Как СЭД помогает бизнесу экономить деньги. Рассказываем на примере Евразийской группы

Мы — компания WSS-Consulting — разработчики и интеграторы системы электронного документооборота WSS Docs. Недавно у нас завершился масштабный проект по автоматизации документооборота в Евразийской группе EURASIAN RESOURCES GROUP. Это крупная компания, одна из ведущих в мире групп в сфере добычи и переработки минеральных ресурсов. Компания работает в 15 странах. Ранее все предприятия группы работали в разных системах или без них вовсе. Это привело к разрозненности бизнес-процессов и проблематичной коммуникации, как внутри одной компании, так и между предприятиями группы. Поэтому заказчик решил внедрить единую СЭД с единой логикой бизнес-процессов на всех предприятиях.

Для проекта была выбрала система WSS Docs, потому что она отвечала требованиям:

1. Высокая производительность при больших объемах данных
2. Наличие модуля мультиязычности
   
3. Возможность настройки процессов без программирования
   
4. Масштабируемость
   
5. Низкая стоимость внедрения на рынке
   
6. Быстрое внедрение
   

На базе WSS Docs мы автоматизировали для заказчика порядка 50 процессов, включая работу юридического департамента, бухгалтерского и кадрового. Реализация проекта тиражирования системы на все 66 предприятий холдинга позволила улучшить взаимодействие сотрудников и ускорить согласование внутренних документов. На это также повлиял модуль мультиязычности, благодаря которому англоязычные сотрудники получили возможность работать в одной СЭД.

В рамках проекта была оптимизирована работа более 15 000 сотрудников. WSS Docs также интегрирована с кадровыми, банковскими, учетными и другими системами заказчика. Полный перечень работ указан на слайде.

В результате проекта WSS Docs полностью заменила шесть ранее использованных и слабосвязанных СЭД на базе Lotus Notes.

• Скорость настройки процесса в системе увеличена в 5 раз
• Предоставлено 25 вариантов настройки процессов согласования
  
• На 40% снижены временные затраты на операции в СЭД
  
• Экономия времени ожидания обработки запросов системой составила более 50 000$ в год
  
• Общая оценочная косвенная экономия времени сотрудников Группы составила не менее 745 000$ в год
  

Примеры решений, внедрение которых позволило ERG добиться сокращения расходов:

• Автоматизация входящих и исходящих документов позволила улучшить взаимодействие сотрудников из разных предприятий Группы, что в результате сократило время согласования и рассмотрения документов на 40%
• Внедрение Электронной подписи позволило ускорить процесс согласования документов за счет получения возможности подписывать документы в цифровом виде
  
• Автоматизация полного цикла процесса заседаний — от подготовки вопросов к заседанию до контроля исполнения поручений по его итогам
  
• Мобильное приложение WSS Docs с основным функционалом, необходимым для оперативного решения рабочих вопросов, стало инструментом для удаленной работы сотрудников