HR звонит на предыдущее место работы кандидата это законно?

В компании шёл отбор на вакантную должность. Кандидат прошёл собеседование и оставил резюме с указанием прежних мест работы. Чтобы проверить опыт и получить отзыв, специалист по подбору позвонил бывшему работодателю кандидата. Вскоре кандидат сам перезвонил потенциальному работодателю и пригрозил привлечь компанию к ответственности за нарушение его прав.

Закон оказался на стороне кандидата, причем сотрудник службы HR нарушил и трудовое законодательство, и законодательство о персональных данных. Разберемся, почему.

Резюме это персональные данные кандидата

Информация из резюме: фамилия, имя и отчество, места работы, должности, стаж, профессиональные навыки всё, что позволяет определить конкретного человека, закон относит к персональным данным (статья 3 закона от 27.07.2006 152-ФЗ «О персональных данных»). А это значит, что любые действия с ними: сбор, уточнение, запрос у третьих лиц это обработка, которая разрешена только по правилам, установленным законом.

Главное правило: данные берут у самого человека

Базовый принцип по трудовому кодексу: работодатель должен получать персональные данные прежде всего у самого человека (пункт 3 части 1 статьи 86 Трудового кодекса РФ).

Если же данные запрашиваются у третьей стороны а бывший работодатель как раз такая сторона, по закону нужно выполнить три условия: уведомить кандидата о целях, предполагаемых источниках и способах получения его данных; разъяснить характер сведений, которые планируется получить, и последствия отказа дать согласие; получить письменное согласие кандидата на такой запрос.

В нашем кейсе не было выполнено ни одно из этих условий: HR-специалист просто снял трубку и позвонил. Именно поэтому звонок и стал нарушением.

Как должно выглядеть согласие

По закону согласие должно быть предметным, конкретным, информированным, сознательным и однозначным (пункт 1 части 1 статьи 6 и часть 1 статьи 9 Федерального закона 152-ФЗ). То есть человеку должно быть ясно, кто, для чего и какие именно его данные будет запрашивать, и осознанно на это согласиться.

Почему именно письменно? Потому что в случае спора доказывать наличие согласия обязан работодатель (часть 3 статьи 9 того же закона). Устное «да ладно, звоните» здесь не поможет подтвердить его в проверке или суде будет нечем. А в ряде случаев письменная форма согласия прямо предусмотрена законом (часть 4 статьи 9).

Бывший работодатель тоже рискует

Отдельно подчеркну: прежний работодатель не вправе рассказывать о бывшем сотруднике, если тот не дал согласия. Когда он по телефону сообщает кому-то сведения о работнике, он тоже обрабатывает персональные данные и тоже только при наличии согласия субъекта. То есть в описанной ситуации под ударом оказываются обе компании: и та, что спрашивала, и та, что ответила.

Так же считают и госорганы

Роскомнадзор в своих разъяснениях прямо указывает: «получение согласия является обязательным условием при направлении работодателем запросов в иные организации, в том числе по прежним местам работы, для уточнения или получения дополнительной информации о соискателе» (п. 5 Разъяснений Роскомнадзора «Вопросы, касающиеся обработки персональных данных работников, соискателей на замещение вакантных должностей, а также лиц, находящихся в кадровом резерве»).

На эти же разъяснения опирается и Государственная инспекция труда, отвечая на вопрос, можно ли звонить прежним работодателям за рекомендациями. Аналогичную позицию занимает и прокуратура. Доказывать законность получения персональных данных обязан работодатель (ч. 3 ст. 9 Закона «О персональных данных») поэтому согласие целесообразно оформлять письменно (ч. 4 ст. 9 152-ФЗ).

Что будет за нарушение

Если фиксировать данные в ненадлежащем порядке, работодателю грозит штраф по ч. 2 ст. 13.11 КоАП РФ:

• должностным лицам от 100 тысяч до 300 тысяч рублей;
• юридическим лицам от 300 тысяч до 700 тысяч рублей.

Кроме штрафа, кандидат вправе пожаловаться в Роскомнадзор или прокуратуру, а также потребовать в суде компенсацию морального вреда. То есть один непродуманный звонок «для проверки» может стоить компании и денег, и репутации.

Как проверять рекомендации правильно

Проверять кандидатов по прежним местам работы закон не запрещает он лишь требует делать это с согласия человека. Алгоритм таков:

• Ещё до любых контактов с бывшими работодателями возьмите у кандидата письменное согласие на обработку персональных данных и главное на запрос сведений у третьих лиц.
• В документе укажите цель (проверка опыта и деловых качеств), предполагаемые источники (конкретные прежние работодатели или «прежние места работы, указанные в резюме»), характер запрашиваемых сведений и последствия отказа.
• Разъясните кандидату, что отказ его право, и это не должно лишать его шанса на трудоустройство.
• Храните согласие в письменном виде именно на работодателе лежит обязанность доказать, что вы его получили.
• Пропишите этот порядок во внутреннем регламенте подбора, чтобы каждый рекрутер действовал одинаково, а не по интуиции.

Смысл закона не в том, чтобы запретить работодателю узнавать о кандидате, а в том, чтобы человек знал и контролировал, кому и что о нём рассказывают. Один заранее подписанный документ полностью снимает риск штрафа и превращает спорную ситуацию в нормальный рабочий процесс.

Мы подготовили диагностическую карту оценки рисков по работе с самозанятыми: особенности договора, документооборот, риски. Скачивайте и пользуйтесь.

АКГ «Капитал» помогает компаниям выстраивать учётные процессы. Материал подготовлен в справочно-информационных целях и не заменяет индивидуальную юридическую консультацию.