Смена системы управления: опыт компании по производству стеклянных конструкций

Высокий уровень конкуренции заставляет производственные компании постоянно совершенствовать операционные процессы. Улучшение качества обслуживания, внедрение передовых технологий и оптимизация рабочих процессов — без этого клиенты уходят к более эффективным конкурентам.

Руководство компании «Хартек» решило модернизировать систему управления бизнесом. Изначально команда использовала одну платформу для планирования задач и проектов, а финансовую отчетность вела в отдельном сервисе. Однако такая схема оказалась малоэффективной: постоянные переключения между разными интерфейсами усложняли работу, а получить целостное представление о состоянии бизнеса становилось все труднее.

Владелец бизнеса принял решение о миграции на интегрированную систему, которая объединяет проектное планирование, финансовый контроль и клиентские взаимоотношения в едином интерфейсе.

О компании «Хартек»

ООО «Хартек» специализируется на разработке, поставке и установке светопрозрачных систем различной сложности — от стандартных оконных блоков до эксклюзивных интерьерных стеклянных панелей.

«Наша организация начала работу 15 лет назад и производила исключительно автоматические двери и стеклянные перегородки с немецкой фурнитурой. По мере развития бизнеса мы научились проектировать металлоконструкции и реализовывать высокотехнологичные архитектурные проекты. Сейчас изготавливаем сложные конструкции. Разрабатываем сложные узлы и крепления, просчитываем и проводим испытания на их слом и вырыв».

— Руководитель компании «Хартек»

Проблемы раздельного управления

Производственный цикл компании включает несколько последовательных этапов:

1. Проектирование
2. Изготовление
3. Логистика
4. Монтаж
5. Послепродажное обслуживание

Параллельно команда реализует множество сложных заказов. Координировать такие процессы без специализированных инструментов управления практически невозможно.

Отсутствие единой системы также затрудняло анализ прибыльности отдельных проектов и определение наиболее доходных бизнес-направлений.

Для повышения эффективности проектного управления руководитель внедрил популярную CRM-платформу. Параллельно для ведения финансовой и управленческой отчетности потребовался дополнительный сервис. В результате команда работала одновременно в двух системах, что создавало неудобства и увеличивало операционные расходы.

Почему выбрали Аспро.Cloud

В ходе эксплуатации прежней CRM-платформы руководитель выявил два критических недостатка:

1. Отсутствие сегментации рабочих областей

Задачи бухгалтерского учета, проектного планирования и технического обслуживания отображались в общем списке. Поиск необходимой информации и контроль специфических процессов требовал значительных временных затрат.

2. Отсутствие синхронизации с финансовыми модулями

Постоянные переходы между различными интерфейсами снижали продуктивность сотрудников, а руководитель не получал комплексного представления о состоянии организации.

«Я протестировал бесплатный пробный период Аспро.Cloud и остановился на этой системе. Проще, когда все в одном месте: и проекты, и финансы».

— Руководитель компании «Хартек»

Процесс миграции данных

Переход из действующей системы на новую платформу оказался менее сложным и продолжительным процессом, чем ожидалось. Компания «Хартек» обратилась к специалистам Аспро.Cloud, и совместными усилиями перенесли необходимую информацию из системы финансового учета.

Миграция включала следующие этапы:

1. Экспорт данных — выгрузка информации из предыдущей системы в CSV-формат
2. Корректировка данных — внесение необходимых изменений в CSV-файл
3. Сопоставление проектов — исключение дублирования между системами
4. Настройка организации — ввод корпоративной информации и начальных остатков по счетам
5. Импорт данных — загрузка подготовленного файла с последующей сверкой остатков
6. Интеграции — настройка связи с банками для автоматического учета

После завершения работы с финансовыми данными потребовалось настроить CRM-функционал: импортировать клиентскую базу и подключить интеграцию с IP-телефонией. Руководитель справился с этими задачами самостоятельно в минимальные сроки.

«Перейти с предыдущей системы оказалось легко благодаря удобному и понятному интерфейсу. Все освоили довольно быстро».

— Руководитель компании «Хартек»

Как работает система после внедрения

Управление проектами

Модуль проектного планирования позволяет компании эффективно контролировать постановку и исполнение задач. В первую очередь в системе настроили рабочие процессы для различных подразделений:

1. Бухгалтерии
2. Производственного цеха
3. Отдела проектирования
4. Маркетинговой службы

Каждый процесс разделен на этапы: «К выполнению», «В процессе», «Завершено».

С помощью досок и фильтрации задач руководитель отслеживает прогресс проектов и общую загруженность команды. На основе этой аналитики он корректирует рабочие процессы для достижения качественного результата.

Поскольку сотрудники компании часто работают с однотипными заказами, в системе стандартизированы процессы их выполнения через готовые шаблоны. В них определены ключевые этапы, контрольные точки и стандартные задачи.

«С помощью Аспро.Cloud мы начали реализовывать проекты с минимальным количеством ошибок и четко в сроки».

— Руководитель компании «Хартек»

Платформа также помогает анализировать рентабельность проектов. Для отслеживания фактических и плановых доходов и выявления прибыльных направлений работы достаточно открыть карточку соответствующего проекта.

Финансовое планирование

В Аспро.Cloud руководитель может в несколько кликов получить полную информацию о финансовом состоянии бизнеса для принятия обоснованных управленческих решений. В «Хартек» активно используют:

1. Отчеты движения денежных средств
2. Отчеты о прибылях и убытках

Это дает возможность анализировать доходы и расходы по различным направлениям деятельности компании.

«Удобно контролировать движение денежных средств, не входя в онлайн-банк. Все остатки по счетам видны на одной странице».

— Руководитель компании «Хартек»

Для оперативного получения информации о доходах и расходах в системе настроены динамические виджеты с финансовой аналитикой и остатками по корпоративным счетам. К ним можно получить доступ с компьютера или мобильного устройства в любое время.

Управление клиентскими отношениями

CRM-модуль помогает оптимизировать рабочие процессы. Одна из функций, которой пользуются в «Хартек» — автоматическая привязка электронных писем к соответствующим задачам.

«Электронное письмо, например, со счетом от поставщика автоматически привязывается непосредственно к задаче по закупке, проекту и задаче по бухгалтерии на оплату. Так счет не потеряется, и все ответственные будут иметь к нему доступ».

— Руководитель компании «Хартек»

Достигнутые результаты

Внедрение Аспро.Cloud заняло минимальное время. За несколько этапов компания начала работать в новой системе и контролировать все операционные процессы.

«Аспро.Cloud продумана очень хорошо. Мы не столкнулись с теми ошибками и недочетами, которые были в предыдущих системах. Перейти на новую платформу оказалось легко, внедрение оправдало себя на 100%. Теперь мы работаем в одной системе всей командой и видим общую картину бизнеса».

— Руководитель компании «Хартек»

Скачайте полезные материалы для эффективного управления финансами

Получите готовые инструкции, шаблоны и чеклисты для управления финансами компании. Берите проверенные инструменты и внедряйте без сложностей.

Скачать бесплатно