7 убийц продуктивности: Куда девается время и энергия

Многие недооценивают продуктивность. Причем как свою собственную, так и своих сотрудников. Давайте просто попробуем немного посчитать.

Представьте, что вы тратите на решение какой-то стандартной задачи по 1 часу в день. Но есть решение, которое позволит сэкономить всего 10 минут от этого часа. Думаете это мало? А если посчитать за месяц? 20 рабочих дней по 10 минут = 200 минут (3,5 часа!). Т.е. почти половина рабочего дня каждый месяц. Уже не так и мало, как казалось изначально, правда?

Для нас, на этапе разработки Румби, проблема продуктивности встала особенно остро, т.к. приходится совмещать основную работу и разработку продукта. И естественно, чем эффективнее мы работаем - тем быстрее всё движется. Поэтому я решил собрать то, что помогает лично нам.

Предлагаю вам рассмотреть 7 убийц продуктивности, которые сжигают ваше время и ваши деньги!

1. Консерватизм

Это убийца продуктивности номер один и, как ни удивительно, о нем редко кто задумывается. Все дело в нашей отговорке «Потом разберусь», а сейчас сделаю все по старинке. В итоге из-за этих «старинок» мы не изучаем новые инструменты, софт, какие-то важные обновления и т.д.

Для того, чтобы понять, насколько все запущено - достаточно задуматься, какой процент малого и среднего бизнеса использует CRM в своей работе. В лучшем случае это табличка экселя, а то и вообще блокнотик с записями и стикеры на мониторах. А ведь все мы знаем, насколько эффективнее и продуктивнее может быть работа каждого сотрудника, если заставить всех ставить задачи через таск-систему. Таких примеров может быть сотня.

Поэтому первое, с чего надо начать - это разобрать свой список регулярных задач и подумать, как их можно улучшить, автоматизировать или доработать. Да, для этого придется поизучать информацию в интернете, покопаться в настройках каких-нибудь программ или сервисов, но в итоге это позволит сэкономить десятки, а то и сотни часов.

2. Лень

Если лень - двигатель прогресса, то все в порядке! Она помогает автоматизировать какие-то процессы или просто их делегировать. Но в большинстве случаев лень загоняет нас в состояние прокрастинации. Мы сидим, смотрим на задачу и не можем себя заставить ее делать, а вместо этого идем сварить себе очередной кофе, копаемся в плейлисте или выбираем новый сериальчик.

Все дело в том, что лень - это простой защитный механизм нашего организма. Она настигает нас, когда мы не видим ценности задачи, боимся ее выполнять (как часто бывает с холодными звонками) или же просто не знаем, как именно эту задачу выполнить. Самый простой способ решить эту проблему - делегировать ее. Если вам не нравится делать какую-то работу, но нужно чтобы она была сделана - достаточно найти того, кто ее будет успешно выполнять за вас. Опять же пример с холодными звонками - можно месяцами сидеть и думать «надо позвонить», но находить постоянно огромное количество отмазок (позвоню завтра прямо утром, сейчас пятница - никто не будет ничего решать, у меня плохо составлен скрипт звонка, надо бы еще УТП доработать, лучше сначала еще пособираю компании для обзвона и т.д.). Проще просто найти человека или аутсорсинговую компанию, которым это не в тягость и заняться другими делами, которые вам делать не лень :)

Так же есть множество способов бороться с ленью. Лично мне неплохо помогла система Кайдзен в свое время. До сих пор пользуюсь :) Так что если не хотите или боитесь делегировать - найдите свой способ вытаскивать себя из этого состояния.

3. Навязчивые состояния

Отличная идея! Посижу, подумаю её пару часиков. Босс подождет со своими отчетами...

Эта проблема очень часто наблюдается у идейных людей. Сидишь такой, занимаешься какой-то задачей и вдруг РАЗ - и в голове возникла какая-то идея. Концентрация теряется моментально, начинаешь обдумывать её, хотя в подсознании крутится мысль «Я все равно её сейчас реализовывать не буду, надо сконцентрироваться на текущих делах». Но идея не отпускает и в итоге несколько часов человек витает в облаках.

С этим довольно тяжело справится, но есть один лайфхак - найти время, когда мозг еще не способен генерировать идеи. Например у меня это - утро. Утром мне даже если надо креативить - я все равно не способен из себя выдавить ни одной здравой и интересной мысли. А вот вечером - совершенно наоборот - это время идей и креатива. Поэтому утро я полностью отдаю под те задачи, которые у меня стоят в плане на день и стараюсь их закрыть как можно быстрее, пока меня снова не зациклило :)

4. Проблемы с оборудованием

Также очень распространенная проблема. Причем что самое удивительное - довольно часто распространенная в технологических компаниях. Покупаются слабенькие компьютеры, подключается дешевый интернет и в итоге 50% рабочего времени сотрудники ждут «пока загрузится страничка» или «пока запустится программка». Так же такое явление очень часто наблюдается и у фрилансеров - все тормозит и глючит, но «надо бы переустановить системку или вообще обновить комп» - откладывается на долгие месяцы. Как итог - в момент глюков мало того что теряется львиная доля времени, так еще и сбивается концентрация и нужно время на то, чтобы снова погрузится в работу. Использование исправного оборудования может повысить продуктивность в несколько раз!

5. Незакрытый гештальт

Есть ли у вас задача, которая кочует в ежедневнике из недели в неделю? Это может быть что угодно, причем далеко не всегда касается работы. Пойти к зубному, сходить на почту и отправить закрывающие документы, переписать уже наконец коммерческое предложение... Эти задачи отнимают целую гору времени не в тот момент, когда вы их делаете, а в тот, когда вы откладываете их в очередной раз! Вы о них думаете, нервничаете, постоянно вспоминаете но... не делаете... Если знакомо - у меня есть удивительно простое решение! Нужно выделить целый день на закрытие одной такой задачи, даже если она очень маленькая. Целый день, чтобы просто сходить на почту :) И начните ее делать прямо как проснетесь! Вы удивитесь, что то количество энергии, которую вы потратили на откладывание - гораздо больше, чем потраченное на реализацию! А ведь подобные задачи активно убивают нашу продуктивность, потому что постоянно перетягивают на себя внимание.

6. Завал

Многих эта проблема затягивает в свои сети в самый неподходящий момент. Пишут клиенты, звонят со срочными задачами, пришло еще десяток новых клиентов одновременно и не знаешь, за что хвататься. Как итог - выпадение из реальности. Опускаются руки из-за того, что в голове уже все не удержать и сил хватает только на то, чтобы взять трубку и принять на себя еще один груз очередной срочной задачи. Такое время от времени бывает у всех но есть простой способ борьбы - планирование :)

Просто берете гугл календарь, ежедневник или любую систему тасков и записываете очередность, в котором будете работать. И если падает очередная задача - просто вписываете ее в план на будущее и всё. Это может показаться очень банальным советом, но такая тактика спасает абсолютно всегда! В такие моменты самое главное - концентрироваться на задаче и не думать обо всем сразу, тогда продуктивность сохранится до тех пор, пока все задачи не будут закрыты. Так же совсем недавно на спарке вышел пост с более детальным разбором этого пункта. Крайне рекомендую!

7. Непонимание

Вопрос «Что делать?» обычно не вызывает никаких проблем. Если вы знаете, что делать - это еще не значит, что вы будете это делать, ведь гораздо важнее ответить не на вопрос «Что», а на вопрос «Как». Ведь в большинстве случаев мы уже знаем, что нам нужно. Открыть бизнес, запустить проект, настроить рекламу, написать статью, составить коммерческое предложение, отслеживать эффективные рекламные каналы и т.д., но вот именно вопрос «как» - останавливает нас на пути к реализации задуманного.

Именно поэтому, если у вас возникла задача, которую вы постоянно откладываете в долгий ящик - задумайтесь, а понимаете ли вы, как эту задачу выполнить в полной мере? Даже простые вещи, типа тех же холодных звонков откладываются часто из-за того, что нет понимания, что именно сказать клиенту после «Здравствуйте». Именно эта причина заставляет людей до бесконечности задавать поисковикам вопросы «как открыть свой бизнес».

Многие думают, что главный выход из этого состояния - это учится. Но это далеко не всегда является правильным подходом. Чаще всего основным камнем преткновения становится отсутствие опыта. Именно поэтому, встретившись с такой задачей надо в первую очередь сделать хоть как-нибудь. Получить первый результат, даже если он будет полностью отрицательным. И вы очень быстро заметите, что задачи стали совершенно другими, намного более направленными на решение конкретных вопросов. И вот с этого момента можно уже изучать какие-то курсы, читать проф.литературу и т.д., чтобы улучшать полученный результат.

Вывод: есть большое количество убийц продуктивности и самое главное - научится их осознавать и бороться с ними. Просто попробуйте задуматься, сколько времени и денег вы тратите впустую! А еще лучше - посчитайте в минутах и часах, ведь с тем же примером, который был в начале статьи - экономия всего 10 минут времени в день - экономит вам ЦЕЛУЮ НЕДЕЛЮ ежегодно!

_____________________Если у вас есть какие-то дополнения к статье - рад буду любым комментариям!