УСН в 2026 году: система контроля лимитов для компании и ИП

В этой статье от команды проекта 42Clouds разберем, какие лимиты УСН действуют в 2026 году и как выстроить контроль доходов, сотрудников и основных средств.

Применение УСН зависит не только от выбора режима в начале года. Бизнесу нужно постоянно подтверждать, что он укладывается в установленные показатели. Среди них — доход, среднесписочная численность, стоимость основных средств, структура капитала и, для организаций, доход для будущего перехода на специальный режим.

Какие ограничения действуют

В 2026 году доход для сохранения права на УСН ограничен суммой 490,5 млн рублей. Средняя численность персонала не должна превышать 130 человек, а балансовая стоимость основных средств — 218 млн рублей. Доля участия организаций в уставном капитале компании на УСН ограничена 25%.

Если организация планирует перейти на УСН с 2027 года, нужно отдельно следить за доходом за девять месяцев 2026 года: он не должен превышать 367,875 млн рублей. Получается, что контроль надо разделить на несколько потоков: текущие показатели для сохранения режима и отдельная проверка для смены режима в следующем году.

Доход для УСН рассчитывают не как выручку

Доход и выручка не совпадают. Выручка возникает от реализации товаров, работ или услуг. Доход шире: в него могут входить и внереализационные поступления. Например, компания продает товары через маркетплейс и одновременно получает проценты по банковскому депозиту. Для лимита УСН нужно учитывать оба вида поступлений.

Налоговый учет на УСН использует кассовый метод. Значение имеет день фактического получения денег. В доход включают авансы, но не включают НДС и туристический налог. При совмещении УСН и патентной системы учитывают выручку, полученную по обоим режимам.

Бухгалтерская отчетность здесь не может быть единственным ориентиром. В бухучете применяется метод начисления, поэтому в отчете о финансовых результатах может появиться сумма выше 490,5 млн рублей, хотя кассовый доход для лимита еще не превысил границу. Решение о праве на УСН принимают по данным налогового учета.

НДС: отдельный порог внутри УСН

В 2026 году НДС возникает со следующего месяца после превышения 20 млн рублей дохода, рассчитанного кассовым методом. Этот порог сохранится до 2028 года без индексации. Его следует мониторить отдельно от годового ограничения по УСН.

Для некоторых ИП предусмотрено освобождение от НДС с 1 апреля по 31 декабря 2026 года. Оно возможно при двух условиях: доход за 2025 год не выше 60 млн рублей, а превышение 20 млн рублей в 2025 году возникло только из-за процентов по банковским вкладам. Декларацию по НДС за первый квартал 2026 года при этом все равно подают.

Допустим, ИП получил за 2025 год 22 млн рублей, включая 3 млн рублей процентов по вкладам. Доход без процентов — 19 млн рублей. Если в 2026 году порог 20 млн рублей не будет превышен, НДС начисляется и уплачивается только за первый квартал. Такой кейс показывает, почему поступления нужно детализировать, а не оценивать общую сумму без расшифровки.

Среднесписочная численность: расчет по дням

Для расчета среднесписочной численности используют правила Росстата. Сначала считают количество дней, которые отработал каждый сотрудник в месяце. Затем складывают эти значения и делят на количество календарных дней.

Например, в августе один человек работал 31 день, второй — 8 дней, третий — 15 дней, четвертый — 8 дней. Сумма равна 62 дням. После деления на 31 календарный день получается среднесписочная численность 2 человека.

Работники с неполным временем чаще всего учитываются пропорционально полной норме. Два сотрудника по 20 часов в неделю при норме 40 часов дадут по 0,5. Но сокращенная норма, установленная Трудовым кодексом для некоторых категорий, считается иначе. Несовершеннолетние, работники на вредных работах, инвалиды I и II групп при полностью отработанном месяце учитываются как целые единицы в пределах их законной нормы.

Внутренний совместитель и сотрудник, работающий более чем на одну ставку, остаются одним человеком для этого показателя. Это важно отделять от количества штатных единиц в кадровой системе.

Состав работников: кого не перепутать

В расчет включают людей, которые находятся в отпуске, на больничном, в командировке, временно отсутствуют из-за выполнения государственных или общественных обязанностей. Включают и тех, кто учится с отрывом от производства, если за ним сохраняется заработная плата.

Не входят в среднюю численность внешние совместители, исполнители по договорам ГПХ, сотрудники, направленные за границу, и собственники, не получающие зарплату. Кадровая служба и бухгалтерия должны использовать единый перечень категорий: иначе итоговая численность может расходиться между отчетами и внутренним мониторингом.

Основные средства и балансовая стоимость

Лимит по балансовой стоимости основных средств в 2026 году равен 218 млн рублей. Хотя соответствующее ограничение в Налоговом кодексе сформулировано для организаций, разъяснения Минфина указывают, что его нужно учитывать и предпринимателям. Поэтому ИП на УСН также важно вести бухгалтерский учет собственных основных средств.

Для расчета берут амортизируемое имущество. Не включается высокотехнологичное оборудование из утвержденного перечня. Также исключаются земельные участки, активы, приобретенные за счет целевого финансирования, капитальные вложения в арендованное имущество и оборудование, законсервированное более чем на три месяца либо находящееся на реконструкции или модернизации больше года.

Опорой служат данные бухгалтерского учета. Основные средства могут отражаться по первоначальной стоимости за минусом амортизации или по переоцененной стоимости. Метод закрепляют в учетной политике. Выбирая его, стоит заранее проверить, как он влияет на показатель, который сравнивается с лимитом УСН.

Кадастровая стоимость здесь не используется: она не определяет право на УСН. При этом показатели баланса в целом полезно анализировать, поскольку они могут подсказать иные налоговые риски.

Почему недостаточно годовой проверки

Стоимость основных средств контролируют каждый месяц. Если по итогам одного месяца она выше 218 млн рублей, право на УСН теряется с первого дня этого месяца. Поскольку амортизация начисляется ежемесячно, поздняя проверка после окончания года не позволит вовремя увидеть ситуацию.

Такой же регулярный подход нужен и к доходам. Кассовые поступления, авансы, проценты, доходы по патенту и порог НДС лучше собирать в единой ежемесячной сверке. По численности контроль удобно проводить после закрытия каждого месяца, когда известны даты приема, увольнения и фактически учитываемые категории работников.

Практическая схема контроля

В начале года закрепите ответственных и источники данных. Налоговый учет должен отдавать кассовые доходы с разбивкой по типам поступлений. Кадровый учет — данные для среднесписочной численности. Бухгалтерский учет — балансовую стоимость активов и состав исключаемого имущества.

Ежемесячная сверка может включать четыре вопроса: не пересечен ли доходный порог для НДС, каков накопленный кассовый доход для УСН, не превышена ли стоимость основных средств и корректно ли рассчитана численность. В третьем квартале организации стоит отдельно проверить доход для перехода на УСН в следующем году.

Если показатели приближаются к границе, важно не ждать годового закрытия. Нужно проверить методику, состав данных и финансовые последствия разных сценариев. Регулярный контроль помогает принять решение на основе актуальных цифр, а не исправлять последствия уже после утраты права на специальный режим.

Вывод

Лимиты УСН в 2026 году охватывают разные виды учета. Доход считают кассовым методом, НДС привязан к самостоятельному порогу, численность считают по специальным правилам, а стоимость основных средств проверяют по данным бухучета каждый месяц. Система регулярной сверки делает эти требования управляемыми и снижает риск неожиданного превышения.