Главное Свежее Вакансии   Проекты
Комментируемое:
138 0 В избр. Сохранено
Авторизуйтесь
Вход с паролем

Изменения в IT после пандемии – аутсорсинг офисной печати

Когда коронакризис закончится, многие компании вернутся к «традиционной» работе в офисе. И даже если многие бизнес-процессы вновь пойдут по прежней траектории, сейчас самое время подумать об изменениях, с которыми работа после карантина станет удобнее и эффективнее.

Аутсорсинг процессов в бизнесе — это, конечно, не нововведение. Печать на аутсорс передают давно — так поступают в банках, на заводах, в ритейле, да и в небольших компаниях тоже: мы в Офис партнере предоставляем услуги аутсорсинга офисной печати не только для гигантов в различных отраслях, но и для продуктовых стартапов, консалтинговых агентств, образовательных организаций и даже бизнес-тренеров.


Фото: HP

Тем не менее, многие компании по-прежнему продолжают поддерживать печать самостоятельно. Один из клиентов до начала сотрудничества с нами признавался нашему менеджеру: «Знаете, я прямо сейчас сижу и собираю из трёх принтеров один. Хотя вообще-то на сегодня у меня были другие задачи». Это единственный айтишник в его компании — и это при том, что его сотрудники генерировали огромные объемы печати, вплоть до сотен тысяч отпечатков в месяц.

«Знаете, я прямо сейчас сижу и собираю из трёх принтеров один. Хотя вообще-то на сегодня у меня были другие задачи»

Единственный IT-специалист в одной из компаний

Передача печати на аутсорс разгружает штатных IT-специалистов и саппортов не только в небольших компаниях, где айтишник трудится в одиночестве. Нагрузку с сотрудников аутсорсинг печати сокращает и в крупных организациях — это происходит благодаря единой точке входа для обслуживания процессов печати.

Единая точка входа. Реальная история из практики


Когда в закупку оргтехники и картриджей вовлечены сразу несколько отделов компании, а процесс приобретения одного принтера может занимать несколько недель — это не современная адаптация романов Кафки или Ильфа и Петрова, а реалии сурового российского Enterprise. Мы сталкивались с такими сценариями у некоторых заказчиков. Но преодолеть консерватизм и искусственное замедление самых простых процессов они смогли как раз с нашей помощью.

Теперь новый принтер и картридж они получают практически по щелчку пальцев: если заказали с утра, то обычно после обеда они получают груз. Если заказали вечером, то, как правило, наутро доставка уже в пути.

Мы работаем по SLA и строго соблюдаем сроки, даже более того — чаще всего нам удаётся решать проблемы раньше, чем клиент этого ожидает. Аутсорсер, который не предвосхищает ожидания, никуда не годится. В наше время предиктивный сервис, планирование поставок и наличие постоянного запаса подменных аппаратов и расходников — это не хотелки, а требования.

Аутсорсер должен предвосхищать ожидания заказчика

Истина в нашем бизнесе

Предиктивный сервис мы организуем при помощи различных программных решений, как разработанных самими вендорами оргтехники, так и созданных сторонними командами. Такие продукты собирают статистику с принтеров и МФУ и предсказывают потребность в сервисном обслуживании: какой износ роликов, какое состояние драм-юнита, что там по обновлениям прошивки. Так нам удаётся присылать сервисного инженера раньше, чем клиент дойдёт до необходимости оформления сервисной заявки. Зачем тратить время, когда надо работать?

Что будет дальше?


Документооборот


Фото: Pixabay

Рано или поздно бизнес сможет существовать без бумаги. К этому всё идёт. При этом системы ЭДО (электронного документооборота) всё ещё далеки от совершенства — не потому что они неудобные или плохо спроектированные, а потому что отказаться от бумажных документов в Российской Федерации полностью всё ещё невозможно. Не все ограничения, в том числе законодательные, ещё устранены. Разом изменить устоявшиеся годами и десятилетиями бизнес-процессы невозможно. Получается, печатать всё ещё придётся, а также сканировать — ведь перед началом эпохи электронных документов лучше все старые «бумажные» артефакты всё-таки сохранить в архив. Так год за годом отказ от физических носителей в документообороте продолжает откладываться на будущее.

Проверка контрагентов

Одним из наиболее важных трендов после пандемии будет организация работы с подрядчиками и поставщиками. Финансовая экономия отойдёт на второй план — найти дешёвый товар можно было всегда, но стоит ли игра свеч, если речь идёт о «серых» поставках или организациях, не внушающих доверия? Небольшая компания по заправке картриджей или маленький поставщик-"лоукостер" может не пережить карантин: такие фирмы всегда уязвимы перед внешними воздействиями. А значит, бизнес будет нуждаться в поставщиках, которые выполнят свои обязательства, что бы ни случилось.


Фото: Pixabay

Проверить надёжность контрагента можно через различные базы юридических лиц: по ним видна структура организации, её связи, финансовое положение, а также участие компании в госзакупках. Если организация год за годом демонстрирует стабильный рост и остаётся прибыльной, если её учредители и руководители не связаны с сомнительными конторами, и если компания справляется с большими поставками в госкорпорации и учреждения, то этой компании можно доверять. Кроме того, по любому юрлицу в интернете легко отыскать сведения о судебных делах, в которых организация принимала участие. Вся информация доступна, но использовать её нужно с умом. Или можно не тратить время на анализ — а просто доверить поставки и задачи по сервису нам.

Если организация демонстрирует стабильный рост и справляется с большими поставками, то этой компании можно доверять

На чём экономить?

Серьёзные опасения у руководителей компаний могут вызывать вопросы затрат: в связи с коронакризисом расходы непредвиденно выросли, а сокращение выручки ставит под вопрос выживаемость компании. К сожалению, решения этой проблемы могут варьироваться вплоть до жёстких мер: например, сокращения штата. Аутсорсинг задач по поддержке IT позволяет сэкономить ФОТ. И если системный администратор или саппорт не может согласиться на отсутствие оклада (да и ТК не позволит), то сервисный подрядчик готов получать сдельную оплату только по факту выполненных работ — за оказание услуг по установленному прайсу или по количеству фактически напечатанных страниц.


Фото: Pixabay

На перспективу

Если раньше, в «сытые» годы, можно было каждый год менять технологическую основу для деятельности, то теперь каждое изменение в технологической инфраструктуре компании влечёт за собой слишком высокие затраты. Это не только стоимость закупки и интеграции, но и расходы на обучение персонала. Многие компании ранее не подозревали, что обучение сотрудников стоит денег, но теперь всем нужно с этим считаться. Поэтому если какая-то система была внедрена в работу один раз, то желательно придерживаться её использования на протяжении как минимум нескольких лет.

В этом могут помочь услуги «тест-драйва» решений: новый метод работы, новое ПО или инновационные устройства могут быть внедрены для начала в одном из отделов компании, или для одной рабочей команды, и лишь при признании эксперимента успешным — масштабироваться на весь офис или на все филиалы компании. Так мы поступаем, когда берём на обслуживание компанию с сетью распределённых филиалов: сначала «обкатываем» аутсорсинг на одном-двух подразделениях, а когда заказчик удостоверяется, что всё в порядке — разворачиваем проект на все регионы. Кстати, на обслуживание мы можем брать компании любого масштаба — от небольших организаций с единственным офисом в Москве до огромных федеральных сетей с количеством представительств, исчисляющихся сотнями.

Решения можно тестировать, как на «тест-драйве»: сначала внедрять в одном-двух подразделениях, а после масштабировать на все офисы или регионы

До старта внедрения проекта в инфраструктуру заказчика необходимо просчитывать стоимость эксплуатации (владения). Для этого мы собираем массив данных, и решения принимаются только исходя из данных — исключительно цифры могут быть надёжным источником информации для бизнеса, особенно когда экономику штормит. Такой подход позволяет нам изначально просчитывать, какие решения будут максимально экономичными для клиента, даже если при первоначальной закупке стоимость выше, чем у аналогов. Кроме того, анализируя «Big Data», мы можем обнаружить, что клиенту требуется кастомная разработка — а сам заказчик может об этом даже не подозревать. Так вдумчивый подход, основанный на фактах, а не личных мнениях представителей заказчика, позволяет нам динамически менять подход в работе — и предлагать клиенту то, что лучше всего поможет ему достичь эффективности в работе.

Готовы ко всему

Предрекают вторую волну пандемии. Даже если её не будет (в чём есть сомнения), к ней следует подготовиться. Снова запретят работу в офисах, снова ограничат перемещения граждан — получается, сотрудники будут вновь вынуждены перейти к удалённой работе. Не всем организациям это подходит, но придётся смириться. Для этого можно организовать запас ноутбуков и небольших домашних принтеров на складе — чтобы можно было быстро развернуть распределённые рабочие группы на «удалёнке». Но это, конечно, вариант для тех компаний, у которых есть определённые запасы по бюджетам.


Компании подготовятся к переводу сотрудников на удалённую работу. Фото: Pixabay

Впрочем, можно заранее заменить стационарные компьютеры на ноутбуки, когда придёт срок списания устаревающей техники. Помимо готовности к возможному карантину в следующий раз, это позволит сократить расходы на электроэнергию, освободит пространство в офисе и снизит уровень шума в кабинетах — а ведь это очень важный фактор, влияющий на продуктивность.

В самом начале массового ухода компаний на «удалёнку» мы поставили заказчикам наборы для «выживания вне офиса»: комплект из ноутбука и небольшого МФУ домашнего класса, с помощью каждый сотрудник смог быстро включиться в основные процессы, работая из дома.

Изменения в IT и том, как выстроена деятельность в компании, окажутся драйвером роста по окончании карантина. Только те организации, которые готовы к новым вызовам и имеют возможность опираться на надёжных партнёров, смогут продемонстрировать настоящую эффективность и остаться на плаву, когда пандемия окончится и мы обнаружим, что мир изменился навсегда.
0
В избр. Сохранено
Авторизуйтесь
Вход с паролем
Комментарии
Первые Новые Популярные
Комментариев еще не оставлено
Выбрать файл
Блог проекта
Расскажите историю о создании или развитии проекта, поиске команды, проблемах и решениях
Написать
Личный блог
Продвигайте свои услуги или личный бренд через интересные кейсы и статьи
Написать

Spark использует cookie-файлы. С их помощью мы улучшаем работу нашего сайта и ваше взаимодействие с ним.