Автоматизация документооборота в строительстве: первый шаг – внедрение архива проектно-сметной документации

Перед тем как приступить к возведению объекта, строительная компания — малого или крупного масштаба — сначала разрабатывает, согласовывает и проводит экспертизу проектно-сметной документации. Как правило, этот процесс занимает продолжительное время — от нескольких месяцев до года, а то и больше, в зависимости от объема строительных работ. Тут нужно вспомнить, что все документы по проекту требуют учета и хранения, согласно федеральному закону «Об архивном деле в РФ». То есть, подготавливая проектную документацию, сотрудникам нельзя терять ни единой бумажки по проекту. Иначе — штраф. Но как быть с большим объем документации? Только один проект может сопровождаться сотнями документов, которые приходится хранить и иметь к ним доступ на протяжении реализации проекта. С увеличением объема документов становится проблематично искать нужные бумаги в общем архиве компании, не говоря о том, что риск потери документов возрастает. Какой выход? Можно организовать управление документами с помощью информационных систем.

Есть 2 варианта решения:

• Создать электронный архив в виде библиотечной системы — когда бумажные документы хранятся в помещении, а в информационной системе отображается на какой именно полке находится документ;

• Внедрить корпоративную систему электронного документооборота, которая позволит оптимизировать не только поиск документов, но и процессы учета и согласования, гарантируя при этом сохранность данных

Мы расскажем подробнее о втором пункте.

Электронный архив ПСД на базе СЭД

Системы электронного документооборота позволяют организовать единое хранилище электронных версий бумажных документов, предоставляют инструменты для совместной работы сотрудников и обеспечивают быстрым доступом к данным, разграничивая при этом права доступа пользователей. Например, если сотруднику нужно найти статью затрат по проекту среди тысячи документов, то ему нужно лишь ввести в систему определенные атрибуты документа. Если компания крупная и имеет множество проектов строительства, то при выборе СЭД стоит обратить внимание на производительность системы при больших объемах данных. На базе СЭД WSS Docs можно создавать 10 000 документов в день и 3,5 млн в год. Кроме того, компании самостоятельно настраивать маршруты согласования документов.

Какие еще возможности предоставляет автоматизация архива на базе СЭД:

• Перевод проектной документации в электронный вид для удобства работы с ней;

• Структурирование документации и быстрый поиск по атрибутам;

• Защита информации за счет настройки доступа к документам;

• Подготовка комплектов проектно-сметной документации для заказчика и различных проверяющих органов

WSS Docs поддерживает работу со всеми необходимыми типами документов, необходимых для подготовки проектно-сметной документации. Их можно дополнять, изменять под удобства компании. Перечислим основные типы документов, с которыми работает строительный бизнес:

1. Проекты
2. Объекты
3. Договоры
4. Календарный план
5. Инвестиционная программа
6. Статья затрат
7. Внешнее и внутреннее ТЗ
8. Комплекты
9. Проектно-конструкторская документация
10. Извещение о выполненной работе
11. Сметы
12. Разрешение на внесение изменений
13. Исходящие и входящие накладные

Система WSS Docs позволяет связать управление проектами и управление проектно-сметной документацией, чтобы в карточке отображались все связки проекта с необходимой документацией. Посмотрим, как это будет выглядеть в системе.

За время реализации проекта сотрудникам приходится часто обращаться к сопроводительным документам, поэтому к ним должен быть обеспечен быстрый и удобный доступ. В WSS Docs есть возможность отображения в карточке проекта сразу всех документов по данному проекту: комплекты, чертежи, сметы, ТЗ, извещения о выполненной работе, входящие и исходящие накладные, а также документы ОРД, связанные с данным проектом (входящие и исходящие письма, протоколы совещаний, договоры, приказы и прочие). Стоит отметить, что СЭД имеет еще дополнительную функцию построения отчетов. С помощью данного решения можно формировать любые отчёты по организационно-распорядительным документам и проектно-сметной документации.

Бизнес-выгоды внедрения архива ПСД очевидны — вот три главных эффекта: