Главное Свежее Вакансии Образование
Комментируемое:
324 0 В избр. Сохранено
Авторизуйтесь
Вход с паролем

Управление временем как залог эффективности: тайм-менеджмент в стартапе

О принципах эффективного тайм-менеджмента в стартапе

О принципах эффективного тайм-менеджмента рассказал сооснователь и СТО онлайн-маркетплейса для поиска репетиторов Preply Дмитрий Волошин.

23 часа в неделю. Именно столько, как утверждают ученые, тратит среднестатистический управленец на собрания, деловые встречи и прочее. Еще полвека назад на это уходило всего 10 часов. 65% опрошенных руководителей, по данным Harvard Business Review, считают собрания контрпродуктивными и отвлекающими от выполнения основной работы.

Мания совещаний — лишь один из многих примеров того, как непродуманное использование рабочего времени может снизить эффективность организации. Бороться с этим помогает тайм-менеджмент.

«Работайте умнее, а не тяжелее» — эта простая истина от автора бестселлера The Time Trap Алека Маккензи как нельзя лучше описывает стратегию эффективного тайм-менеджмента. К расходованию рабочего времени — и собственного, и команды — нужно подходить с умом.

Продуманное управление временем, или тайм-менеджмент, позволяет руководителю решить сразу три основные задачи:

  1. организовать и скоординировать усилия нескольких людей;
  2. сконцентрировать эти усилия на достижении приоритетных целей;
  3. снизить затраты на второстепенные задачи.

Подойти осознанно к расходованию ценнейшего ресурса позволят следующие принципы.

Планирование

Не ленитесь составлять планы своей работы: на день, неделю, месяц, год. Важно не забывать сравнивать планы с отчетами о проделанной работе. Планирование и анализ результатов позволяют понять, что нужно перестать делать, чтобы освободить время для более полезного занятия.

Составляя план, нужно четко определять цели, необходимые для их достижения ресурсы и временные рамки. В интернете можно найти большое количество приложений и сервисов: календарей, таск-менеджеров. Этой цели могут послужить Google Calendar, Wunderlist, Todoist, TickTick или даже Trello. Я предпочитаю бумажный блокнот, который справляется с планированием не хуже приложений.

Важный элемент планирования — отсечение всего лишнего и второстепенного. Иногда трудно определить приоритетность задач. В этом поможет классический инструмент менеджмента — матрица Эйзенхауэра. Согласно принципам, изложенным в матрице, необходимо разделить запланированные активности на четыре типа: «срочные — важные», «несрочные — важные», «срочные — неважные» и «несрочные — неважные». Советую планировать не больше пяти задач в день, не считая мелкой незапланированной рутины.

Делегирование

Составленный план поможет решить еще одну важную задачу, а именно — распределить время и ресурсы между членами команды. Все сделать самому невозможно. Распределение задач и ответственности за их выполнение между сотрудниками позволяет эффективнее использовать потенциал каждого члена команды. «Запускается» синергетический эффект: объемы работы, которую выполняет команда, больше суммы работ каждого сотрудника по отдельности.

Важно синхронизировать деятельность членов команды и обеспечить постоянный мониторинг. Мы перепробовали несколько программ, от Google Docs до Trello, сейчас остановились на Jira.

Важно выбрать удобный канал для коммуникации внутри команды, например Slack. И еще: рекомендую продумать удобную систему долгосрочного хранения информации. Мы используем Atlassian Confluence — это база знаний, похожая на Википедию. Там есть вся необходимая информация, и новый девелопер, которому поставили определенную задачу, может быстро получить из базы все «вводные» и приступить к выполнению таска.

Поиск лучших

Успешное делегирование возможно только в том случае, если есть кому доверить важные задачи. От того, каких специалистов вы нанимаете, зависит то, сможете ли вы вообще что-либо делегировать и рационально распределить ресурсы.

Чем выше уровень специалиста, тем больше действительно важных задач сможет выполнить не только он сам, но и его коллеги и руководитель. Если же сотрудник «не дотягивает», другим членам команды придется постоянно тратить время, контролируя его или даже переделывая работу.

Сэкономить время на обучении и избежать необходимости постоянного контроля поможет правильно выстроенная воронка, которая будет привлекать действительно лучших. Для создания воронки стоит использовать рекрутинговые диджитал-инструменты, которые сильно упрощают процесс. Так, нам в условиях быстрого расширения помог сервис Breezy HR. Позже, при еще большей нагрузке, мы перешли на Lever.

Удобная коммуникация

Важный компонент эффективного управления временем — коммуникация, как внутри организации, так и с партнерами. Упрощайте процесс обмена информацией, сделайте простыми процедуры общения внутри команды, например, используя для этого простой и удобный канал для общения. Мы используем электронную почту и уже упомянутый Slack.

О Slack: нужно изучить все возможности приложения, чтобы использовать его на все 100%. Есть много чат-ботов, возможностей для интеграции разных сервисов. Настроив приложение максимально под себя, можно сделать его эффективным. То же касается любых других инструментов: они должны быть удобны вам и помогать в выполнении ваших целей.

Грамотное использование рабочего времени — залог эффективной работы. Продуманный тайм-менеджмент поможет организовать и направить усилия команды на достижение поставленной цели.

0
В избр. Сохранено
Авторизуйтесь
Вход с паролем
Комментарии
Выбрать файл
Блог проекта
Расскажите историю о создании или развитии проекта, поиске команды, проблемах и решениях
Написать
Личный блог
Продвигайте свои услуги или личный бренд через интересные кейсы и статьи
Написать

Spark использует cookie-файлы. С их помощью мы улучшаем работу нашего сайта и ваше взаимодействие с ним.