Как архитектурная студия наладила управление клиентскими процессами в облачной системе: опыт XXIIIVEK

Архитектурная студия Сергея Капустина XXIIIVEK специализируется на создании осветительных концепций для интерьеров, фасадов и городской среды, а также проектировании электрических сетей. Основной фокус компании направлен на корпоративных заказчиков. Портфолио студии включает знаковые объекты, включая Смоленский метромост в столице.

Мы побеседовали с основателем студии и узнали, как компания реорганизовала рабочие процессы с помощью единой цифровой платформы и какой инструментарий применяется для достижения результатов.

Проблемы многосистемного подхода

Первое знакомство с автоматизацией у студии произошло в 2013 году через внедрение популярного на тот момент CRM-решения. Рабочий процесс был разделен между несколькими платформами: клиентские отношения велись, бухгалтерский учет, а выполнение проектов координировалось через Trello. Последний сервис использовался техническим подразделением, маркетинговой службой и дизайнерами для постановки задач и планирования встреч.

«Откровенно говоря, такой подход оказался настоящим бедствием для нас. Множество разрозненных программных решений приводило к постоянной путанице, сотрудники регулярно забывали фиксировать важную информацию. Отсутствие централизованной платформы заменялось набором мелких несвязанных инструментов», — рассказывает Сергей Капустин.

Ключевой проблемой стало отсутствие в предыдущей CRM-системе модулей для финансового планирования и управления проектами. Система не позволяла рассчитывать прибыльность заказов — критически важную метрику для архитектурной деятельности. Без понимания рентабельности было невозможно принимать обоснованные решения об участии в тендерных процедурах или давать согласие на выполнение проектов.

Отсутствие автоматизированного расчета прибыльности создавало серьезные риски. Все вычисления приходилось делать в Excel, что удваивало объем работы и повышало вероятность ошибок. Неточности в формулах или их некорректное применение к ячейкам могли привести к неверным расчетам и, как следствие, к финансовым потерям при участии в тендерах или переговорах.

Поиск решения и знакомство с новой платформой

О существовании Аспро.Cloud команда узнала благодаря рекомендации известного урбаниста-блогера, который активно использовал систему в строительной деятельности. Обнаружив наличие модуля управления проектами и возможности расчета рентабельности, Сергей немедленно зарегистрировался для самостоятельного изучения функционала.

Дополнительным преимуществом оказался модуль финансового управления. Поскольку руководитель студии работает удаленно из другого города, ему требовался оперативный доступ к информации о денежных потоках и взаимодействии с контрагентами без необходимости использования множественных сервисов.

Выстраивание клиентских процессов

После поступления запроса от потенциального заказчика в системе формируется карточка сделки с детальным описанием:

1. Указывается канал привлечения
2. Прикрепляются ссылки на техническую документацию в облачном хранилище
3. Присваиваются категории в зависимости от типа услуг
4. Фиксируется вся история коммуникаций: телефонные разговоры, личные встречи, напоминания, комментарии и отправленная корреспонденция

К каждой сделке добавляется визуализация будущего объекта для наглядности — архитекторы особенно ценят такой подход как творческие специалисты.

В системе настроено несколько воронок продаж — отдельно для:

1. Дизайнеров
2. Девелоперов
3. Тендерных процедур

В зависимости от воронки изменяется набор этапов, хотя многие из них повторяются. На этапе «Новые запросы» собираются необработанные лиды для первичного анализа — сбора данных и заполнения карточек контрагентов.

Все контакты и организации четко классифицированы по категориям:

1. Заказчики
2. Поставщики
3. Девелоперы
4. Архитекторы

Каждому контрагенту присваивается сфера деятельности, указываются контактные данные, а через пользовательские поля добавляется информация о днях рождения, увлечениях и интересах.

Этапы работы со сделками

Основная задача начального этапа — выявление всех лиц, принимающих решения в компании-заказчике.

На следующем этапе устанавливается контакт с ключевыми лицами. Из карточки отправляется электронное письмо с презентацией услуг, планируется телефонный звонок для договоренности о встрече.

Осуществление звонков непосредственно из карточки контакта обеспечивается интегрированной телефонией от Zadarma и Mango Office.

Критически важным является этап переговоров, где происходит демонстрация визуализации проекта и сбор обратной связи.

Последующие этапы включают:

1. Согласование коммерческого предложения
2. Подготовку договорной документации
3. Подписание соглашения
4. Начало реализации проекта

В проектной карточке наглядно отображается вся необходимая информация с четким отображением хода работ.

К проекту прикрепляется:

1. Переписка
2. Техническая документация
3. План работ
4. Перечень договоров
5. Исходящая корреспонденция

Для анализа планируемых и фактических показателей используется финансовое планирование в рамках проектов.

Модуль «Финансы» отображает всю финансовую активность организации со счетами, актами и коммерческими предложениями, что значительно упрощает управление.

Обучение команды и систематизация знаний

Для всех сотрудников создана база знаний с проведением регулярного обучения персонала. В базе детально описаны:

1. Внутренние процессы
2. Методики работы со сделками и проектами
3. Перечень необходимых действий на каждой стадии
4. Обучающие материалы для менеджеров по продажам

Планы развития и оптимизация

В настоящее время студия движется к полной оптимизации работы всех офисных сотрудников. До пандемии вся команда работала в офисе, теперь появились позиции:

1. Удаленный менеджер по продажам
2. Специалист отдела реализации

Компания больше не стремится содержать избыточные офисные площади, поскольку многие специалисты научились эффективно работать через интернет и предпочитают удаленный формат. Единая платформа позволяет вести все операции в едином интерфейсе:

1. Осуществлять звонки
2. Поддерживать внутреннюю переписку
3. Отправлять электронную почту
4. Планировать встречи
5. Совместно работать над проектами

Результаты внедрения

«Мне как владельцу необходимо постоянно контролировать все процессы. Работа в студии идет практически круглосуточно — продажники ведут переговоры, архитекторы выполняют проекты, а я не могу находиться в офисе 24 часа. При этом мне не нужно углубляться в детали, достаточно видеть общую картину движения дел», — делится Сергей Капустин.

Теперь руководитель заходит в систему и мгновенно понимает:

1. Какие проекты находятся в работе
2. Какую прибыль принесет каждый из них
3. Состояние денежного потока компании

Студия полностью избавилась от хаоса, который возникал при использовании множественных систем. Сейчас есть единый инструмент для управления всеми процессами, включая финансовые операции.

Ответим на любые вопросы по Аспро.Cloud

Запишитесь на онлай-консультацию по системе. Эксперты помогут разобраться со сложными кейсами, настроят систему под ваши задачи и покажут, как автоматизировать рутину.

Оставить заявку