Свой или чужой? Ищем бухгалтера для работы с маркетплейсами

Единственный штатный бухгалтер, из-за недостатка опыта работы в той или иной торговой нише, может просто не справится со всем тем объемом неожиданностей и нововведений, которые окружают продавцов маркетплейсов.

А еще штатная «Нина Ивановна» может в любой момент подвести вас к вопросу повышения заработной планы или выдаче премии.

Итого, мы предполагаем, что начинающий продавец маркетлейсов — слишком маленькая единица для того, чтобы обременять себя тратами на штатного бухгалтера и перегружать себя поисками такого сотрудника. Поиски в данном случае — вопрос очень сложный. Ведь нам нужен специалист, который не просто умеет вести бухгалтерский учет, но и разбирается в нюансах работы с интернет-магазина и маркетплейсами. Это далеко не тоже самое, что торговля в лотке на рынке или в торговом центре. На данном этапе мы говорим штатному сотруднику — нет.

Мама, я поел

Рассуждаем дальше. Мы понимаем, что наш бизнес только начинает развиваться и все процессы происходят у нас на глазах, контролируются и понимаются. Многие продавцы на первых этапах, буквально, перебирают, глазами каждую строчку с проданными на маркетплейсах товарами. Пока речь идет о сотнях товаров и нескольких сотнях продаж, все это спокойно анализируется и просматривается в ручном режиме. А значит мы можем попробовать вести бухгалтерию самостоятельно. Да и нет.

Если у вас есть опыт работы в торговле, а бизнес на маркетплейсах — далеко не ваш первый проект, возможно, вы можете вести учет сами. Если вы только начинаете свой путь в торговле, то видимая простота процесса может завести вас в яму уже на старте. Как? Давайте подумаем с какими вопросам продавец может столкнуться при выходе на маркетплейс.

Во-первых, продавцу может быть сложно выбрать верную системы налогообложения от которой в итоге зависит насколько опустеет ваш кошелёк после выплаты налога. Вот вы уже знаете, какая система выгоднее для вас — УСН 6% или 15%?

Во-вторых, даже если предприниматель уже работал в торговле, он может не знать что такое электронный документооборот (в офлайне и при работе с собственным интернет-магазином он может просто не пригодиться). Но без ЭДО наладить адекватное взаимоотношение с маркетплейсами не получится. Значит нужно разбираться с тем, как работают такие системы, как выбрать подходящую и что с ними делать дальше.

В-третьих, нужно четко понимать в какой момент фиксировать прибыль и от каких сумм считать итоговую выручку. Вы же понимаете, что торговля на маркетплейсе — это далеко не прямая продажа товара покупателю. Между вами всегда находится площадка, которая может выступать в роли агента или посредника, еще и окруженного всевозможными бонусными программами, баллами и акциями. Кажется, здесь не обойтись без поддержки со стороны. И если мы поняли, что штатный бухгалтер пока не наш выбор, значит нужно посмотреть в сторону аналогичных услуг на аутсорсинге. Раз мы торгуем в онлайне, давайте и бухгалтерию попробуем перетащить туда.

Плюсы удалёнки

Давайте перебирать по пальцам. Стоимость онлайн-бухгалтерии значительно ниже зарплаты штатного специалиста. Более того, онлайн-сервис можно подключить на короткий период — это проще, чем увольнять сотрудника, когда вы поняли, что способны на все сами или вам хочется чего-то новенького.

Онлайн-бухгалтерия позволяет получить доступ к базе данных откуда угодно, даже если вы воспользуетесь таким сервисом с телефона или планшета. Вы не привязаны к рабочему месту.

Не нужно постоянно следить за обновлениями законодательства — онлайн-сервисы делают это сами и напоминают пользователю, что теперь все работает немного иначе.

Наконец, онлайн-бухгалтерию можно тесто связать с онлайн-банкингом, тогда расчёты можно будет производить еще быстрее и проще. А еще есть варианты при которых такой сервис изначально предоставляется банком. Вроде как удобно.

Банк считает лучше всех

Один из самых простых на первый взгляд вариантов — выбрать сервис онлайн-бухгалтерии, который предлагает ваш банк. Если вы только регистрируетесь в качестве предпринимателя, то все равно будете открывать расчётный счет. Вместе с ним банк, наверняка, предложит вам и бухгалтерское сопровождение. Бесплатно или за символическую плату, поскольку после через него будут проходить все ваши транши. По сути, банку необходимо вам помогать, чтобы оставить за собой клиента с потенциально растущим бизнесом и он это делать будет.

Другое дело, что онлайн-банкинг, представляемый финансовыми организациями не обязательно вам подойдет. Если вы сами не сможете разобраться во всех тяготах и расчётах и вам потребуется совет специалиста, только онлайн-сервиса для оформления документов и передачи их в налоговую вам будет недостаточно. Но далеко не все банки cразу предложат вам дополнительную помощью личного бухгалтера — разбираться придется самим. А мы уже поняли, что вопросов при работе с маркетплейсами может возникнуть множество — не каждый бухгалтер сразу все поймет. Если вы захотите получить помощь от реального специалиста, придется переходить на новый тариф внутри такой онлайн-бухгалтерии. Конечно, он уже не будет бесплатным. Ниже пример с прайсом на услуги удаленного бухгалтера от «Сбербанка».

Еще один нюанс: разные банки предлагают бухгалтерскую помощью разным категориям предпринимателей. Например, банк «Точка» и «Альфа-Банк» работают только с ИП на упрощенке «Доходы». В остальном они вам не помощники. А если вы захотите разобраться в особенностях работы с ЭДО? Тут все еще сложнее — искать информацию придется самим. Во многом, бухгалтерская помощь от банка может показаться вам своеобразным костылем.

Отворачиваемся от банков

Итого, банковские сервисы не всегда могут протянуть руку помощи. Ищем ее в другом месте. Если просто ввести в поисковиках запрос «онлайн-бухгалтерия» вы получите выдачу из десятков предложений и сервисов. Среди них предложения банков и самостоятельные сервисы. Тут есть где разгуляться.

С одной стороны, сервисы онлайн-бухгалтерии создавались специально для тех предпринимателей, которые вообще не разбираются или не хотят разбираться в бухгалтерии. Они способы подготовить отчетность, просчитать налоги и правильно организовать процесс выставления счетов. Они постоянно актуализируют законодательную базу и способны напоминать о том, когда вам нужно внести в систему все необходимые данные, чтобы сделать всю остальную работу за вас. Но все зависит от возможностей выбранного тарифа. Если речь идет именно об онлайн-бухгалтерии, то заниматься заполнением и подачей документов придется самостоятельно. Если обращаться за частной помощью, то за услуги придется существенно доплатить.

Например, самый дешевый тарифный план онлайн-бухгалтерии «Мое дело» будет стоить предпринимателю около 900 рублей в месяц. За эти деньги он получит доступ к тысячам шаблонов документов, сможет оперативно вносить в систему все данные и агрегировать их, но лишь самостоятельно. Если вам потребуется помощь специалиста, то получить ее можно лишь на тарифе стоимостью от 4200 рублей в месяц. Да, это в десятки раз дешевле штатной единицы. Но так ли просто будет объяснить удаленному бухгалтеру ваши схемы взаимодействия с маркетплейсами и сможете ли вы оперативно улавливать с ним все изменения, которые торговые площадки так любят вносить в договоры? Ведь еще вчера вы платили 15% комиссии от продажи, а сегодня уже 5%. На чью совесть повесить все эти нюансы?

Поворачиваемся к продавцам

Логично предположить, что в особенностях общения с маркетплейсами лучше остальных разбираются сами продавцы. Те, кто раньше уже успел ошибиться в выборе системы налогообложения; научился отслеживать изменения в договоре раньше, чем они публикуются в официальных справках; работает с маркетплейсами здесь и сейчас.

Понятно, что сами продавцы напрямую не станут оказывать подобные услуги — у них есть свои заботы, напрямую связанных с их бизнесом. А вот что касается бухгалтеров, которые работали или работают напрямую с такими предпринимателями — это отличные помощники для начинающих свой бизнес на маркетплейсах. Если заняться поиском таких специалистов, то найти их можно. Остается разобраться насколько адекватны их предложения в срезе всего рынка. Обычно узкие специалисты стоят гораздо дороже. Опять же — да и нет.

Если посмотреть на сетку тарифных планов сервиса бухгалтерского сопровождения «SellerCat», можно увидеть, что стоимость услуг специализирующихся на маркетплейсах бухгалтеров не сильно отличается от предложений всех перечисленных выше сервисов. Но в чем тогда отличия и преимущества?

В отличии от сервисов онлайн-бухгалтерии, которые работают с вами уже в тот момент, когда вы сделали решительный шаг по выходу на маркетплейсы, «SellerCat» готов взяться за помощь продавцу с самого начала — от выбора подходящей системы налогообложения, регистрации юридического лица и открытия счета до подключения ЭДО и последующего контроля и ведения всех процессов на удаленке.

По сути, речь идет не об онлайн-системе, а о реальных людях — бухгалтерах, которые работают с вашим бизнесом удаленно и при этом не стоят бешеных денег. Почему? Потому что это целая команда специалистов, которая может вести несколько проектов без ущерба для вашего бизнеса и потому что такой удаленный бухгалтер ведет ваши дела именно в тот момент, когда это необходимо. То есть не получают гигантскую зарплату сидя на ставке, независимо от того насколько они загружены сегодня и завтра.

А еще мы помним, что традиционная бухгалтерия достаточно консервативна и даже дорогой штатный сотрудник может не всегда учитывать специфику работы в онлайн-ритейле. Например, порой достаточно сложно понять как именно стоит считать выручку (почитайте форумы профессиональных бухгалтеров — они завалены вопросами «что делать с отчетами о продажах на маркетплейсах?») — с тех денег, которые поступили от маркетплейса, либо же с общего оборота. Очевидно, что доверять эти вопросы нужно тем, кто уже работает с такими онлайн-площадками.

Чтобы потом не было мучительно больно

История сродни ремонту квартиры. Можно взять себя в руки и попробовать сделать все самостоятельно. Если вы где-то ошибетесь, то за отклеенные обои ругать будет некого, придется тратиться на покупку нового.

Можно обратиться к профессиональному дизайнеру — он поможет вам с выбором обоев, подскажет где их лучше закупить и сможет дать инструкцию как провести ремонт. Дальше вы все сделаете сами. Если что-то пойдет не так, вы сможете обижаться на дизайнера, но будете знать, что все ошибки вы все равно допустили самостоятельно.

А еще можно нанять бригаду ремонтников, которые давно преображают квартиры. Они сделают все быстро и красиво, но потом может оказаться, что именно поклейка обоев — их самое слабое место, потому что все предыдущие проекты были связаны с окрашиванием стен. За ошибку снова придется платить.

А вот если изначально разобраться в компетенциях специалиста и понять, что он даже спит в бумажных рулонах и знает все о том куда и как следует наносить клей — результат может оказаться удивительным. Вы не сэкономите, потому что оклейщику придется заплатить (вы же помните, что сами оклеили бы все бесплатно), но будете уверены, что в будущем вас не ждут новые непредвиденные траты.

Что скажете — клеим сами, приглашаем разнорабочих или соглашаемся с тем, что лучше специалиста (простите за повторение) специалиста не найти?