Управление временем как залог эффективности: тайм-менеджмент в стартапе
О принципах эффективного тайм-менеджмента рассказал сооснователь и СТО онлайн-маркетплейса для поиска репетиторов Preply Дмитрий Волошин.
23 часа в неделю. Именно столько, как утверждают ученые, тратит среднестатистический управленец на собрания, деловые встречи и прочее. Еще полвека назад на это уходило всего 10 часов. 65% опрошенных руководителей, по данным Harvard Business Review, считают собрания контрпродуктивными и отвлекающими от выполнения основной работы.
Мания совещаний — лишь один из многих примеров того, как непродуманное использование рабочего времени может снизить эффективность организации. Бороться с этим помогает тайм-менеджмент.
«Работайте умнее, а не тяжелее» — эта простая истина от автора бестселлера The Time Trap Алека Маккензи как нельзя лучше описывает стратегию эффективного тайм-менеджмента. К расходованию рабочего времени — и собственного, и команды — нужно подходить с умом.
Продуманное управление временем, или тайм-менеджмент, позволяет руководителю решить сразу три основные задачи:
- организовать и скоординировать усилия нескольких людей;
- сконцентрировать эти усилия на достижении приоритетных целей;
- снизить затраты на второстепенные задачи.
Подойти осознанно к расходованию ценнейшего ресурса позволят следующие принципы.
Планирование
Не ленитесь составлять планы своей работы: на день, неделю, месяц, год. Важно не забывать сравнивать планы с отчетами о проделанной работе. Планирование и анализ результатов позволяют понять, что нужно перестать делать, чтобы освободить время для более полезного занятия.
Составляя план, нужно четко определять цели, необходимые для их достижения ресурсы и временные рамки. В интернете можно найти большое количество приложений и сервисов: календарей, таск-менеджеров. Этой цели могут послужить Google Calendar, Wunderlist, Todoist, TickTick или даже Trello. Я предпочитаю бумажный блокнот, который справляется с планированием не хуже приложений.
Важный элемент планирования — отсечение всего лишнего и второстепенного. Иногда трудно определить приоритетность задач. В этом поможет классический инструмент менеджмента — матрица Эйзенхауэра. Согласно принципам, изложенным в матрице, необходимо разделить запланированные активности на четыре типа: «срочные — важные», «несрочные — важные», «срочные — неважные» и «несрочные — неважные». Советую планировать не больше пяти задач в день, не считая мелкой незапланированной рутины.
Делегирование
Составленный план поможет решить еще одну важную задачу, а именно — распределить время и ресурсы между членами команды. Все сделать самому невозможно. Распределение задач и ответственности за их выполнение между сотрудниками позволяет эффективнее использовать потенциал каждого члена команды. «Запускается» синергетический эффект: объемы работы, которую выполняет команда, больше суммы работ каждого сотрудника по отдельности.
Важно синхронизировать деятельность членов команды и обеспечить постоянный мониторинг. Мы перепробовали несколько программ, от Google Docs до Trello, сейчас остановились на Jira.
Важно выбрать удобный канал для коммуникации внутри команды, например Slack. И еще: рекомендую продумать удобную систему долгосрочного хранения информации. Мы используем Atlassian Confluence — это база знаний, похожая на Википедию. Там есть вся необходимая информация, и новый девелопер, которому поставили определенную задачу, может быстро получить из базы все «вводные» и приступить к выполнению таска.
Поиск лучших
Успешное делегирование возможно только в том случае, если есть кому доверить важные задачи. От того, каких специалистов вы нанимаете, зависит то, сможете ли вы вообще что-либо делегировать и рационально распределить ресурсы.
Чем выше уровень специалиста, тем больше действительно важных задач сможет выполнить не только он сам, но и его коллеги и руководитель. Если же сотрудник «не дотягивает», другим членам команды придется постоянно тратить время, контролируя его или даже переделывая работу.
Сэкономить время на обучении и избежать необходимости постоянного контроля поможет правильно выстроенная воронка, которая будет привлекать действительно лучших. Для создания воронки стоит использовать рекрутинговые диджитал-инструменты, которые сильно упрощают процесс. Так, нам в условиях быстрого расширения помог сервис Breezy HR. Позже, при еще большей нагрузке, мы перешли на Lever.
Удобная коммуникация
Важный компонент эффективного управления временем — коммуникация, как внутри организации, так и с партнерами. Упрощайте процесс обмена информацией, сделайте простыми процедуры общения внутри команды, например, используя для этого простой и удобный канал для общения. Мы используем электронную почту и уже упомянутый Slack.
О Slack: нужно изучить все возможности приложения, чтобы использовать его на все 100%. Есть много чат-ботов, возможностей для интеграции разных сервисов. Настроив приложение максимально под себя, можно сделать его эффективным. То же касается любых других инструментов: они должны быть удобны вам и помогать в выполнении ваших целей.
Грамотное использование рабочего времени — залог эффективной работы. Продуманный тайм-менеджмент поможет организовать и направить усилия команды на достижение поставленной цели.
