редакции
Простые лайфхаки по визуализации данных в Google Spreadsheets, или Таблица, которую не стыдно показать людям
Мы в Ringostat активно используем Google Spreadsheets. Это бесплатный, удобный инструмент с широкими возможностями. В спредшитах мы делаем отчеты, составляем контент- и медиапланы, а также строим самые разные дашборды — для маркетинга, отдела продаж, саппорта и т.д.
Разумеется, все эти отчеты чаще всего смотрит ТОП-менеджмент, время которого дорого. И вряд ли они быстро смогут найти и проанализировать нужную информацию в документе, который выглядит так:
Но если отчет выглядит так, работать с ним становится гораздо проще:
Да и если вам нужно предоставить отчет руководству или клиенту, в таком виде он будет гораздо понятнее и презентабельнее, а на поиск и анализ нужных данных и цифр будет уходить минимум времени.
Делимся базовыми приемами по визуализации данных — их чаще всего используем мы сами и они точно будут полезны всем, кто работает с Google Таблицами.
Привет от Капитана Очевидность: закрепление столбцов и строк
Простое базовое правило, которое почему-то многие игнорируют, и очень зря. Ведь когда в таблице много столбцов, ячеек и цифр, очень просто запутаться в том, какой показатель ты смотришь. Закрепление одной или нескольких верхних строк (или столбца, если названия показателей или даты у вас прописаны по вертикали) позволяет всегда держать на виду названия показателей и легко соотносить их с данными в ячейках. На всякий случай, напомним: чтобы закрепить столбец, строку или несколько, жмите Вид — Закрепить и выбирайте нужные:
Графики и диаграммы
Построение графиков в Spreadsheets — процесс несложный, и он подробно описан в руководстве от Google. Но можно заморочиться чуть больше и сделать их более наглядными. Сейчас и далее будем объяснять приемы на примере условного документа. Это рабочий шаблон, который вы можете скопировать и подстроить под свои нужды. Просто загрузите на лист Data Base (DB) свои данные — и магия заработает. Но в целом он для того, чтобы вы могли просмотреть все формулы и понять, как все устроено.
Создание диаграммы и выбор цветовой гаммы:
- Выделите мышкой область документа, для которой вы хотите создать диаграмму;
- Перейдите в раздел Вставка — Диаграмма;
- В раскрывающемся меню выберите раздел Дополнительные — Серия и задайте цвет графика. Аналогично меняется цвет в случае, если график уже построен;
4. Закрасить определенную область или изменить фон всего графика: Вставка — Диаграмма — Дополнительные — Стиль диаграммы — Цвет фона.
5. Значительно упрощает восприятие информации чередование цветов в ячейках. Для этого сперва выбираете диапазон, а затем в разделе Формат — Чередование задаете нужные цвета.
Создание графиков по отметкам в чекбоксах
Очень удобный прием, который позволяет строить диаграмму только по отмеченным в чекбоксах показателям. Так вы можете выбрать только нужные в данный момент метрики и видеть или сравнивать только их. К примеру, нам нужно увидеть, как за год менялось количество MQL (Marketing Qualified Leads или всех лидов), сравнить их с количеством SQL (Sales Qualified Leads или целевых лидов) и количеством закрытых сделок за тот же временной период. Отмечаем соответствующие чекбоксы и вуаля — график готов.
Чтобы сделать такой график, сперва создайте чекбоксы — для этого выделите нужный диапазон и нажмите Вставка — Флажок. А вот чтобы по отметках в чекбоксах строились графики, нужно использовать формулы. В документе-шаблоне, приведенном выше, они все прописаны, но суть построения графика такова: если в этом же документе вы отодвинете диаграмму, то увидите, что в ячейках отображается значение FALSE. Если вы ставите отметку в чекбоксе, в соответствующей ячейке появляется TRUE. Далее из заданного диапазона тянутся данные и на их основании строится график.
— формула, в которой указана строка, ее диапазон и статус.
Визуализация по временному отрезку
Позволяет строить такой же график, как описан выше, но за конкретный временной период. В нашем документе-шаблоне есть возможность выбрать год — 2018 или 2019.
Чтобы это настроить, жмем правой кнопкой мыши на ячейку, в которой вы будете выбирать период, дальше Данные — Проверка данных — Значение из списка/диапазона и там прописываем адрес ячеек.
Диаграмма по абсолютному значению или проценту
Это удобно, когда нужно просмотреть на одном графике разные метрики в динамике. Чтобы настроить такую диаграмму выбираем ячейку и все так же жмем правой кнопкой, выбирая Данные — Проверка данных — Значение из списка, а затем прописываем параметры.
Как и в примере выше, формула скрыта под графиком. Только в этом случае, при выборе, к примеру, Leads Amount, она тянет количество лидов из заданного диапазона, Conversion — конверсию, и т.д.
В формуле обязательно прописываем преобразование в процент или абсолютное значение:
Форматирование данных. Окрашивание ячеек
Определенные диапазоны в ваших дашбордах могут менять цвета по условиям и логике, заданной вами. К примеру, если в этом месяце лидов больше, чем в предыдущем — то зеленым, если меньше — то красным. Так вы сразу видите в дашборде цельную картину и динамику.
Чтобы это настроить, выберите область, которую будете окрашивать. Далее в разделе Формат — Условное форматирование пропишите ваши правила. Если вернуться к нашему примеру, то логика будет следующая: красным выделяются значения, которые меньше D2, зеленым — те, что равны или выше.
Также вы можете задать логику окрашивания ячеек в зависимости от критичности — к примеру, на цвет ячейки будет влиять то, как давно закрылась последняя сделка. Если вчера, то все хорошо и ячейка будет зеленой, неделю назад — тревожный сигнал и желтая ячейка, две недели тому — уже критично, поэтому ячейка красная. Разумеется, пример условный. Если у вас цикл закрытия сделки — полгода, то понятно, что логика будет другая.
Но настраивается все по одному принципу: просто добавьте в разделе Формат — Условное форматирование еще одно правило для окрашивания зеленым, желтым или красным цветом. К примеру, значение между 1 и 7, 7 и 14, 14 и 30 днями.
Все эти приемы достаточно просты, но они помогают навести порядок в Google Таблицах и сделать их удобными и простыми для восприятия.
