Облачная 1С для предпринимателя: зачем она нужна, если есть бухгалтер?

В последние годы облачные решения стали настоящим трендом, и многие предприниматели задаются вопросом: зачем переходить на облачную 1С, если у них уже есть бухгалтер? В этой статье от команды проекта 42Clouds разберем, как облачная версия 1С может помочь бизнесу стать более эффективным, уменьшить риски и облегчить учет.

Роль 1С в бизнесе: почему это больше, чем просто бухгалтерия?

Многие руководители рассматривают 1С исключительно как программу для бухгалтерского учета. Однако это лишь одна из ее функций. В действительности 1С — это мощный инструмент для управления всем бизнесом, который помогает минимизировать налоговые риски и оптимизировать процессы.

1С помогает не только вести бухгалтерию, но и улучшать бизнес-процессы, позволяя предпринимателю получать актуальную информацию в любой момент.

Обязанность вести бухгалтерский и налоговый учет

Согласно Федеральному закону от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», все юридические лица обязаны вести бухгалтерский учет. Однако есть исключения для некоторых категорий:

• Индивидуальные предприниматели (ИП);
• Подразделения иностранных фирм;
• Лица, занимающиеся частной практикой (например, нотариусы, адвокаты).

Налоговый учет обязаны вести все, включая ИП и организации. Ответственность за ведение учета ложится на владельца бизнеса. Он может делегировать эти обязанности бухгалтеру или аутсорсинговой фирме, но в случае ошибок, доначислений и штрафов ответственность все равно будет на нем.

Многие малые компании пытаются вести учет вручную, используя Excel. Однако при увеличении объема работы это становится неэффективным и чревато ошибками. Поэтому автоматизация учета в 1С становится удобным и необходимым решением.

Как выбрать программу учета: локальная или облачная 1С?

При выборе программы для учета возникает вопрос, что лучше — локальная версия 1С или облачная. Рассмотрим преимущества облачной 1С:

1. Доступ из любой точки мира. С облачной версией можно работать где угодно, достаточно иметь стабильное интернет-соединение.
2. Меньше затрат. Облачная 1С дешевле, чем покупка лицензии на локальную версию. Вместо покупки программного обеспечения, вы арендуете его, а все обновления уже включены в стоимость.
3. Нет необходимости в оборудовании. Не нужно платить за серверы или оборудование — все предоставляет провайдер.
4. Поддержка 24/7. Техническая поддержка доступна круглосуточно, что позволяет оперативно решать любые проблемы.
5. Высокий уровень безопасности. В отличие от локальной версии, данные в облаке защищены от сбоев в офисном оборудовании и сохраняются на удаленных серверах.
6. Резервное копирование и консультации. В облаке автоматически выполняются бекапы, а также предоставляется бесплатная консультационная поддержка.

Для многих предпринимателей облачная 1С становится идеальным решением благодаря низким изначальным затратам и возможностью избежать дополнительных технических проблем.

Почему не стоит экономить на программном обеспечении

Некоторые предприниматели решают сэкономить и не покупают программу 1С, а берут в аренду у бухгалтера или аутсорсинговой фирмы. Однако такой подход имеет несколько недостатков:

1. Ограниченные возможности. Бухгалтер может использовать стандартные конфигурации, которые подходят для большинства клиентов, но не всегда учитывают особенности конкретного бизнеса. Например, для транспортных компаний и розничных магазинов могут понадобиться специализированные решения, такие как «1С:Транспортная логистика» или «1С:Розница».
2. Отсутствие контроля. Когда бухгалтер сам оплачивает лицензии, предприниматель может не иметь доступа к программе, что затрудняет контроль за корректностью учета.
3. Трудности при смене бухгалтера. Если бухгалтер уходит, данные и учетные базы могут быть трудно перенесены на новый компьютер, что требует дополнительных затрат.
4. Зависимость от бухгалтера. В случае болезни или других форс-мажоров бухгалтер может оказаться недоступным, и предприниматель останется без доступа к своим данным, что приведет к потере времени и дополнительных расходов на восстановление.

Поэтому для уменьшения рисков и повышения контроля лучше приобрести программу 1С и работать с ней напрямую.

Управление бизнесом с помощью 1С

Многие конфигурации 1С позволяют не только вести бухгалтерию, но и управлять всеми аспектами бизнеса. Рассмотрим несколько примеров.

1С:Управление нашей фирмой Эта программа включает блок CRM, который позволяет планировать продажи, вести аналитику, работать с клиентами и управлять маркетинговыми акциями. Воронка продаж строится автоматически, что помогает предпринимателю быстро оценить эффективность работы. Это решение идеально подходит для малого и среднего бизнеса.

1С:Комплексная автоматизация Программа включает более продвинутый блок CRM, а также планирование продаж, закупок, производства и бюджетирование. Все эти процессы автоматизируются, что значительно упрощает управление средними и крупными компаниями.

1С:ERP Управление предприятием Для крупных компаний и бизнесов с сложной структурой эта программа подходит лучше всего. Она включает функциональные блоки для управления производством, проектами, планированием и бюджетированием, а также CRM и маркетинговую аналитику.

Проблемы взаимоотношений бухгалтера и предпринимателя

Проблемы в отношениях с бухгалтером могут возникать по разным причинам, включая неудовлетворенность зарплатой или условиями работы. В малом бизнесе бухгалтер часто выполняет множество других ролей (например, офис-менеджера или кадровика), что может приводить к конфликтам и недовольству.

Кроме того, бухгалтер может уволиться, и тогда предприниматель рискует потерять доступ к важным данным. Для решения этой проблемы предприниматели часто выбирают облачные решения, которые обеспечивают удаленный доступ к 1С и возможность работать с любой точки мира.

Электронный документооборот и взаимодействие с налоговыми органами

Программа 1С также решает вопросы электронного документооборота, позволяя хранить и обрабатывать все важные документы, такие как договоры и первичные учетные документы. Эти данные можно интегрировать с системами ЭДО, что ускоряет обмен информацией с партнерами.

Кроме того, через 1С можно легко отправлять отчеты в налоговые органы, отвечать на требования и следить за возможными доначислениями. Это значительно снижает риск штрафов и помогает предпринимателю оперативно реагировать на любые запросы.

Заключение

Использование 1С позволяет предпринимателям не только наладить бухгалтерский и налоговый учет, но и эффективно управлять бизнесом. Облачная версия программы удобна, безопасна и экономична, особенно для малых и средних компаний. Она позволяет минимизировать IT-затраты и предоставляет доступ к данным из любой точки мира.

Для предпринимателей, которым важна мобильность, облачная 1С становится отличным выбором. А для тех, кто не может обеспечить стабильный интернет, лучше выбрать локальную версию программы.