Как считать деньги в маркетинговом агентстве и не переживать о завтрашнем дне

Почему вычитать расходы из доходов — недостаточно

Нет, в теории вы можете остановиться и на этом варианте, но будьте готовы, что принимать взвешенные решения вы на основе таких данных не сможете. Это будет очень усредненная информация, которая не отражает специфику агентства, не показывает, реальную картину и не позволяет действовать в условиях конкретной ситуации.

Но это всё лирика — давайте на примере. У вас есть агентство и несколько направлений: разработка сайтов, айдентика и ведение рекламных кампаний в Директ. В общем это вам приносит 1 000 000 выручки в месяц, а после вычета всех расходов остается 100 000 чистой прибыли. Кажется, что бизнес стабилен — есть клиенты, проекты, чистая прибыль плюсовая.

Но при детальном рассмотрении выясняется, что оборот в 1 млн распределяется между направлениями так:

• 500 000 — разработка айдентики
• 600 000 — ведение рекламных кампаний
• —100 000 — разработка сайтов.

Без финансового учета, переложенного на специфику бизнеса, вы никогда не узнаете, что отдел сайтов не то что денег не приносит — он даже съедает доходы с других направлений. В итоге так и будете тащить эту «дохлую лошадь».

Самое время сформулировать, что такого особенно в финучете, если у вас агентский бизнес:

1. Много клиентов или проектов одновременно. Агентства берут на ведение сразу нескольких заказчиков и внутри каждого может быть деление на проекты. Например, можно вести клиенту социальные сети, а параллельно разрабатывать фирменный стиль для него же. Чтобы оценить финансовую эффективность не только по каждому заказчику, но и по проектами внутри, важно правильно разводить денежные потоки.
2. Есть обязательства. Либо вы кому-то должны оказать услугу — это кредиторка, либо вам должны оплатить уже сделанную работу — это дебиторка. Чтобы не замораживать деньги в дебиторской задолженности и не копить долги перед клиентами, нужно всё это куда-то фиксировать. Ну или тренировать память.
3. Нужно как-то разделять бюджеты. Но как? Куда, например, учитывать деньги на контекстную рекламу? Идут ли они в выручку? Как проводить их по счетам? Так много вопросов, и так мало ответов...

Кому поручить считать деньги агентства

Ответа на этот вопрос нет:) Тут очень много факторов — начиная от размера компании, заканчивая отношением к этому процессу собственника бизнеса. Ниже рассмотрели все возможные варианты — выбирайте, какой вам ближе.

Бухгалтеру

Бухгалтер в курсе, что это за финансовый учет такой и с чем его едят. Ему не нужно объяснять принципы построения ОПиУ или почему вывод денег из бизнеса должен идти отдельной статьей. Но... бухгалтер ставить перед учетом свои цели: составить отчеты, посчитать налоги, правильно начислить зарплату. Он не занимается управленческим учетом, который нужен предпринимателю.

В итоге всё становится бессмысленным. Вы запрашиваете у бухгалтера отчеты, он приносит огромную таблицу на нескольких листах и в ней ни-че-го-шеньки непонятно. Бывают исключения, конечно, но ситуаций, как в примере выше, значительно больше.

Рядовому сотруднику

Финучет можно поручить менеджеру, администратору или помощнику руководителя. Это выгоднее, чем нанимать нового сотрудника — можно просто сделать прибавку к зарплате и не тратиться на полноценную ставку.

Но рядовые сотрудники обычно не разбираются в финансах и не знают таких понятий, как рентабельность или маржинальность. Их надо обучать основам финансового учета. Таким сотрудникам можно доверить заполнение таблиц и составление отчетов, но они не смогут проанализировать их и найти возможности для роста компании.

Финансовому директору

Финансовый директор — спец по управленческому учету и, если это реально хороший финдир, он знает все про финансовые рычаги, кредиты, оптимизацию расходов. Он поможет сделать так, чтобы прибыль компании росла и бизнес масштабировался. Однако его услуги стоят дорого и не всегда оправдывают себя. Брать на работу финдиректора резонно, когда оборот компании больше трех миллионов в месяц, а если нет — вы не увидите ценности в дорогостоящем специалисте.

Руководителю

Руководители небольших агентств обычно берут финучет на себя. Это позволяет быстро реагировать на финансовые аномалии и принимать решения. Не нужно будет постоянно просить бухгалтера подготовить отчеты или рассчитать сумму задолженности — все данные будут под рукой.

Однако в агентствах руководителям приходится выполнять много других задач: придумывать идеи, создавать контент, общаться с заказчиками. В итоге предприниматель разрывается между основной деятельностью и финансовым учетом, что особенно сложно, если подсчет денег агентства построен в таблицах с минимумом возможностей для автоматизации.

Без чего нельзя вести финучет в агентстве

Финучет агентству нужен — это понятно. Но какие конкретно инструменты необходимы, чтобы решения были взвешенными и объективными? Мы пообщались с предпринимателями, приплюсовали к этом свой опыт и получили такой список:

1. Учет по проектам и направлениям. Если у вас все проекты вперемешку, то и результаты вы видите такие же — средние. Чем это чревато, писали в начале статьи — потерей денег.
2. Анализ доходности клиентов. Обязательно оценивайте доходность каждого клиента в отдельности. Часто бывает, что даже однотипные задачи у двух разных заказчиков требуют разных усилий, а значит какие-то более выгодны для агентства, а какие-то менее.
3. Понятная структура расходов и доходов. Вести учет операций, как в банковской выписке — крайне бесполезное занятие, которое не приносит никакого результата. Важно структурировать расходы и доходы, распределив их по статьям и группам. Так вы получите целостную картину и поймете, можно ли оптимизировать издержки компании.
4. Учет задолженностей. Если в агентстве есть предоплаты или отсрочки платежей, то надо обязательно учитывать задолженности. Вы всегда будете знать, кому еще не оказали услугу или от кого ждать перевода денег. Это хорошо и для планирования, и для стабильности компании.
5. Инструменты планирования. Они помогут понять, можете ли вы приниматься за новые проекты, уложитесь ли в бюджет, готова ли компания к расширению и не маячит ли на горизонте кассовый разрыв. А в текущей экономической обстановке планирование — это мастхэв для любого агентства, которое хочет не паниковать при каждом колебании рынка и чувствовать себя уверенно.
6. Разделение по видам деятельности. Позволит разводить бюджеты на рекламу и реальную выручку агентства и не допустить искажения рентабельности и других финансовых метрик.

Финучет в агентстве: в чем удобнее вести

Для целей управленческого учета предприниматели чаще всего выбирают из двух вариантов: таблицы или специальный сервис. Намного реже агентства ведут учет в сложных программах — не те масштабы, да и разобраться с ними сложно, особенно если вы не погружены в тонкости финансового учета.

Таблицы

Таблицы — варианты для небольших агентств маркетинга или рекламы, а также стартапов с малым количеством операций. В программах Excel или Google Sheets можно настроить учет расходов и доходов по проектам, делить операции по статьям и составлять простые диаграммы и графики.

Табличный учет занимает много времени — в среднем на это может уходить до 10 часов в неделю. А еще высок риск ошибиться — когда вносишь информацию вручную, человеческий фактор играет не последнюю роль.

Но вести учет в таблицах можно — среди наших пользователей немало предпринимателей, которые считали деньги бизнеса в табличках по 3-5-7 лет. Главное, ответственно подойти к составлению отчетов, заполнять таблицы регулярно и не жалеть времени на проработку структуру и настройку.

Можно также использовать готовые финансовые шаблоны — их тоже нужно будет настроить под себя, но это проще, чем собирать таблицу с нуля.

Специальные сервисы

Специальные сервисы подходят агентствам с постоянным пулом заказчиков и тем, кто не хочет тратить много времени на учет. Если вы руководите агентством и занимаетесь финучетом, то с сервисом у вас освободится время, чтобы искать точки роста компании, общаться с клиентами или генерировать новые идеи.

Если финучетом занимаются другие сотрудники, то сервис сэкономит и их ресурс: бухгалтер сможет заниматься отчислениями для налоговой и зарплатами, финдиректор — оптимизировать расходы и искать возможности для роста компании, а личный помощник — выполнять поручения руководителя.

Удобно, что в таких сервисах не нужно возиться с настройкой отчетов, руками вносить все данные, вспоминать, по какой формуле считается рентабельность. Обычно все нужные управленческие инструменты уже предусмотрены, а финансовые операции подтягиваются и распределяются в автоматическом или полуавтоматическом режиме.

А где вы выведете учет финансов бизнеса?