Главное Свежее Вакансии   Проекты
Продвинуть свой проект
😼
Выбор
редакции
332 2 В избр. Сохранено
Авторизуйтесь
Вход с паролем

Кейс: как мы в Koton оптимизировали организацию десятков командировок в месяц

Как оптимизировать процесс организации командировок и сэкономить – делюсь с аудиторией Spark.ru личным опытом.

b_5c9dfbb6916ce.jpg

Всем привет! Я работаю в Koton – это основанная в Турции компания-производитель одежды. У нас есть представительство и подразделения в России. Поскольку компания иностранная, бюджет и расходы находятся под тщательным контролем и согласуются головным офисом.

Мы постоянно ищем возможности оптимизации бизнеса, работаем над эффективностью процессов. Одна из серьезных статей расходов для нас – командировки, число которых может достигать нескольких десятков в месяц. Сегодня мы расскажем, как оптимизировали процесс организации деловых поездок, и чего нам удалось добиться.

Предыстория

У компании много обособленных подразделений (магазинов) в разных городах, немалое количество сотрудников, которым необходимо перемещаться между офисами.

Нам хотелось оптимизировать процесс организации деловых поездок – изначально мы работали с разными контрагентами, сталкивались со сложностями в документообороте. Нужно было упростить процедуру организации поездки и найти одного поставщика таких услуг.

Подготовка: формирование требований и изучение рынка

Прежде чем приступить к изучению доступных на рынке вариантов, мы сформулировали требования к организации командировок. Итак, нам было важно получить от поставщика тревел-услуг следующие возможности:

  • продуманный и не очень сложный интерфейс;
  • удобный и автоматизированный документооборот;
  • доступ к единой базе гостиниц, авиа- и железнодорожных перевозчиков;
  • функциональность для контроля расходов;
  • анализ осуществленных поездок;
  • различные варианты оплаты;
  • поиск самых низких цен.

После того, как требования были сформированы, мы приступили к непосредственному анализу предложений на рынке. Оказалось, что из числа крупных и известных поставщиков туристических услуг лишь небольшое количество работает с сегментом B2B.

В итоге мы остановили выбор на сервисе OneTwoTrip for Business. Нам понравился интерфейс, автоматизация документооборота, широкий выбор вариантов для бронирования, низкие цены, разные опции по оплате (корп. карта или депозит), отсутствие отвлекающих моментов вроде рекламы, всплывающих окон, акций и т.п.

Что в итоге

Работа с одним поставщиком имеет ряд очевидных плюсов. Во-первых, значительно оптимизируется процесс оплаты: мы не тратим время на то, чтобы запросить авансовые деньги на командировку, не ждем их перечисления – раньше в этот период билеты могли подорожать. Теперь у нас всегда есть деньги на балансе в системе (обычно мы закидываем деньги на депозит с помощью счета), так что если нужно, можно быстро организовать срочную поездку.

Во-вторых, упрощается документооборот. Все документы по поездкам всегда в одном месте, не нужно искать разные накладные и чеки в почте и других системах. Все просто – «зашел на сайт – распечатал – отчитался».

Даже если какой-то конкретный билет мы можем найти чуть дешевле на других сервисах, удобство интерфейса, системы оплат и отчетности перевешивает. Кроме того, использование самой системы бесплатно – это еще один плюс в долгосрочной перспективе.

В-третьих, хоть наши командировки зачастую бывают внеплановыми, наличие аналитических функций тревел-сервиса позволяет экономить.

На что еще обращать внимание

Помимо стандартных моментов: стоимость, удобство интерфейса, возможности автоматизации документооборота и контроля расходов, критически важный аспект – качественная служба поддержки.

Нужно понимать, что любая командировка – в чем-то уникальное мероприятие, в ходе которого могут возникать самые разные форс-мажорные обстоятельства. Рейсы могут перенести или отменить, сотрудники периодически сталкиваются со сложностями при заселении в отель – в каждый такой момент вы будете связываться поставщиком услуг и просить помощи.

Если сервис, с которым вы работаете, в такие моменты будет оставлять вас наедине с проблемами, то все плюсы от его использования будут сведены на нет. Служба поддержки нашего поставщика не раз выручала нас в сложных ситуациях в режиме 24/7 – и это реально важно.

+4
В избр. Сохранено
Авторизуйтесь
Вход с паролем
Популярные за неделю
Показать следующие
Комментарии
Первые Новые Популярные
Top Reader
Читалка книг с переводчиком. Приложение под Андроид.
Александр Иванов
Сейчас все экономят с помощью кешбека. Например тот же букинг и авиаселс!
4-5% в пару кликов и 1000-1500 вернется в кошелек. При чем кешбек суммируется с тем же тиньковым и так же баллы бонусы начисляются
Кто заинтересовался ловите реф ссылку. И да, это не реклама
https://switips.com/?u=party#register
Ответить
Выбрать файл
Блог проекта
Расскажите историю о создании или развитии проекта, поиске команды, проблемах и решениях
Написать
Личный блог
Продвигайте свои услуги или личный бренд через интересные кейсы и статьи
Написать
Комментарии