«Прозрачность процессов и контроль ресурсов»: как BIM-студия оптимизировала управление через профессиональное внедрение

Студия работает на рынке с 2018 года и достигла следующих результатов:

1. Команда: 200 BIM-специалистов различных направлений — от координаторов до инженеров
2. Портфолио: свыше 100 завершенных проектов с крупными застройщиками и архитектурными бюро
3. Опыт моделирования: более 1000 созданных моделей различных объектов недвижимости
4. География: проекты по всей России и странам СНГ, выход на международные рынки
5. Структура: территориально распределенная команда

Основная миссия компании — оптимизация ресурсов заказчиков через упрощение, ускорение и удешевление проектирования. Этому же принципу команда следует в собственных процессах, что и привело к решению о внедрении Аспро.Cloud.

Преимущества работы с интегратором

До выбора Аспро.Cloud руководство изучало альтернативные решения. Многие поставщики предлагали услуги профессиональной настройки через партнеров-интеграторов.

«Мы заходим в систему и не совсем понимаем, как она работает. Поэтому хотелось, чтобы нам сразу сказали, что можно настроить под наши задачи, а что — нет», — рассказывает Александра, помощник коммерческого директора FORMA BIM.

Самостоятельное изучение каждой платформы потребовало бы значительных временных затрат. Команде было важно заранее убедиться в соответствии выбранного решения всем ключевым требованиям.

«Я просто искала в поисковике интеграторов Аспро.Cloud и нашла компанию X NET. Вадим сразу назначил демонстрацию системы и быстро понял, что нам нужно. Он сказал: „Все сделаем, все настроим, составим план, и все будет хорошо“. С этого момента мы решили ему довериться», — добавляет Александра.

Задачи для цифровой трансформации

За период деятельности студия выстроила эффективные процессы работы с заказчиками. Однако команда стремилась к качественно новому уровню организации.

«Переход на систему управления стал логичным шагом в развитии нашей компании. Мы хотели сделать рабочий процесс более прозрачным и четким», — объясняет Александра.

Приоритетные направления для автоматизации:

1. Структурированное управление проектной деятельностью
2. Систематизация задач и контроль их выполнения
3. Мониторинг загруженности специалистов
4. Финансовый контроль по каждому проекту
5. Планирование мероприятий и управление календарем
6. Оптимизация маркетинговых процессов

Главная цель — объединение всех рабочих процессов в единой платформе.

Начальный этап внедрения

«Работа началась с нескольких встреч, в рамках которых я провел экспресс-аудит. Нужно было понять, что команда хочет получить от внедрения, какие процессы есть в работе сотрудников. После этого мы составили техническое задание, и с этого момента стартовал проект», — рассказывает Вадим Большаков, генеральный директор X NET.

Следующим шагом стал выбор подходящего тарифного плана. Учитывая потребности в проектном управлении и финансовом учете, интегратор рекомендовал тариф «Бизнес».

После оформления подписки началась:

1. Загрузка базы контрагентов
2. Настройка карточек компаний и клиентов

Параллельно выполнялась настройка CRM-модуля и воронок продаж.

«FORMA BIM, как и любая другая b2b-компания, имеет холодные контакты. Для таких клиентов мы решили сделать одну воронку. А для действующих постоянных клиентов — другую. Было принято такое решение, так как при работе с этими клиентами происходят разные процессы, с ними даже работают разные менеджеры», — поясняет Вадим Большаков.

Автоматизация продажного процесса

Интегратор подключил корпоративную электронную почту к Аспро.Cloud и настроил автоматические действия в воронках.

Текущий алгоритм работы с входящими запросами:

1. Получение запроса — письмо поступает на корпоративную или личную почту сотрудника
2. Создание сделки — Аспро.Cloud автоматически формирует сделку из входящего письма
3. Назначение ответственного — при попадании в воронку за сделкой закрепляется исполнитель
4. Постановка задачи — система автоматически создает задачу на сбор и анализ исходных данных
5. Переход между этапами — после завершения задачи сделка автоматически движется по воронке

«По такому алгоритму мы доводим каждую сделку до конца. Еще удобно, что в системе можно составлять отчеты по продажам. Легко увидеть, успешно ли завершена сделка, а если нет, то по какой причине», — отмечает Александра.

Дополнительные инструменты для эффективности

Типовые шаблоны проектов

Для ускорения запуска стандартных работ интегратор предложил создать универсальный шаблон. В нем зафиксирован порядок выполнения работ согласно внутренним процессам команды.

«У нас один общий шаблон, очень общий. Если делать шаблоны под все наши проекты, их получится огромное количество, и работать с ними будет тяжело. При необходимости мы просто меняем этапы и задачи под нужный проект», — объясняет Александра.

При повторных обращениях заказчиков команда адаптирует базовый шаблон под знакомые требования.

Централизованное управление документооборотом

До внедрения системы документы хранились в разных местах:

1. Часть на сетевом диске
2. Некоторые в Контур.Диадок
3. Остальные в печатном виде

Это приводило к потерям документов и невозможности отследить статус их подписания.

«Вадим нам предложил удобное решение такой проблемы. Внутри системы мы сделали списки с документами по каждому заказчику. Теперь я загружаю туда подписанный PDF-файл и наглядно вижу: все в порядке, на это обращать внимание не нужно», — рассказывает Александра.

Корпоративная база знаний

Для упрощения адаптации новых сотрудников и быстрого доступа к справочной информации команда создала внутреннюю базу знаний.

«Я создала отдельную базу знаний по организационным моментам. Например, мы описали порядок работ по отпускам, отгулам и больничным: когда и кто может взять, к кому необходимо обращаться по этим вопросам», — поясняет Александра.

Дополнительно создана база знаний для профильных специалистов по инженерным сетям и архитектуре. Новые сотрудники могут самостоятельно найти ответы на вопросы по проектам и избежать типовых ошибок.

Сложности внедрения и планы развития

Интегратор провел несколько обучающих сессий для сотрудников, рассказав об основном функционале и необходимых действиях.

«Стоит отметить, что команда специалистов молодая и прогрессивная, поэтому по интерфейсу и инструментам вопросов не возникло», — отмечает Вадим Большаков.

Однако руководители столкнулись с психологическим сопротивлением части команды.

«Когда мы провели ребятам базовый урок, я столкнулась с первой для себя проблемы — нежеланием специалистов работать в системе. Было какое-то отторжение: „это что-то новое, непонятное“, „зачем мне это, я и так все помню“», — делится опытом Александра.

В настоящее время систему активно используют 11 человек: топ-менеджмент и маркетолог. В ближайших планах — перевод всех процессов в Аспро.Cloud и освоение модуля автоматизации бизнес-процессов.

«Сначала мы хотим начать с организационных процессов. Например, получения отпуска или отгула. Далее начнем автоматизировать процессы по основной деятельности и регулярным задачам. Таким, как проверки документации или ее согласование», — планирует Вадим Большаков.

Финансовое управление

Следующий этап — полноценное внедрение финансового учета с интеграцией банка «Точка».

«Мы планируем интегрировать в систему банк „Точка“. Еще нам интересно создавать и выставлять коммерческие предложения, счета и акты. Пока что я занимаюсь бюджетом проектов: вношу сумму, делаю разбивки, добавляю плановые поступления и расходы. Это необходимо, чтобы увидеть общую картинку по проектам», — рассказывает Александра.

Результаты совместной работы

Настройка системы заняла около двух месяцев. Интегратор отмечает ответственный подход заказчика к процессу внедрения.

«Заказчик сам ответственно подошел к внедрению, начал создавать базы знаний, автоматизировать процессы. Поэтому команда достаточно быстро адаптировалась к работе в системе. И я думаю, что результат по эффективности был заметен сразу», — подводит итоги Вадим Большаков.

Покажем все возможности Аспро.Cloud для вашего бизнеса

Запишитесь на бесплатную демонстрацию системы от наших экспертов. Проведем короткую онлайн-встречу и покажем, как Аспро.Cloud поможет автоматизировать процессы и повысить эффективность именно в вашем бизнесе.

Выбрать время