Главное Свежее Вакансии Образование
Выбор редакции:
249 3 В избр. Сохранено
Авторизуйтесь
Вход с паролем

Кейс от TEO- Technology : разработка программы для управления проектами

Как мы автоматизировали собственные бизнес-процессы, какие проблемы заставили нас сделать этот шаг и каких результатов нам удалось добиться в итоге, читайте в нашем кейсе.

Если вы разрабатываете программное обеспечение или создаете сайты, то проблема управления не может быть вам незнакома. Особенно, если большинство ваших сотрудников фрилансеры, которые работают удаленно.

b_5a61a30d33209.jpg

Контролировать исполнение отдельных спринтов и задач, вести переговоры с клиентами, отслеживать результаты каждого программиста – вот неполный перечень рабочих процессов, которые отнимают рабочее время ваших менеджеров. Можно ли их упростить?

Да, если автоматизировать процесс создания проектов. Приведем пример такой автоматизации в собственной фирме. Месяц назад мы сделали проект для собственной фирмы - Control Project. Однако уверены, что он может помочь многим руководителям, которые испытывают трудности с контролем сотрудников.

Что послужило причиной разработки Control Project

Мы создаем IT - решения с 2011 года. Помимо штатных менеджеров, в команде работают удаленные сотрудники – программисты и аналитики.

  • в процессе работы менеджерам приходилось постоянно созваниваться с программистами и клиентами для уточнения деталей и внесения правок. Некоторых сотрудников приходилось обзванивать по несколько раз, чтобы сверить сроки исполнения. Требовалось решение для сокращения корпоративных и деловых переговоров.
  • многие проекты сдавались не вовремя. Мне, как руководителю, было очень неприятно получать негативные отзывы от заказчиков;
  • я ежедневно держал в голове более 10 проектов, а мелких задач было еще больше. Случалось, что я не мог заснуть, обдумывая тот или иной заказ.

Я понимал, что давно пора автоматизировать рабочие процессы и найти решение для более легкого и грамотного контроля над программистами.

Разработка технического задания

В результате планирования мы разработали техническое задание. Будущая программа должна была оптимизировать следующие рабочие процессы:

  • создание и редактирование проектов;
  • назначение ответственных программистов и последующий контроль эффективности их работы;
  • возможность просмотра и внесения комментариев по заказам от клиентов;
  • контроль над ошибками и их своевременное исправление;
  • четкое делегирование задач и ответственности;
  • предоставление заказчикам доступа к проектам;
  • выставление приоритетов по каждому заказу;
  • уведомление сотрудников о новых задачах, комментариях, исправлениях.

Требовался инструмент для редактирования информации в режиме рабочего времени. Каждый программист, войдя в систему, должен был видеть свои текущие задачи и сроки для их реализации.

Что стало результатом индивидуальной разработки

Разработка программы длилась 3 месяца. Мы создали 5 основных модулей, рассчитанных на 5 типов пользователей – администратора, менеджеров, аналитика проекта, программистов и клиентов.

b_5a61a343eee0a.jpg

Функционал программы позволил нашим менеджерам:

  • редактировать общую информацию по проекту (сменить программиста, приоритет заказа, изменить этапы выполнения работ);
  • вводить дополнительные параметры (добавлять новый функционал, изменять сроки сдачи заказа;
  • оставлять комментарии к проекту;
  • регистрировать новых пользователей системы;
  • делить сложные проекты на этапы (спринты и задачи);
  • разделять доступ к каждому спринту и этапу;
  • отслеживать сроки их исполнения.

В системе действует четкая иерархия: я назначаю ответственных за заказы менеджеров, и даю доступ клиентам, делая их наблюдателями. Менеджеры распределяют проекты между программистами. Каждый пользователь и заказчик может просматривать только свой проект.

Какие модули были созданы нашими программистами

Программа рассчитана на неограниченное количество пользователей и проектов.

  • 1)Рабочий стол - информационная панель, которая отображает количество находящихся в работе проектов, отдельных задач и рейтинг.

b_5a61a35d94086.jpg

Теперь мне несложно отследить выполнение проектов и задач, проанализировать, какое количество времени было потрачено на заказ. Зайдя в модуль «Проекты», пользователи могут посмотреть, на сколько процентов выполнены интересующие их проекты.

Авторизованные пользователи видят на рабочем столе комментарии от клиентов, а также свои текущие задачи – доработать проект, исправить ошибки.

2)Доска проекта

b_5a61a3aec984a.jpg

Модуль был создан для создания и хранения проектов. Создавая новую доску, менеджер может выбрать клиента, ответственного программиста, прописать название и статус проекта.

3)Задачи

b_5a61a3be87601.jpg

Секция необходима для создания отдельных спринтов и задач по заказу, обозначения их приоритетности и срочности, выставления сроков выполнения и добавления комментариев от клиента.

Как администратор системы я могу:

  • выделять наиболее приоритетные и срочные задачи, редактировать их в любое время;
  • обозначать их различными цветами для удобного поиска;
  • разделять задачи на более детальные этапы;
  • ставить задачи сотрудникам;
  • проверять сроки исполнения отдельных этапов;
  • информировать программиста о необходимости доработки проекта.

К задаче можно прикреплять документы и фотографии. Клиенты агентства оставляют в системе комментарии, делают правки, указывают на ошибки, добавляют новые цели.

  • 4) Пользователи позволяет регистрировать в системе новых пользователей и распределять между ними права доступа. Любую информацию легко отредактировать или удалить.

b_5a61a3cc911ad.jpg

Для быстрой связи с исполнителями мы интегрировали программу с чат - ботом в Телеграмм. При любых изменениях по заказу (создании нового проекта, создании новой задачи, появлении комментарии от клиента, необходимости доработок) программисты получают уведомления в Телеграмм - канале от менеджеров.

  • 5)Настройки содержат справочную информацию, необходимую для быстрой работы в системе.

b_5a61a3dc6dede.jpg

В процессе использования мы постоянно дорабатываем и улучшаем систему – создаем новые функции, улучшаем дизайн, вносим корректировки.

Результаты от внедрения CRM – программы

Мы пользуемся программой уже месяц. За это время в программу внесено более 16 проектов и свыше 140 задач. В результате я выделил несколько положительных аспектов от автоматизации своего бизнеса:

  • повысился уровень контроля над исполнением работы, число просроченных заказов сократилось в 3 раза;
  • отпала необходимость в создании письменных отчетов для клиентов, теперь заказчики сами контролируют процесс разработки;
  • анализ сроков выполнения заказов позволил менеджерам планировать деятельность агентства и распределять работу на несколько недель вперед;
  • мне не нужно постоянно думать о работе и вспоминать, какие срочные задачи нужно решить – вся информация хранится на рабочем столе системы.

Наша система подойдет не только разработчикам программного обеспечения, но и другим фирмам, которые выполняют сложные проекты и хотят контролировать их исполнение (маркетинговым агентствам, веб – студиям, стартаперам).

0
В избр. Сохранено
Авторизуйтесь
Вход с паролем
Комментарии
Дмитрий Маунберг
Довольно привлекательно)
Ответить
Артём Малышев
А в чем отличие от битрикс24 и amocrm и тем более готовых скриптов?
Таких crm куча, даже с выставлением автоматически счетов и проверкой поступления денег на счёт и это капля в море их функционала
Ответить
Куманова Екатерина
Создавая программу, разработчик не стремился охватить функционал конкурентов, проект создавался лишь под управление проектами. Битрикс больше корпоративный портал, чем CRM.
Наши основные отличия:
1) AMO CRM и Битрикс заточены под продажи, наш продукт узкоспециализированный и связан с разработкой IT-продуктов;
2) у нас небольшая фиксированная стоимость - фирме не надо каждый месяц оплачивать доступ к продукту, плюс нет ограничений по числу пользователей и проектов (в той же AMO идет оплата за каждого пользователя). Я не говорю, что у конкурентов нет коробки, но она намного дороже - у Битрикса 59000рублей, у нас 6000;
3) у нас простой и понятный функционал, который не перегружен дополнительными разделами и функциями (пользователи не будут отвлекаться на соцсети, чаты общения) + не надо проходить специальное обучение перед использованием (достаточно изучить иснтрукцию к продукту);
4) техподдежка отвечает в течение 1 дня (сравнивала много программ, перечитала кучу форумов и отзывов - многие пользователи того же Битрикса жалуются на несвоевременную техподдержку);
5) по желанию клиента мы можем в любое время внести в программу корректировки, дополнения, настроить систему под бизнес-процессы клиента.
Ответить
Выбрать файл
Блог проекта
Расскажите историю о создании или развитии проекта, поиске команды, проблемах и решениях
Написать
Личный блог
Продвигайте свои услуги или личный бренд через интересные кейсы и статьи
Написать

Spark использует cookie-файлы. С их помощью мы улучшаем работу нашего сайта и ваше взаимодействие с ним.