований о происходящем с нейтральными вопросами.

Мы старались соблюсти баланс во всем: позвали спикеров из разных стран, добавили в расписание образовательные и развлекательные стримы. На Streamrush было около 20 часов уникального контента в формате live-stream по четырем разным направлениям. Часть эфира была записана заранее (например, приготовление блюд нашими коллегами). Мы запустили кулинарный баттл, итоги которого подводили в прямом эфире на мероприятии. Также получили большое количество качественных материалов для видео-сюрприза в финале. А некоторые сотрудники даже подготовили выступления для stand-up comedy show, которое было частью программы.

В техническом плане всё прошло отлично. Мы перестраховались вместе с подрядчиками и выбрали вариант технологической площадки, куда могут подключаться до 1000 человек. Это было сделано из расчета, что на неё могли зайти не только сотрудники, но и их родные, которые находились рядом. То есть мы заранее обговорили требования к платформе и её отказоустойчивости, поэтому с подключением прошло всё отлично. Да и сама площадка оказалась интуитивно понятна. К тому же у нас было два официальных языка мероприятия — английский и русский, и мы обеспечили синхронный перевод для удобства каждого сотрудника


Резюме и чек-лист


В онлайн-мероприятиях должна быть продумана каждая мелочь, вплоть до стабильности стрима. Тайминг следует расписать посекундно, а в рукаве припасти несколько козырей. Например, рабочая группа держала в тайне, что у нас будут поздравления от знаменитостей, это был сюрприз. А еще сотрудники не знали, что у них будет возможность попасть в прямой эфир. Всегда готовьте пару запасных планов. Когда вы собираетесь все вместе на площадке, паузу можно заполнить музыкой, танцами, вкусными напитками и едой, а в онлайне любая заминка повлечет за собой пустой экран и потерю зрителя.

Ниже приведен чек-лист подготовки онлайн-мероприятия, а также список вещей, на которых можно и нельзя экономить при организации.

До мероприятия необходимо:

  • Выбрать подрядчика для организации мероприятия, вместе с ним проработать концепцию, заранее распределить задачи и ответственных — сократить цепочку коммуникаций по вопросам.
  • Создать предварительный чек-лист важных направлений.
  • Выбрать лидера процесса — в сложных ситуациях именно он принимает решения по распределению бюджета и другим важным моментам.
  • Синхронизировать все локации и организовать четкую передачу информации.
  • Заранее продумать, что может пойти не так, и составить план действий.
  • Построить план дедлайнов по всем важным вопросам.

При составлении плана дедлайнов не забудьте про:

  • Концепцию, предварительную смету.
  • Бюджет.
  • Договоры подряда.
  • Опрос сотрудников (желание участвовать в определенных мастер-классах, их адреса для отправки посылок).
  • Список активностей и набор оборудования (дополнительно — поиск подрядчиков на производство нужных деталей).
  • Логистику и транспортировку наборов.

При подготовке онлайн-корпоратива нельзя экономить на:

  • Техническом оснащении. Важен выбор проверенного подрядчика, от этого будет зависеть визуальная часть онлайн-мероприятия.
  • «Площадке» события и её «вместительности» по количеству подключений. Мы использовали платформу Deep, задействовали студию 5 канала в Санкт-Петербурге и несколько профессиональных площадок.
  • Ингредиентах для мастер-классов и наборах для дегустации.

При подготовке онлайн-корпоратива можно сэкономить на:

  • Традиционных подарках сотрудникам на день рождения компании. Подготовка брендированной сувенирной продукции — это большая статья расходов, но в этот раз ее можно вычеркнуть, сосредоточившись на других направлениях.
  • Мастер-классах. Мы заранее составили сетку активностей и ограничили количество мест на мастер-классы, поэтому точно знали, сколько наборов закупать и доставлять. Этот шаг помог сэкономить значительную часть средств.
  • Еде и снеках. Их сложно доставить без нарушения срока годности и условий хранения, а это небезопасно. Кроме того, в сжатые сроки учесть потребности каждого и подготовить индивидуальный «пакет» еды будет очень сложно. Оставьте сотрудникам возможность самим подготовиться к мероприятию и выбрать для себя любимые угощения.

Во время мероприятия проявится то, как хорошо вы подготовились, как умеете импровизировать в зависимости от ситуации. Нужно всегда быть на связи и быстро принимать решения. Делайте все с удовольствием, ведь у вас как у организаторов тоже праздник! Чтобы прочувствовать его, нельзя все администрирование взваливать на плечи одного человека. Позаботьтесь о том, чтобы у вас была организована работа ответственных лиц по разным направлениям. Делегируйте полномочия: один мониторит чат мероприятия, где сотрудники общаются и задают вопросы; другой следит за площадками и при возникновении форс-мажора принимает решения; третий взаимодействует с подрядчиком по их вопросам и так далее. Это позволит уже во время процесса не захлебнуться в многозадачности, а сосредоточиться на своей зоне ответственности, быть вовлеченными в общее веселье.

Наш главный совет — не ограничивайте себя рамками уже существующих форматов, не бойтесь придумывать и реализовывать что-то новое! Это была технически и логистически почти невыполнимая задача, но мы справились. Получится и у вас.

Читайте также:

Как найти самые перспективные сегменты бизнеса с помощью двух простых таблиц

Как я сделал приложение для себя, и оно понравилось 20000 пользователей

Женщина, которая сделала TikTok: что известно о «продуктовом гуру» ByteDance

Как небольшая компания из России помогает армии США, Google и UEFA моделировать реальный мир

+3
В избр. Сохранено
Авторизуйтесь
Вход с паролем
Комментарии
Первые Новые Популярные
Комментариев еще не оставлено
Выбрать файл
Блог проекта
Расскажите историю о создании или развитии проекта, поиске команды, проблемах и решениях
Написать
Личный блог
Продвигайте свои услуги или личный бренд через интересные кейсы и статьи
Написать

Spark использует cookie-файлы. С их помощью мы улучшаем работу нашего сайта и ваше взаимодействие с ним.