Лучшие статьи и кейсы стартапов
Включить уведомления
Дадим сигнал, когда появится
что-то суперстоящее.
Спасибо, не надо
Вопросы Проекты Вакансии
Выставочная компания Smile-Expo
Рекомендуем
Продвинуть свой проект
Лучшие проекты за неделю
26
Отследить-посылку

Отследить-посылку

отследить-посылку.рф

25
Битрикс24

Битрикс24

www.bitrix24.ru

13
WebResidentTeam

WebResidentTeam

webresident.agency

12
Логомашина

Логомашина

logomachine.ru

12
Devicerra

Devicerra

devicerra.com

11
Reader

Reader

Интернет-журнал о современных технологиях.

9
ADN Digital Studio

ADN Digital Studio

adn.agency

9
Aword

Aword

Приложение для изучения английских слов

9
GIFTD

GIFTD

giftd.tech

8
Eczo.bike

Eczo.bike

www.eczo.bike

Показать следующие
Рейтинг проектов
Подписывайтесь на Спарк в Facebook

​8 важных дел, которые следует сделать после проведения мероприятия

246 1 В избранное Сохранено
Авторизуйтесь
Вход с паролем
После месяцев напряженной работы и подготовки ваше мероприятие закончилась. С уходом последнего посетителя вы наконец-то можете расслабиться. Правильно? Неправильно!

Работа организатора мероприятий не заканчивается после того, как все покинули локацию. На самом деле постпериод - важная часть жизненного цикла мероприятия. В этой статье мы рассмотрим только некоторые из наиболее важных заданий, которые следует выполнить после завершения события.

b_561ce124339b1.jpg

Завершение мероприятия настолько же важно, как и его начало. Это время, когда нужно собрать отзывы, оценить то, что сработало, определить окупаемость инвестиций и создать ажиотаж вокруг события в следующем году.

После адреналина и возбуждения, полученного от самого события, внимательность к деталям пост-ивента может быть утомительной, и если вы тщательно не проделаете всю необходимую работу, то она может затянуться на недели и даже месяцы.

С целью предотвращения такой ситуации важно спланировать всю деятельность до деталей. Вот некоторые из наиболее важных задач, которые необходимо закрыть после проведения мероприятия, а также предложения того, как спланировать успешное и безболезненное завершение ивента.

1. Благодарность

Каждый любит, когда его благодарят. Благодарственные письма - отличный способ отметить всех, кто принимал участие в мероприятии.

Лучшая благодарность - персонализированная. Чем больше мыслей и усилий вы вкладываете, тем лучше отдача. Письмо по электронной почте - это хорошо, но открытка способна произвести более глубокое впечатление. Добавьте личную записку или фотографию, и вы попадете в яблочко.

Убедитесь, что не забыли поблагодарить своих сотрудников, волонтеров, спикеров, поставщиков и участников. Это огромное количество людей, и, безусловно, сбор контактной информации может оказаться самой утомительной частью этой задачи. Заранее установите хорошую базу данных (с помощью системы регистрации или CRM), тогда вы с легкостью сможете экспортировать всю необходимую информацию.

Вы также можете использовать инструменты системы маркетинга и социальных сетей, чтобы засыпать своих посетителей благодарностями. Плюс - их можно установить до начала вашего мероприятия.

2. Отзывы

Обратная связь крайне важна, если вы планируете снова проводить мероприятие и/или если хотите продемонстрировать, что вы достигли своих целей.

Большинство посетителей с удовольствием делятся своими впечатлениями от мероприятия, используя бумажные или онлайн-ресурсы. Часто лучше всего собрать отзывы отдельных спикеров сразу после их выступления, когда эмоции еще не остыли.

Хотя структурированные отзывы важны, большое значение имеет обратная связь, предоставленная по собственной инициативе. Социальные сети позволяют легко подключиться к онлайн-разговорам посетителей о вашем мероприятии. Настройте мониторинг социальных сетей, чтобы вы могли отслеживать отзывы по мере их поступления.

3. Социальные сети

оциальные сети, как правило, ориентированы на период «до» и «во время» мероприятия. Онлайн-информирование достигает своего пика во время события, а после окончания ивента резко прекращается.

Если ваше мероприятие прошло успешно, то у людей найдется чем поделиться. Социальные сети подойдут для этих целей наилучшим образом. Вовлеченность посетителей после мероприятия поможет вам сформировать свою аудиторию на следующий год.

Один из лучших способов получить вовлеченность - поделиться контентом с мероприятия. Вероятно, у вас будет множество контента для этих целей. Тем не менее, процесс создания и размещения такого контента может показаться устрашающим.

У вас могут быть тонны сырых видеозаписей, фотографий и слайдов в PowerPoint, но до тех пор, пока это неорганизованная масса, такой контент бесполезен. Иногда процесс организации и обработки контента занимает так много времени, что информация может утратить свою актуальность. Курирование контента необходимо так же тщательно планировать, как и его сбор. Найдите людей, которые выберут и отредактируют лучший контент, выделяя основные моменты.

Организуйте своих контент-менеджеров заблаговременно до проведения мероприятия. Роботу над сырым контентом необходимо начинать уже на самом мероприятии и в течение недели или двух после, чтобы можно было разместить лучший контент, пока он еще свежий и актуальный.

4. Балансирование бюджета

Пришло время для подсчетов! Только когда вы сбалансируете свой бюджет, можно будет узнать, нашли ли вы Святой Грааль - есть ли положительный возврат по инвестициям. Хотя не все события направлены на заработок денег, важно хотя бы не остаться в минусе.

Цифры не лгут, и, возможно, на них тяжело смотреть, но это необходимо сделать, особенно если вы не достигли своих целей. Цифры смогут вам сказать, где ваши пробелы, и как улучшиться.

Возможно, вам не удалось достичь запланированного количества регистраций или продать достаточное количество спонсорских пакетов. Возможно, были неожиданные расходы, которые вы не внесли в бюджет. Рассмотрите все цифры, чтобы понять, что сработало, а где вы можете улучшиться в следующий раз.

5. Отчетность

Когда дым рассеялся, цифры подсчитаны, а отклики собраны, пришло время выслушать отчеты команды. Сделайте это как можно скорее после мероприятия, пока информация еще свежая. Существует три направления отчетности:

1) оцените, достигло ли ваше мероприятие указанных целей;

2) оцените, что получилось, а что необходимо улучшить для мероприятия в следующем году;

3) представьте команде данные о том что, сработало / не сработало, и поделитесь планами на следующее мероприятие.

Во время подведения итогов оцените успех вашего мероприятия согласно вашим заявленным целям. Вы достигли поставленных целей? Откуда вы это знаете? Если все прошло успешно, какие ключевые ингредиенты вашего успеха? Если вы не оправдали надежд, что нужно сделать по-другому в следующий раз?

Используйте подведение итогов, чтобы отпраздновать победу и найти направления для усовершенствования. Важно сделать это таким образом, чтобы ваша команда осталась с чувством того, что все в ее руках. Ошибки случаются, и лучшие организаторы те, которые учатся на этих ошибках и двигаются дальше.

6. Обновление веб-сайта

Очень грустно посещать сайты событий, информация на которых устарела. Ваш сайт является основным маркетинговым инструментом для будущих событий и маяком для всего мира о том, каким великолепным было ваше мероприятие.

Планируйте обновления веб-сайта как можно скорее после того, как завершилось событие. К обновлениям можно отнести основные моменты мероприятия и лучший контент. Кроме того, никогда не бывает слишком рано, чтобы разместить информацию о следующем мероприятии, даже если это просто объявление о дате его проведения.

7. Обзор технологий

Оборудование для проведения мероприятий постоянно меняется, поэтому важно перевести дыхание после события и провести опрос касательно того, оправдало ли программное обеспечение ваши цели и ожидания.

Потратьте время, чтобы пересмотреть работу всего вашего оборудования и опросить сотрудников, которые его использовали. Выясните, с какими проблемами они сталкивались, сколько времени это отняло, получили ли они хорошую поддержку клиентов и в конечном итоге, действительно ли программное обеспечение работает, а если нет, то почему.

Позвоните своим поставщикам, чтобы проинформировать их, что работало, а что нет, и выяснить, что они могут сделать, чтобы решить проблему в следующем году. Если они не могут ее решить, чтобы удовлетворить ваши запросы, то пришло время начать поиск других поставщиков технологий.

8. Отдых

Организация и проведение мероприятия - своего рода марафон, после окончания которого вам необходимо время, чтобы отдохнуть и быть готовым к следующему.

Наша жизнь очень насыщена делами, и если не спланировать время на отдых, то его и не будет. Планируйте время отдыха так же тщательно, как вы планируете свои мероприятия, бронируйте свои выходные заранее. Идеально, чтобы это была целая неделя или длинные выходные.

Если вы организовываете мероприятие в другом городе или стране, останьтесь там дополнительно на несколько дней, чтобы насладиться местом. Многие организаторы игнорируют этот совет и в конечном итоге, путешествуя по миру, они не бывают дальше аэропорта и конференц-центра. Вы работаете действительно тяжело, поэтому убедитесь, что вы наслаждаетесь плодами своего труда.

Похвалите себя и отметьте еще одно успешное мероприятие, прежде чем с нетерпением ждать следующего года или приближающегося следующего проекта...

Вывод

У нас есть уникальная возможность создавать сообщества мероприятий, которые поддерживают вовлеченность еще долго после окончания самого события. Это означает, что мероприятие на самом деле никогда не заканчивается, а является всего лишь трамплином для следующего.

Наши действия после события имеют очень большое значение. Вовлеченность, обмен, обратная связь и оценка связывают нас с нашей аудиторией, предоставляя информацию, необходимую для улучшения в будущем.

Мы должны планировать нашу деятельность после мероприятий вдумчиво и осторожно, так, как и подготовку к самому событию, чтобы максимально использовать эту возможность для построения аудитории и развития мероприятий.

+1
Добавить в избранное Сохранено
Авторизуйтесь
Вход с паролем
Первые Новые Популярные
GreenRed brand studio
разработка логотипа за 99$
Выбрать файл
Читайте далее
Загружаем…
Блог проекта
Расскажите историю о создании или развитии проекта, поиске команды, проблемах и решениях
Написать
Личный блог
Продвигайте свои услуги или личный бренд через интересные кейсы и статьи
Написать