Главное Свежее Вакансии   Проекты
Комментируемое:

Список ссылок временно недоступен
49 0 В избр. Сохранено
Авторизуйтесь
Вход с паролем

Встроенный таймшит в Битрикс24

В нынешнее время многие перешли на удаленную работу. Ловите свежий кейс, про разработку процесса внесения трудозатрат. Для внесения данных вам нужен только Битрикс24, доступ в интернет, немного времени, внимания и удобный интерфейс, разработанный компанией Соль.

Полезность Битрикс24, как в продажах, так и в любом другом виде бизнеса неоспорима. Инструмент настолько многогранен, что каждый находит для себя именно то, что необходимо и реально поможет в работе.

Часто, используя одно из средств, нам попросту не хватает его возможностей, или неудобен формат предоставления информации. Иногда проще и правильнее подстроить свои процессы под процессы Битрикс24.

А что делать, если ну никак не получается? Или функционала просто не хватает?

Недавно мы пришли на помощь к своему постоянному клиенту, который занимается проектной работой. Проектов много, сотрудников задействовано еще больше. Поэтому понятие учета трудозатрат знакомо не понаслышке.

От своевременно и корректно внесённых данных, зависит KPI сотрудников, а от него — премиальная часть и зарплата. На этих данных завязана промежуточная отчетность перед заказчиком и оплата услуг согласно плану. Да и попросту специалистов много, отслеживать каждого невозможно, а грузить их лишней работой по внесению отработанных часов в дополнительный источник учета нецелесообразно, возмущений не избежать.

В проектной деятельности компании используется «доверительный» подход. В конце рабочей недели сотрудники самостоятельно заполняют время, потраченное на задачи в рамках проекта. Изначально была идея использовать таймшит от Microsoft, но в итоге обсуждений, решили воспользоваться средствами Битрикс24. Портал клиента интегрирован с 1С:Документооборот и основной учет проектов находится именно в Битрикс24.

В рамках договора сопровождения, мы разработали модуль для коробочной версии, чем решили следующие моменты:

  1. Дали сотрудникам и руководителям проектов инструменты работы с учетом трудозатрат, которые традиционно используются при проектной работе
  2. Создали визуально и технически удобное пространство в Битрикс24 для занесения потраченных часов по заданиям
  3. Получили возможность формирования отчета в жизнеспособном виде как для внешнего клиента, так и для руководителя отдела
  4. Учли, что над одной задачей могут работать несколько сотрудников, и нужно разграничить трудозатраты по каждому
  5. Выбор различных периодов учета: понедельно, по дням
  6. Внесение дополнительных полей (поле комментарий) с отображением их в задаче

Стандартными средствами Битрикс24 учет трудозатрат происходил так: сотруднику нужно зайти в каждую задачу, над которой он работал, перейти на вкладку «Время», указать количество затраченных часов в определенный день. Это неудобно, долго, без визуального представления информации.

Сделали понятный, табличный механизм внесения трудозатрат. Как же заполнить данные?

В своем профиле сотрудник выбирает пункт «Учет времени», в фильтре находит проект, над которым работает. Открываются все задачи по выбранному проекту. Можно вносить!


Трудозатраты по задаче проекта «Альфа-проект»

Немного поясним процесс...

Все задачи на портале ведутся в рамках проектов. Создается группа, добавляются задачи, расставляются ответственные.

Выбирается период, за который нужно внести данные. Расчет времени идет в часах и минутах.

Отдельно вынесен сводный отчёт по отработанному времени по всем задачам. А в самой таблице автоматически суммируются трудозатраты по задачам в строках и дням — в столбцах.

Задачи клиент структурирует по этапам, например: этап 1, этап 2, этап 3.

В них подзадачами, располагаются задания, которые выполняются в рамках этого этапа.

Например: «Составление технического задания» или «Разработка концепта». С табличной части отчета есть возможность добавления подзадач. Или импортировать список задач из формата *xls, задачи добавятся в нужные этапы.


Внешний вид отчета трудозатрат

Задачи клиент структурирует по этапам, например: этап 1, этап 2, этап 3.

В них подзадачами, располагаются задания, которые выполняются в рамках этого этапа. Например: «Составление технического задания» или «Разработка концепта».

С табличной части отчета есть возможность добавления подзадач. Или импортировать список задач из формата *xls, задачи добавятся в нужные этапы.


Выгрузка отчета

В случае добавления в подзадачи еще нескольких задач (создана трехуровневая иерархия), появляются собственные трудозатраты (затраты по этапу) и трудозатраты подзадач (затраты по подэтапам). Ко всем ячейкам можно добавлять комментарии.

Полезные моменты:

  1. Трудозатраты с Битрикс24 выгружаются в 1С:Документооборот для расчета ЗП, построения премиальной части
  2. Отчеты. Мы дали возможность понедельно или за произвольный период получать отчеты. Отчёт выгружается в формате Excel. Файл отчёта содержит этапы, статус, крайний срок, по каждой задаче, сумму за период и по каждому дню. Такой файл можно смело отправить по почте клиенту. Потратить немного времени на «красоту» с фирменного бланка и распечатать документ для промежуточной встречи по проекту.


Интерфейс таймшита

В таймшите предусмотрена возможность фильтрации данных. Фильтровать можно по проектам, ответственным, статусу и названию задачи.

Колонка «Н/д», помогает не учитывать выбранные задачи в отчете, время не плюсуется к отработанному. Например, может быть нужным для скрытия некоторых задач от внешних клиентов.

В итоге, теперь сотруднику не нужно каждый день заносить по каждой задаче потраченное время, а можно раз в неделю увидеть весь фронт работ, адекватно отчитаться о проделанном и оценить свою эффективность.

Ждите следующих цикл кейсов по данному проекту. Мы будем держать вас в курсе разработки.

А если у вас остались вопросы или заинтересовало решение, обязательно обращайтесь к нам!

Больше кейсов и проектов можно найти БЛОГЕ

Бесплатный курс внедрения Битрикс24 ТУТ

Подписывайтесь на наш YouTube канал!

0
В избр. Сохранено
Авторизуйтесь
Вход с паролем
Комментарии
Первые Новые Популярные
Комментариев еще не оставлено
Выбрать файл
Блог проекта
Расскажите историю о создании или развитии проекта, поиске команды, проблемах и решениях
Написать
Личный блог
Продвигайте свои услуги или личный бренд через интересные кейсы и статьи
Написать

Spark использует cookie-файлы. С их помощью мы улучшаем работу нашего сайта и ваше взаимодействие с ним.