«Просыпалась от ужаса»: как HR-консультант создала студию подарков

Жила как в тумане

Мы занимаемся производством подарков и сувенирной продукции небольшими тиражами. До того, как открыть студию подарков, я почти 10 лет работала в HR – занималась наймом персонала в России, в Дании и в Израиле в компании Intel и Mars. 6 лет была HR-консультантом в области систем управления талантами, оценки и мотивации персонала. Мне тогда казалось, что я все понимаю про людей, процессы и бизнес эффективность. Помню, как я тщеславно относилась к руководителям, которые мучительно не могут выбрать себе сотрудников или построить команду. Как же я удивилась, когда обнаружила, что сама не могу найти и выбрать себе сотрудников, и как сложно организовать их работу.

Несмотря на то, что у меня был небольшой предпринимательский опыт до, создание студии подарков оказалось очень трудоемкой задачей. Первые 3 месяца прошли как в тумане. Было непонятно, что делать, как делать, кому продавать, откуда брать клиентов. Казалось, что никогда не смогу получить заказы, а уж если получу, то точно их не выполню.

В какой-то момент я увидела, что окончательно измучила и себя и семью этими метаниями, села и за пару часов нарисовала рабочую модель. Сейчас я могу точно сказать, что не важно, какую базовую схему использовать на старте. Главное: начать и чутко следить за реакцией и поведением клиентов, статистикой заказов. Сам рынок будет оттачивать вашу бизнес модель.

Изначально я планировала заниматься производством VIP настольных игр: "Калах", "Го", "3D крестики-нолики". Первоначальные инвестиции составили примерно 400 тысяч рублей. Я успела сделать первую партию образцов и тут же ее продать, начать разработку сайта. Но в процессе работы стало понятно, что моя сильная сторона – это хороший вкус и любовь к искусству. И я постепенно перешла на производство подарков про балет, живопись, архитектуру. Пришлось заново готовить каталог, сайт, заказывать образцы продукции. В целом, вложения составили не больше 650 тысяч рублей. Деньги взяла из своих предыдущих запасов, заемные средства не привлекала.

Все вложения окупились за первый год. Но сейчас я понимаю, что можно было действовать намного более эффективно и тратить меньше. Но это и есть тот самый ценный предпринимательский опыт. За первый год сформировался пул «наших» клиентов с запросом на премиальные, качественные подарки про искусство и литературу. В основном приходили по рекомендациям или через круг знакомых.

Например, совместно с БКС Банком под Новый год мы сделали уникальный проект – печать лимитированной серии романа «Цари» с автографом автора Эдварда Радзинского (книга посвящена реформам в экономике Российской Империи в период царствования Александра II «Освободителя»). А для крупного фонда делали потрясающие сладкие «Дягилевские наборы», оформленные иллюстрациями (Серов, Бакст, Рерих) к известнейшим балетам Сергея Дягилева «Русские сезоны».

Круглосуточная работа

Вторым большим открытием для меня стало ощущение ответственности. Совершенно невозможно сравнить самую сложную работу в найме с открытием своего бизнеса. Ощущение риска практически «бегает» по коже, когда вкладываешь свои собственные деньги, и нет никакой гарантии, что они к тебе вернутся.

В итоге первый год я работала почти круглосуточно, могла легко отправлять рабочие письма в 3 ночи, делать презентации в выходные. Регулярно просыпалась от ужаса, что мы забыли заказать материалы для подарков или заказали не то (шла к ноутбуку, проверяла систему, успокаивалась и возвращалась обратно спать). Нагрузка довольно сильно влияла на семью, я постоянно стимулировала себя, а заодно и родных, работать интенсивнее и больше, настаивала на посещении бизнес тренинга или чтении деловой литературы вместо романтического ужина или кино. Помню, как было страшно уехать в отпуск и ослабить контроль. Сейчас ситуация стабилизировалась, и я могу позволить себе иногда выключаться из процесса.

Доверяйте своему страху!

Бизнес научил меня верить своим чувствам. Мы привыкли считать, что страх - это что-то нехорошее. Со страхами надо бороться, их искоренять. Тем временем страх - это эмоционально окрашенное состояние, сопровождающие ситуации с высокими рисками. Наш собственный мозг подсказывает, что в этой ситуации необходимо лучше анализировать возможные риски и варианты действий.

Например, в поиске офиса мы пересмотрели очень много вариантов. И, несмотря на то, что формальные параметры были соблюдены, я никак не могла определиться. Моя коллега, отвечавшая за поиск офиса, очень расстраивалась, что я тяну с решением и постоянно докапываюсь до незначительных вопросов. Но я продолжала слышать внутри мучительное чувство тревоги. Время поджимало, и я решила пойти наперекор ощущениям, подписать договор с арендодателем. И тут начали вскрываться неприятные подробности: нужные нам параметры офиса в договоре не указывались, многие формулировки противоречили закону, арендодатель системно использовал лазейки в договоре для своей выгоды, не возвращал залог, выставлял колоссальные штрафы за мелкие нарушения и т.д. Мы нашли в интернете огромное количество отзывов бывших арендаторов с похожими историями. Оказалось, что бизнес центр использовал мошеннические схемы, чтобы выживать арендаторов.

Стало понятно, что мой страх очень помог нашей неопытности. После этого мы стали внимательнее изучать предложения по аренде, говорить с потенциальными соседями, собирать отзывы, уточнять правила внутреннего распорядка и очень внимательно прислушиваться к собственным ощущениям. И довольно быстро нашли офис, в котором сердце был спокойно.

Все в последний момент

Как только пошли заказы, мы столкнулись со следующей проблемой: к нам обращались в последний момент, и мы были вынуждены производить подарки в сверхсрочном режиме. В рамках одного из таких заказов мы планировали отправить клиенту 200 наборов с баночками меда. Выбрали очень достойного поставщика меда, известного на рынке своей продукцией. Но времени на подписание договора уже не было, поэтому на словах согласовали сроки, объемы заказа и стали ждать. Но, к сожалению, в оговоренную дату банки не приехали, застряв на складе, а поставщик был занят и не стал помогать. В итоге нам пришлось буквально за сутки до сдачи проекта вызволять банки со склада, судорожно собирать наборы и паковать их. Тут выяснилось, что производитель изменил форму банок, и они не совсем влезали в наши коробки. К тому же, часть банок была с неверными этикетками. Благодаря усилиям команды, нам чудом удалось отдать заказ в срок клиенту, но я отчетливо помню, как у меня дергался глаз, пока мы отгружали коробки.

Производители хотели нас кинуть

После этой истории мы научились планировать сроки производства с запасом и подписывать договора, но и тут было не все так просто. Заказ на изготовление шелковых масок для сна мы отдали крупной фабрике с внушительным портфолио. Ничто не предвещало проблемы. Договор был подписан, ТЗ утверждено. В течение всего срока производства фабрика уверяла, что процесс идет, маски делаются, и вот уже через пару часов они смогут сфотографировать нам образец. Но время шло, фотографии не было, обещания повторялись.

В итоге к обещанному сроку ничего не было готово. Я приехала на фабрику и выяснила, что заказ завис и потребуется не менее 3 дополнительных недель на производство. Естественно, я потребовала сжать сроки и сфокусироваться на изготовлении масок. Однако, обнаружила, что в согласованном ТЗ производитель намеренно удалил информацию про сроки, внесенную нами. А я, подписывая документ, не заметила этого изменения. Получалось, что фабрика имеет полное право сдать заказ позже. Мало того, юрист со стороны фабрики пугал, что у них вся документация в идеальном порядке, и мы никогда не сможем выиграть суд, не стоит и пытаться.

Так как в этот момент мы в срочном порядке занимались вопросом производства масок, чтобы отдать их клиенту вовремя, то времени на юридические споры не было.

В итоге моя подруга, корпоративный юрист, вмешалась в ситуацию, просмотрела заново документы и нашла в переписке и сопроводительных документах указание про срок производства. Она подготовила официальную претензию, направила документы в суд и руководству фабрики. В итоге производитель пошел нам на встречу - согласовал неустойку, вернул денежные средства. Мы подписали досудебное соглашение.

Кстати, клиент получил заказ в срок и остался доволен результатом, история закончилась хорошо во всех смыслах. А мы нашли нового производителя текстиля для будущих проектов.

Ищите «своих» людей

После стольких лет работы HR-ом я столкнулась с неожиданной проблемой: было непонятно, откуда брать сотрудников. Если ты умеешь привлекать сотрудников для больших известных организаций, это совершенно не значит, что ты сможешь найти супермотивированных экспертов за небольшие деньги в малый бизнес. Сначала я пыталась делать работу одна, но было очевидно, что для развития бизнеса мне нужна команда. Поэтому я постаралась найти тех, кто хочет работать в стартапе.

Таких оказалось немного. Потом я попробовала найти тех, кто готов работать за зарплату. Поток кандидатов увеличился, но теперь они хотели в два, а то и в три раза больше денег, чем я могла себе позволить. В этот момент нашелся менеджер проектов – мужчина с серьезным проектным опытом и внушительным списком достижений. Однако, уже скоро стало понятно, что вся эта мощь не соответствует реальности.

Он был не готов активно вовлекаться в работу, брать на себя сложные задачи и самостоятельно их решать. Зато он был готов давать советы и руководить другими, как только мы их наймем. С ним пришлось расстаться.

В итоге я поняла, что единственный способ найти «своих» людей - это найти единомышленников. Тех, кто обожает придумывать и готовить подарки, увлекается дизайном, рисунком и оформительской работой. Я стала везде рассказывать про нашу студию и открытые вакансии. Совершенно неожиданно на бизнес-тренинге ко мне подошла девушка и сказала, что хочет работать в подарках. Она оказалась бывшим журналистом и заядлым театралом. Так у нас появился первый сотрудник и театральная подарочная серия. За ней пришел наш операционный директор, девушка с железным характером и большим опытом работы в строительстве и дизайне. Она помогла найти офис, выстроить процесс производства заказов, эффективно управлять поставщиками.

С приходом людей работа начала структурироваться, у каждого появилась своя зона ответственности, многие технические задачи ребята взяли на себя. Я, наконец, смогла сфокусироваться на развитии клиентов и разработке каталога подарков.

К сожалению, не могу раскрыть цифры оборота: у нас подписаны документы о неразглашении публичной информации (у нас 3 госзаказчика). Но я, конечно, не довольна финансовыми показателями. В этом году поставила план вырасти в 2 раза по сравнению с прошлым годом. По маржинальности мы пока не достигли своих показателей, оставаясь в районе 25%, поэтому до конца года будем работать над этим.