Кейс Аспро.Cloud: как IT-компания Planoplan навела порядок в рабочих процессах

Современные компании все чаще обращаются к цифровым решениям для оптимизации бизнес-процессов. Особенно это актуально для IT-сферы, где скорость реакции и четкая организация работы напрямую влияют на результат.

Сегодня рассмотрим опыт команды, которая создает программное обеспечение для трехмерного моделирования интерьеров и работает с застройщиками из разных стран. Компания Planoplan столкнулась с типичными вызовами растущего бизнеса: необходимостью структурировать процессы, повысить контроль над задачами и улучшить взаимодействие между отделами.

Исходная ситуация: когда система есть, но порядка нет

Руководство компании понимало важность систематизации рабочих процессов, поэтому ранее уже был приобретен инструмент для управления клиентскими отношениями. Однако на практике использование оказалось фрагментарным.

Валерий Шеркунов, возглавивший отдел продаж, описывает ситуацию следующим образом:

На момент моего прихода в компанию CRM-система использовалась лишь на треть от своих возможностей. Сотрудники применяли инструменты хаотично, без системного подхода и надлежащего контроля. Часть подразделений вообще игнорировала работу в единой системе.

Такая ситуация — не редкость для растущих компаний. Инструменты есть, но культура их использования еще не сформирована.

Переход к структурированному управлению проектами

Команда приняла решение о внедрении комплексного решения для управления проектами и клиентскими отношениями. Основной задачей стало создание прозрачной системы контроля задач и повышение эффективности команды.

Организация работы через канбан-доски

Центральным элементом новой системы стала визуализация всех текущих задач на едином канбан-табло. Процесс разделен на четыре ключевых этапа:

1. Бэклог — задачи, ожидающие выполнения
2. В работе — активные задачи текущего спринта
3. Согласование — задачи на проверке и утверждении
4. Завершено — выполненные задачи

Такой подход позволяет мгновенно оценить загрузку команды, выявить узкие места и перераспределить ресурсы при необходимости. Для сложных проектов этапы можно настраивать индивидуально и сохранять как шаблоны для повторного использования.

Автоматизация рутинных операций

Существенную роль в повышении эффективности сыграло внедрение автоматических действий. Система самостоятельно выполняет ряд регулярных операций:

1. Отправляет уведомления о критически важных событиях
2. Создает новые задачи и проекты по заданным правилам
3. Рассылает документацию заказчикам
4. Фиксирует комментарии к задачам
5. Формирует события в календаре

Автоматизация освобождает специалистов от монотонных операций и позволяет сосредоточиться на решении творческих и стратегических задач.

Аналитика и контроль эффективности

Важным преимуществом новой системы стала возможность получения детальных отчетов по всем аспектам деятельности. Аналитические инструменты помогают:

1. Выявлять слабые места в воронке продаж
2. Отслеживать производительность каждого сегмента бизнеса
3. Анализировать временные затраты на различные типы задач
4. Формировать наглядные графики и диаграммы для принятия решений

По словам Валерия Шеркунова:

Мы получили полную прозрачность всех процессов. Теперь легко определить, где именно возникают задержки, и оперативно устранить проблемы. Даже такие задачи, как расчет заработной платы менеджеров, теперь выполняются автоматически.

Результаты внедрения

Системный подход к управлению проектами принес команде Planoplan ощутимые результаты:

1. Повышение прозрачности процессов — каждый участник команды видит общую картину и свою роль в ней.
2. Ускорение рабочих циклов — автоматизация рутинных операций высвободила время для решения ключевых задач.
3. Улучшение контроля качества — система отчетности позволяет быстро выявлять и устранять проблемы.
4. Стандартизация процедур — единые шаблоны и правила работы для всех отделов.

Руководитель отдела продаж отмечает:

Сегодня мы используем весь спектр возможностей системы управления проектами. Это касается работы с клиентами, расчета вознаграждений и координации команды.

Перспективы развития

Команда Planoplan продолжает оптимизировать свои процессы и планирует расширение функциональности системы, особенно в части маркетинговых инструментов. Такой подход к постоянному совершенствованию — залог дальнейшего роста эффективности.

Опыт этой компании показывает: успешное внедрение системы управления проектами требует не только правильного выбора инструментов, но и готовности команды к изменениям, постепенного перехода и постоянной работы над процессами.

Покажем все возможности Аспро.Cloud для вашего бизнеса

Запишитесь на бесплатную демонстрацию системы от наших экспертов. Проведем короткую онлайн-встречу и покажем, как Аспро.Cloud поможет автоматизировать процессы и повысить эффективность именно в вашем бизнесе.

Выбрать время