Радикальная смена бизнес-модели: как производственная компания стала успешным дизайн-агентством с помощью CRM

Когда привычная бизнес-модель перестает приносить доход, у руководителя остается два варианта: закрыть компанию или кардинально изменить направление деятельности. Второй путь выбрала организация, которая за два десятилетия работы превратилась из производителя торгового оборудования в современное дизайн-агентство.

Такая трансформация потребовала не только смелости, но и грамотного подхода к организации новых бизнес-процессов. В этом материале мы покажем, какие вызовы ждут компанию при смене специализации и как цифровые инструменты помогают справиться с ними.

История компании: от металлоконструкций к креативным решениям

Организация начала свой путь в 2001 году, фокусируясь на изготовлении сетчатых металлоконструкций для торговых площадей. В продуктовой линейке были:

1. Стойки для выкладки товаров
2. Промостолы
3. Стеллажи
4. Комплектующие для производственных нужд

«За два десятилетия присутствия на рынке металлических торговых конструкций мы сформировали лояльную клиентскую базу из нескольких десятков организаций. Постоянно инвестировали в развитие производственных технологий и повышение качества продукции. Однако экономическая ситуация внесла серьезные изменения в работу», — поясняет руководитель компании.

К концу 2021 года стало очевидно падение спроса на торговое оборудование:

1. Выручка снижалась
2. Появились проблемы с выплатой заработной платы
3. В сентябре 2022 года было принято решение о смене направления

«Такое решение далось непросто. Ведь мы инвестировали в это направление огромные ресурсы на протяжении многих лет. Но наш опыт ведения эффективного бизнеса и накопленные знания позволили найти правильное решение сложившейся ситуации», — рассказывает руководитель.

Новой специализацией стал дизайн рекламной продукции — сфера, требующая совершенно иного подхода к организации процессов и работе с клиентами.

Первые шаги в новом направлении

«Начинать пришлось с выстраивания бизнес-процессов. Нам требовалось, чтобы новая команда сразу работала результативно. Действовать нужно было быстро и без ошибок — времени на адаптацию просто не было», — объясняет руководитель.

В прежней деятельности компания использовала специализированное программное обеспечение для производства. Этот опыт показал важность цифровых инструментов для любого направления бизнеса.

При выборе системы управления для нового направления команда проанализировала рынок CRM-решений и остановилась на Аспро.Cloud. Система предоставила бесплатный тестовый период на 14 дней с полным доступом к функционалу.

Процесс внедрения и настройки системы

После завершения пробного периода команда обратилась к специалистам по внедрению для получения детальных инструкций по настройке ключевых модулей под специфику дизайнерских услуг.

«Мы стремились максимально эффективно использовать возможности системы. С некоторыми модулями возникли сложности в настройке под наши задачи. Потребовались дополнительные доработки. Специалисты провели с нами две часовые консультации», — поясняет руководитель.

Основные вопросы, которые решались на консультациях:

1. Контроль рабочего времени сотрудников и фиксация почасовых ставок
2. Формирование счетов на основе затраченного времени
3. Применение шаблонов проектов для типовых задач
4. Добавление инициаторов задач в проектную структуру
5. Настройка информационных виджетов на главном экране

Эксперты продемонстрировали применение модулей на конкретных примерах из сферы дизайна. Для решения специфических задач потребовались доработки, которые команда разработчиков реализовала по запросу клиента.

Ключевые доработки под потребности дизайн-агентства

Контроль плановой и фактической стоимости проектов

«Наши заказчики оплачивают не готовую продукцию по установленной цене, а время работы дизайнеров. У нас есть прайс с временными нормативами и ставками. Клиент платит за плановое время, переработки компенсируем мы. Поэтому критически важно понимать итоговую сумму по проекту и ее соответствие реальным показателям», — объясняет руководитель.

Разработчики добавили в интерфейс задач поле «Сумма», позволяющее видеть стоимость отдельных задач и проектов в целом. Это дает возможность отслеживать расхождения между планируемой и фактической прибылью для последующего анализа причин.

Разделение оплачиваемых и внутренних задач

«Клиенты оплачивают только время создания продукта. Но есть внутренние процессы — например, проверка работы новичка наставником перед отправкой заказчику. Такие задачи учитываются в проекте, но не оплачиваются клиентом. Нам нужно было отслеживать их количество», — рассказывает руководитель.

Специалисты создали фильтр в списке задач для просмотра оплачиваемых и неоплачиваемых работ по проектам или сотрудникам.

Контроль выставления счетов

«В проекте может быть множество задач. Вручную сложно отследить, по каким из них выставлены счета. А это критически важно — иначе дизайнеры могут остаться без зарплаты. Требовалась сводная информация по выставленным счетам», — поясняет руководитель.

В списке задач появился дополнительный фильтр, позволяющий в один клик увидеть, по каким задачам счета уже отправлены, а по каким нет.

Основной функционал в ежедневной работе

Автоматическое формирование счетов по времени

Клиенты оплачивают выполненные работы еженедельно или ежемесячно на основе планового времени. Менеджер создает проект и настраивает параметры оплачиваемого времени для корректного расчета при выставлении счета.

При формировании счета система автоматически рассчитывает стоимость выполненных работ за указанный период.

Готовый документ отправляется заказчику в несколько кликов.

Работа с инициаторами задач

В агентстве есть «инициаторы» — сотрудники компаний-заказчиков, которые ставят задачи. Менеджерам необходимо формировать отчеты по задачам и инициаторам для выставления счетов.

Для решения этой задачи создали пользовательское поле с группой инициаторов. В каждой задаче можно выбрать инициатора, просмотреть его карточку и связаться при необходимости.

Для формирования сводного отчета используется фильтр по инициаторам в списке задач, позволяющий отследить активность каждого из них.

Аналитика работы сотрудников

Руководителю важно анализировать эффективность команды, поскольку переработки оплачивает компания. Для предотвращения убытков необходимо понимать причины сложностей при выполнении задач.

Используются отчеты по показателям сотрудников:

1. Количество завершенных и текущих задач
2. Соотношение планового и фактического времени выполнения

Руководитель может отслеживать соблюдение планов уже на стадии выполнения задач с помощью специального отчета. Это позволяет своевременно выявлять и устранять проблемы.

Интеграция с электронной почтой

Агентство получает заявки исключительно по email. При большом потоке писем от разных отправителей легко пропустить заявку или потерять детали сделки.

Каждый менеджер подключил свой почтовый ящик к системе. Теперь все поступающие заявки автоматически собираются в карточках клиентов с полной историей взаимодействия. Менеджер может изучить детали сделки и отправить ответ прямо из системы.

Итоги трансформации

«Аспро.Cloud мы применяем больше для планирования, чем как классическую CRM. Как руководителю, мне очень удобно контролировать работу команды: что было сделано вчера, что планируется сегодня. Это дает уверенность в том, что клиент получит качественный результат в срок. Нам понравилось, что с помощью системы мы не только перестроили рабочие процессы, но и сделали это максимально быстро. Не пришлось искать специализированное решение для дизайнерской сферы — все необходимые функции либо доработали, либо подсказали, как их реализовать», — резюмирует руководитель компании.

Покажем все возможности Аспро.Cloud для вашего бизнеса

Запишитесь на бесплатную демонстрацию системы от наших экспертов. Провеедем короткую онлайн-встречу и покажем, как Аспро.Cloud поможет автоматизировать процессы и повысить эффективность именно в вашем бизнесе.

Выбрать время