Задачи. Планирование, постановка
В задачах у нас долгое время царил полнейший хаос. Каждый ставил задачи, как хотел, они терялись, а старые задачи вообще не закрывались...в целом бардак, который переодически подрывал работу и портил отношения с клиентами.
На наш взгляд процесс планирования и постановки задач должен быть очень гибким, быстрым и достаточно точным.В чем выражается гибкость процесса? - в универсальности постановки задач (как для больших, так и для маленьких проектов) - к примеру "разработка корп портала и задачи по тех поддержке".Быстрота - менеджер может распланировать проект за короткий промежуток времени (30 минут или около того). Нет необходимости мучить команду большим количеством стандартов и правил постановки и ведения задач.Точностью - знать дедлайны. В процессе работы менеджеру и команде понимать, куда движется проект (сдвигать ли сроки?!).
Для работы с задачами мы используем систему Битрикс24, поэтому в данной статье мы расскажем о нашем методе с привязкой к данной системе.
Все задачи разделяются на 4 уровня:
- Веха (этап, итерация...) - группа задача со сроком выполнения 25 часов и больше. Нужна для контроля общих сроков проекта. Постановка вех ведется через диаграмму Ганта и имеет только дату начала и дату завершения.
- Задача - разработка страницы или куска проекта со сроком до 10ч. При планировании имеет только плановые времязатраты. Каждую неделю во время планерки менеджер проставляет дедлайны и приоритеты по задачам.
- Подзадачи - применяются для детализации больших задач, до 5 часов на каждую. Нужны в основном для более удобной работы с большими задачами. Применяются при ежедневном планировании, для отчетности и контроля выполнения больших задач.
- Чек-листы - крайний уровень детализации. Помогают сотрудникам не потеряться в процессе выполнения таска, также в ведении внутренних правок сотрудником.
Менеджер при планировании работает с 1ым и 2ым уровнем задач - вехами и задачами. Сотрудники работают с 3им и 4ым - подзадачами и чек-листами (по желанию).
Как выглядит процесс:
- Менеджер расставляет вехи по договору (в договоре всегда указано время, за которое должен быть сделан этап);
- Менеджер расставляет задачи по смете (тимлид проверяет сроки, если потребуется корректирует);
- На недельной планерке команда обсуждает текущее положение дел по проекту, менеджер распределяет задачи в соответствии с приоритетами;
- На ежедневной планерке обсуждается план на сегодня, сотрудники добавляют таски себе в план рабочего дня.
В процессе работы над задачами сотрудники самостоятельно детализируют их, проставляют подзадачи и чек-листы.
Выработка общих принципов работы с задачами помогла нам разобраться с недопониманиями типа "кто над чем работает" и "когда должен быть сдан объем", "кто все-таки ставит таск", "кто отвечает" и "над чем лучше начать работать прямо сейчас, а что отложить на завтра".
