Как видеопродакшн настроил управление проектами: от идеи до готового ролика

Путь успешного контент-мейкера обычно начинается с простой схемы: автор, камера и креативная задумка. Когда контент находит свою аудиторию, происходит масштабирование. Увеличивается количество роликов, появляется профессиональное оборудование, растет штат сотрудников. Постепенно solo-проект трансформируется в настоящую видеостудию с четким разделением обязанностей, установленными сроками и регламентированными процедурами.

Такое масштабное производство требует системного управления — особенно когда команда превышает 50 человек и одновременно реализует множество проектов. Именно с такой задачей к нам обратилась команда известного блогера из топа трендов YouTube. Требовалось организовать эффективный рабочий процесс с помощью Аспро.Cloud.

Рождение креативных концепций

Для выстраивания оптимальных процессов мы детально изучили весь цикл создания контента. Провели интервью с заказчиком, проанализировали каждый этап — от первоначальной задумки до финального релиза.

Источники вдохновения для новых роликов разнообразны:

1. Коллективные творческие сессии
2. Систематическое отслеживание актуальных тенденций
3. Спонтанные инсайты участников команды

Однако появление идеи — лишь стартовая точка. Каждую концепцию необходимо обсудить с коллективом и принять решение о целесообразности реализации. Ранее для этих целей использовались Excel-таблицы, но мы предложили более эффективное решение — специальный шаблон проекта для визуализации пути развития идеи.

Перспективные концепции переходят на стадию «Одобрено», где активируются автоматические процессы:

1. Проект закрывается как успешно завершенный и архивируется
2. Система создает новый проект с аналогичным названием по шаблону для производственного процесса
3. Автоматически назначается ответственный менеджер
4. Запускается рабочий цикл

Такой подход обеспечивает наглядность креативных сессий и автоматический старт производственных работ после принятия решений.

Отклоненные предложения перемещаются на этап «Отклонено» с последующим автоматическим закрытием и архивированием. Для концепций, требующих отсрочки, предусмотрен статус «На паузе» — они остаются доступными на рабочей доске для возможного возвращения.

Старт реализации и создание сценария

После одобрения концепции назначается руководитель проекта — режиссер. Каждый производственный этап курируют руководители соответствующих отделов, которые распределяют задачи между сценаристами, монтажерами и другими специалистами.

Сценарная стадия включает две ключевые вехи:

1. Создание текста — ответственность исполнителя
2. Утверждение — руководитель проверяет материал и вносит корректировки

Сценаристы не имеют права самостоятельно завершать задачи. Готовые тексты направляются на контроль, где руководитель принимает решение об утверждении или необходимости доработки.

Руководители одновременно курируют несколько проектов. Для быстрого просмотра материалов, ожидающих согласования, используется раздел «Ожидают контроля» в модуле управления задачами.

Разработка технического задания и предпроизводственная подготовка

Контент данного блогера отличается разнообразием — постоянно меняются съемочные площадки, используемый реквизит, создаваемые ситуации. Это кардинально отличается от стандартного формата «говорящая голова плюс монтаж».

Поэтому предпроизводственная стадия критически важна. Для воплощения идеи требуется:

1. Подбор локаций
2. Согласование времени съемок
3. Поиск костюмов
4. Привлечение актеров
5. Подготовка реквизита

Все элементы должны быть согласованы с режиссером. При параллельной подготовке нескольких проектов риск путаницы существенно возрастает.

На основе утвержденного сценария команда формирует перечень всех необходимых элементов:

1. Съемочные площадки
2. Актерский состав
3. Необходимый реквизит
4. Костюмы и образы

Для постоянного доступа к техническим заданиям мы внедрили пользовательские поля. После утверждения ТЗ ссылка закрепляется в карточке проекта, доступной всей команде. Это обеспечивает быстрый поиск нужных документов и исключает путаницу.

Теперь вероятность перепутать реквизит и локации значительно снизилась:

Производственный этап в системе управления

На съемочной площадке никто не работает в системе управления проектами. Однако для отслеживания общего статуса всех проектов этот этап необходим. Здесь отсутствуют задачи или вехи — после завершения съемок менеджер просто перемещает проект на следующую стадию.

Аспро.Cloud остается полезным благодаря карточкам проектов. Съемочная группа может в любой момент найти необходимые документы даже без доступа к компьютеру — через мобильное приложение.

Постпроизводство: создание финального продукта

После получения всего отснятого материала начинается создание готового ролика. На стадии постпроизводства процесс четко регламентирован: руководитель отдела назначает исполнителя в зависимости от текущей загрузки команды и контролирует выполнение. Аналогичный подход применяется на всех этапах, кроме непосредственно съемочного процесса.

Финальный результат прикрепляется к карточке проекта, который закрывается как успешно завершенный. Готовый ролик передается специалисту по контент-планированию для публикации.

Контроль всего производственного цикла

Продюсеру критически важно отслеживать текущий статус каждого проекта — соблюдение дедлайнов, возникающие трудности, общий прогресс. Теперь с помощью Аспро.Cloud эта информация доступна в режиме реального времени на канбан-доске проектов.

Здесь отображается информация о:

1. Пройденных вехах
2. Оставшемся времени до дедлайна
3. Ответственном менеджере для связи через внутренний чат

Подбор новых участников команды

Дополнительно мы выстроили процесс найма персонала через систему управления проектами. Команде не требовалась полноценная HR-воронка с приемом заявок в CRM, поэтому эту функцию также реализовали через проекты.

Алгоритм простой:

1. HR-специалист получает запрос типа «Требуется монтажер»
2. Во время поиска кандидатов проект находится в статусе «В работе»
3. При переходе кандидата к собеседованию проект получает статус «На обсуждении»
4. Проект завершается наймом нового сотрудника

Хотите узнать больше о том, как построить эффективную HR-воронку? Мы подробно рассматривали эту тему в одной из наших публикаций.

Результаты внедрения

За несколько консультационных сессий наши эксперты помогли команде YouTube-канала создать эффективную рабочую систему. Теперь все процессы — от генерации идей до найма сотрудников — происходят в единой платформе.

Ключевое преимущество — объединение всех участников в одной системе, что существенно упростило командное взаимодействие. В планах команды:

1. Начать отслеживание затрат на съемки в Аспро.Cloud
2. Учет стоимости аренды локаций, реквизита, гонораров актеров
3. Автоматический расчет рентабельности проектов
4. Создание базы знаний для адаптации новых сотрудников

Покажем все возможности Аспро.Cloud для вашего бизнеса

Запишитесь на бесплатную демонстрацию системы от наших экспертов. Провеедем короткую онлайн-встречу и покажем, как Аспро.Cloud поможет автоматизировать процессы и повысить эффективность именно в вашем бизнесе.

Выбрать время