Главное Свежее Вакансии   Проекты
Продвинуть свой проект
😼
Выбор
редакции
844 0 В избр. Сохранено
Авторизуйтесь
Вход с паролем

Эффективная стратсессия: опыт Skyeng

Стратсессии - это и про планирование, и про честную обратную связь друг другу по итогам работы. Когда-то мы думали, что это ненужная трата времени и сил, но сейчас уверены, что это один из самых крутых способов синхронизироваться, вдохновиться и набрать скорость.

b_5ca5b40a5af22.jpg

Стратсессии и квартальные встречи в Skyeng - это и про планирование, и про честную обратную связь друг другу по итогам работы, и про то, чтобы просто провести время вместе. Когда-то мы думали, что это ненужная трата времени и сил, но сейчас уверены, что это один из самых крутых способов синхронизироваться, вдохновиться, почувствовать команду, набрать скорость и сверить карты перед важными этапами. Вита Барышникова, HR-директор компании Skyeng, рассказывает как организовать эффективную стратсессию.

Организация

Кого приглашать?

Мы собираем самых важных для конкретного вопроса сотрудников. Обычно получается 20 человек или меньше. Мы заранее объявляем тему, и инициатор стратсессии формирует первый вариант состава. Участники могут предложить пригласить кого-то еще, но финальное решение по составу остается за инициатором. Каждый участник должен быть в равной степени полезным в работе с конкретной темой и вовлеченным в процесс. Если одно из этих условий не выполнено, такой сотрудник будет сильно влиять на динамику и итоговый результат всей группы.

Где проводить?

b_5ca5b47e4b338.jpg

Чаще всего мы уезжаем из офиса. А если не уезжаем, к концу встречи решаем, что на следующую точно уедем. Почему такие сессии желательно проводить на нейтральной территории? Причин несколько:

  • правильный контекст. Офис – это рутина, как ни крути. Если мы хотим свежего взгляда, новых идей и погружения в стратегию, любое новое пространство подойдет больше, чем привычная обстановка.
  • правильная атмосфера. Стратсессия – это не только работа. Когда мы выезжаем куда-то, мы получаем возможность пообщаться, расслабиться, поиграть по вечерам в настольные игры, попеть песни под гитару. А это часто настолько же важно для скорости решения рабочих вопросов, как и понятные синхронизированные планы.
  • эффективность. В офисе у всех то и дело появляются неотложные встречи, звонки, вопросы, которые нужно решить. В переговорку заглядывают коллеги. В итоге все постоянно отвлекаются.

Поэтому я советую на время стратсессии уехать из офиса куда-нибудь на природу. Нам нравится жить не просто в отеле, а в домиках всем вместе –– там стихийно создается общее пространство, мы и работаем, и отдыхаем вместе. Наши любимые площадки в Подмосковье – Чехов API и Art Village.

Когда проводить?

У нас годовая стратсессия проходит в начале ноября, квартальные –– в начале или в конце каждого квартала. Стратсессии проектов или отделов –– перед запуском крупных проектов, по окончании важных этапов, при смене руководителя или стратегии. Главное – начать организацию минимум за месяц до мероприятия, а если вы делаете это в первый раз, то лучше за два.

Что взять с собой?

Не забудьте захватить стикеры (много стикеров!), флипчартные листы, маркеры всех цветов, бумагу и ручки, скотч всех размеров, красивые бейджи с хештегом мероприятия, даже если участники знают, как друг друга зовут. Возьмите все, что может потребоваться для перекусов между завтраком, обедом и ужином, обеспечьте в рабочем зале постоянный доступ к воде, кофе, чаю. И не забудьте памятные артефакты: толстовки, футболки или тематические стикеры.

Сценарий

Прежде чем садиться за сценарий, задайте себе несколько вопросов. Ответы на них – это уже половина сценария.

  • что должно измениться спустя 2-3 дня сессии? Распишите максимально конкретно свои ожидания.
  • какие артефакты у нас должны остаться? Это может быть конкретный продукт, результат работы, например, годовой план, новая миссия, заполненные карточки обратной связи друг для друга.
  • как мы поймем, что сессия прошла хорошо? Как мы это сможем измерить?

Чаще всего стратсессии проводят для синхронизации команды по планам, мотивации, вдохновения, желания эти планы реализовывать.

Примерный сценарий для этих целей может выглядеть так:

b_5ca5b5b79a297.jpg

Часть 1. Настройка (1 час)

Это одна из самых важных частей. От того, как её запустить, зависит практически вся сессия. На этом этапе мы:

  • создаём общий контекст: обозначаем цели и роли каждого участника и делим зоны ответственности. Задача участников – выработать план и прийти к поставленной цели за 2-3 дня, задача модератора –– создавать максимально эффективное пространство и фреймворки для работы, честно и открыто показывать участникам процессы в группе, задавать направление и удерживать фокус на цели.
  • вырабатываем правила: сама группа должна придумать, по каким правилам мы живём ближайшие дни стратсессии и презентовать их.
  • создаем позитивное восприятие команды и поднимаем уровень энергии. Вариант: разделиться на пары и в течение 1 минуты назвать 3 очень крутых качества в человеке напротив. Через минуту меняться парами и сделать 4-5 подходов. Подойдет для любого уровня группы.
  • собираем ожидания. Например, каждый пишет на стикерах свои ожидания от стратсессии. 1 стикер – 1 ожидание. Из этих листов собираем карту ожиданий и делим их по темам. К листу возвращаемся в самом конце и смотрим, что из этого получилось сделать.

Если вы профессиональный модератор, это азбука, но если вы руководитель, который сессии никогда не проводил, это пригодится.

Часть 2. Прошлое (3 часа)

Есть большой соблазн пропустить эту часть и перейти сразу к планам или обсуждению проектов, но так делать не стоит. Без общего поля в прошлом обсуждение настоящего и будущего будет в разы менее эффективным.

Для проведения этого этапа мы пользуемся двумя инструментами в зависимости от количества человек.

Первый: каждый рассказывает про итоги периода за 7-10 минут, выделяя основные успехи и неудачи. Причем неудачи – обязательная часть. Тут основная задача не похвастаться, а проанализировать период. После этого каждый участник пишет на трех стикерах разных цветов обратную связь для выступившего по трем пунктам: что из итогов работы выступающего было самым полезным для компании, что нужно начать делать в следующем периоде (у нас были варианты от “запустить новое направление бизнеса” до “начать больше открываться людям”) и третье - что нужно прекратить делать (“перестать заниматься новыми каналами маркетинга” или, например, “перестать сомневаться в себе”).

Эту обратную связь на стикерах мы клеем на лист участника, который он забирает себе. Участник сам потом решить, что внедрить, а что оставить, как есть. В конце каждого круга выступающий говорит, что для него было самым полезным, что точно возьмет в работу.

Второй: всё так же, но вместо выступлений мы делаем маленький письменный отчет по итогам. Группа с ним знакомится, задаёт вопросы и точно так же пишет обратную связь на трех стикерах.

Самое важная задача модератора на этом этапе –– сохранять осознанное и конструктивное общение.

Часть 3. Будущее (2 часа)

b_5ca5b8c93ccc7.jpg

Есть много инструментов для проектирования будущего, нам нравится вариант с ролевой расстановкой сил.

Мы делаем станции-листы с ролями: например, клиенты, сотрудники, акционеры и конкуренты. Роли часто меняем в зависимости от темы сессии. Это может быть и роль правового поля РФ, и партнера, и, например, роль нашей обучающей платформы. Все зависит от состава участников и специфики компании.

Мы делим людей на группы по количеству станций и предлагаем им провести на каждой станции 5-7 минут, отвечая на вопрос, что – с точки зрения их роли – происходит в идеальной ситуации. Так, например, “ученики” могут решить, что им хочется, чтобы была возможность самостоятельно менять расписание занятий на платформе, а “учителя” – что они хотят полностью автоматическую проверку эссе и домашних заданий. Главное – хорошо понимать свою роль и вжиться в нее. Все идеи группа записывает на стикерах и клеит на плакаты. Спустя 5-7 минут мы меняемся и каждая группа рассказывает, как она видит идеальное будущее для каждой роли.

Часть 4. Настоящее (4 часа)

После мы разбираем плакаты по группам и отделяем важное от нереальных желаний. Нереальное убираем, с важным начинаем работать.

На каждый стикер с идеальным видением мы добавляем стикер другого цвета на котором пишем реальную задачу или проект, который нужен, чтобы это видение сбылось. Например, для стикера от ученика “хочу сам менять расписание на платформе” мы добавим стикер “разработать в ЛК блок самостоятельной смены расписания”. Так для каждой идеи на каждом листе появляется конкретная задача для настоящего.

После каждый плакат с идеальным миром и конкретными задачами группы презентуют друг другу из своей роли и наступает самое интересное – карточки-задачи нужно разобрать, назначить ответственных и сформировать под них рабочие группы.

У нас рабочие группы формируются по компетенциям, логике и желанию участвовать в проекте. Дальше - составление конкретных роуд-мэпов по каждому проекту, распределение их на линии времени и презентация.

Часть 5. Закрытие и итоги

В этой части мы подводим итоги, делимся обратной связью по всем дням и проводим skythanx, о котором я скажу чуть ниже.

Мы вместе вспоминаем, что успели сделать за эти дни. Считается все – обсуждения, шутки, проекты и выводы. Дальше по кругу мы отвечаем на вопрос “Что для меня было самым полезным за эти дни?”. Важно, чтобы ответил каждый. Мы не задаем никаких вопросов и не вступаем в дискуссии, а просто принимаем каждое мнение.

В большинстве компаний на этом все и заканчивается, но у нас есть традиция, которую мы очень любим – skythanx. Каждый участник получает маленькие наклейки skythanx и в режиме хаоса подходит к любому участнику, говорит за что он благодарен ему в этой встрече и клеит наклейку на бейдж или ноутбук. Обычно это часть затягивается на 30-40 минут и на каждой встрече оценивается как самая эмоциональная и запоминающаяся.

Копилка идей

b_5ca5b900ad261.jpg

За годы проведения стратсессий у нас накопилась масса полезных идей и фишек –– не принципиальных, но очень полезных.

  • мёрч под мероприятие: футболки или толстовки с нашим фразочками из чатов или хэштегами. Или, например, носки.
  • один или два неформальных вечера. Никаких верёвочных курсов и тому подобных затей от ивент-компаний. У нас это обычно барбекю на свежем воздухе, любимые настольные игры или просто прогулка по лесу
  • разминки и мини-игры каждые 3 часа. Максимально заряжающие, в идеале –– придуманные специально, с учётом темы, в которой мы работаем. Например, однажды мы пилили CRM за 30 секунд.
  • модератор, который сам работает в компании. Это очень хорошо, только он должен быть достаточно профессиональным, чтобы перенаправлять или усиливать процессы в группе.
  • контролер. Мы всегда выбираем человека, который будет после сессии следить за тем, чтобы все договоренности были выполнены, все встречи состоялись. У нас он называется то ангелом, то полицейским.
  • закрытая территория. Ограничьте территорию, на которой вы будет проводить сессию, и повесьте правила сессии перед входом. Так вас ничто не будет отвлекать от процесса.

Вариантов проведения стратсессии – десятки. Единственно правильного способа организации не существует. Поэтому все, рассказанное выше – не инструкция по применению, а наш опыт, который может вам в чем-то пригодиться.

+1
В избр. Сохранено
Авторизуйтесь
Вход с паролем
Популярные за неделю
Показать следующие
Комментарии
Первые Новые Популярные
Комментариев еще не оставлено
Выбрать файл
Блог проекта
Расскажите историю о создании или развитии проекта, поиске команды, проблемах и решениях
Написать
Личный блог
Продвигайте свои услуги или личный бренд через интересные кейсы и статьи
Написать
Комментарии