Как выстроить управление финансами в ИТ-компании — опыт CodeInside
Для читателей нашего блога Seeneco мы попросили финансового директора компании CodeInside – Елену Емелину - поделиться опытом управления финансами в ИТ-компании.
CodeInside – ИТ-разработчик с офисом в Пензе. Компания с 2009 года разрабатывает программное обеспечение для госструктур, коммерческих компаний в России и за рубежом. В 2017 году CodeInside закрепилась и в рейтинге международных IT-разработчиков Top Custom Software Development Companies.
Елена рассказала о том, как организован сейчас учет в их компании, и на какие вещи в управлении финансами нужно обратить внимание ИТ-предпринимателям.
Модели ценообразования в ИТ-проектах
Не секрет, что основной ресурс любой ИТ-компании – это люди. Именно их знания, умения и компетенции, выраженные в услугах для заказчиков, приносят деньги. Но это и основная статья затрат. Поэтому от того, как компания управляет этим ресурсом, и зависит ее денежный поток.
Наша компания работает по двум моделям проектного ценообразования – Fixed Price и Time&Materials. Первая модель – это традиционная модель проектной разработки, когда заказчик и менеджер проекта определяют в техзадании весь объем работ, согласовывают фиксированный бюджет и точные сроки реализации проекта. В Fixed Price (или Fixed Fee) клиенты оплачивают конечный результат, а исполнитель – время своих разработчиков. В этом случае, если программисты проведут больше времени за разработкой, а бюджет не изменится, то прибыль компании снижается. Поэтому тут много зависит от умения менеджеров оценить заранее трудозатраты. Хотя риски и форс-мажоры могут возникнуть в любом проекте.
Вторая модель – Time&Materials (T&M) – это оплата заказчиком фактически затраченных ресурсов – времени разработчика. Сейчас такая методика встречается все чаще и чаще, и все больше наших проектов переходит также на эту модель. Конечно, она несет гораздо меньше рисков для нас. Но и для заказчика имеет свои плюсы, когда высока степень неопределенности. Безусловно, что с заказчиком при этом важно определить предел рентабельности, чтобы были определенные рамки конечного бюджета.
Как для проектов с фиксированной ценой, так и проектов Time&Materials важно иметь систему учета, которая показывает, каков общий бюджет, сколько уже сделано, какое количество часов при этом потрачено.
Особенности проектного учета
В нашей компании несколько десятков разработчиков и одновременно несколько разных проектов. Один сотрудник не работает постоянно над одним проектом. Часть рабочего времени он уделяет одному проекту, часть – другому. Может в течение дня выполнять различные задачи для нескольких проектов. Кроме этого, проекты заканчиваются, появляются новые, кто-то из сотрудников уходит в отпуск, кого-то нанимают на работу.
Чтобы во всем этом потоке корректно рассчитать, сколько же конкретный проект стоит для компании, мы настроили выгрузку данных о временных затратах сотрудников на проекты из системы тайм- и таск-менеджера (мы используем сервис Assembla). Далее, на основе этих данных уже в Google-таблицах группируются и анализируются финансовые результаты. Сейчас мы собираем данные по факту, но движемся к тому, чтобы оценивать рентабельность в real-time: сколько сделано, сколько часов потрачено и каков общий бюджет, чтобы мы заранее видели, когда мы приближаемся к тому, что мы «потратили» весь бюджет проекта.
Оценка рентабельности проектов
Четкий учет и распределение времени по проектам дает возможность оценивать рентабельность проекта.
Расчет рентабельности мы строим на основе метода начислений – то есть на основе признания доходов и расходов проекта, - независимо от фактического времени поступлений и выплат денежных средств.
Проектный учет методом начисления позволяет разбивать денежные потоки по отдельным задачам. В итоге становится видно, сколько каждый заказчик заплатил и какую долю он нам приносит в общей выручке. Причем важен не сам валовый доход, а чистая прибыль от конкретного проекта. Миллионный бюджет, десятки программистов и множество задач в сухих цифрах могут обернуться мизерной прибылью.
Точки контроля и финансовые показатели
Раз в месяц мы в Codeinside – руководители, заместители, менеджеры – собираемся и для анализа финансовой ситуации по проектам и в целом по компании. Мы отслеживаем и обсуждаем ряд показателей:
- Себестоимость проектов: как выше уже сказали, мы вычисляем, сколько реально затрат мы понесли на реализацию проекта. При оплате по схеме Fix Price списываем эти траты из прибыли, а при Time&Materials можем переложить на оплату заказчиком.
- Количество продуктивного времени и потерь: финансовая эффективность складываются в нашей сфере из того, как расходуется время наших сотрудников, поэтому мы отслеживаем, как программисты отчитываются в системе учета. К примеру, если на проекты списано не 168 часов, а всего 130, пытаемся вычислить, что происходило в неучтенное время – решение внутренних задач, горящие хвосты, перекуры и кофе-брейки.
- Структура косвенных расходов: определяем, сколько денег потратили на аренду, развитие сотрудников, административный персонал и другие косвенные расходы.
- Чистая прогнозируемая прибыль от предлагаемых проектов: выбираем интересные заказы, обсуждаем бюджет, рассчитываем рентабельность.
- Планируемые расходы и поступления: анализируем прогноз денежного потока, сверяем платежный календарь, намечаем управление свободными средствами.
С такой информацией проще принимать управленческие решения. Это позволяет находить точки роста и повышать эффективность работы.
Планирование финансов
Источник информации для планирования – это договора с заказчиками (планируемые доходы и сроки выплат) и информация от менеджеров проектов какие трудозатраты и расходы ожидаются. Постоянные расходы, как правило, нам известны, по предыдущим периодам. Плюс мы закладываем некоторую дельту.
На основе этого строится прогноз движения денежных средств и платежный календарь, который позволяет управлять наличием денежных средств:
Поступления и расходования разносим на ближайшие месяцы так, чтобы не возникало кассовых разрывов, а временно свободные деньги были размещены на депозите.
Рекомендации для ИТ-компании
- Введите учет рабочего времени сотрудников: введите дисциплину распределять рабочее время по проектам, задачам. В этом вам могут помочь множество специальных инструментов и сервисов.
- Определите стоимость часа каждого программиста: для ориентира можно взять текущую зарплату сотрудника и данные о заработке аналогичных специалистов по рынку.
- Старайтесь эффективно распределять трудозатраты по проектам: на проект с небольшим бюджетом посадить сотрудника с невысокой стоимостью часа, чтобы заказ не выполнял тот специалист, который обходится работодателю дороже.
- Рассчитывайте себестоимость услуг и полную стоимость разработки: для этого учитывайте все расходы и сопутствующие траты отдельно по каждому проекту.
- Планируйте все денежные потоки и составляйте платежный календарь хотя бы на пару-тройку месяцев, чтобы избежать кассовых разрывов. В любой момент времени нужно понимать, какие суммы будут поступать в ближайшее время по действующим договорам и проектам, а также какие расходы предстоят компании.
Читайте больше на blog.seeneco.com
