Кейс Аспро.Cloud: выбор подходящей системы управления для бизнеса на примере агентства Directline

Выбор подходящей системы управления — решение, определяющее эффективность всего бизнеса. Многие руководители сталкиваются с ситуацией, когда команда работает параллельно в нескольких инструментах, но отсутствует целостная картина происходящего.

Агентство цифрового маркетинга Directline работает на рынке уже полтора десятилетия, специализируясь на комплексном продвижении брендов в digital-среде. В портфолио компании — проекты для 2GIS, Borjomi, Lazurit и других крупных заказчиков. Руководство агентства столкнулось с необходимостью создать единое пространство для ведения сложных проектов и централизованного хранения клиентской информации.

Проблемы фрагментированной IT-экосистемы

Семь инструментов вместо одного

Команда Directline использовала внушительный набор специализированных решений для:

1. постановки и мониторинга задач
2. управления лидами и сделками
3. финансового учета
4. внутренних коммуникаций
5. аналитики и отчетности
6. личного кабинета клиентов
7. независимой базы знаний

Последствия разрозненности

Использование множественных платформ создавало серьезные операционные сложности. Информация распылялась по различным системам, что затрудняло получение целостного представления о проектах. Каждая услуга воспринималась как изолированная активность, хотя заказчики часто заказывали комплексные решения.

Один клиент может одновременно заказывать несколько направлений работ, что означает параллельное ведение множественных процессов. Нам требовался контроль не только по отдельным услугам, но и целостное видение проекта. Большинство наших услуг имеет абонентский характер без четких сроков завершения, поэтому критически важно было организовать работу месячными спринтами, — объясняет Наталья Штанюк, технический директор Directline.

Поиск интегрированного решения

Анализ потребностей команды

Руководство понимало ценность существующего функционала, но работа в разрозненных средах препятствовала эффективной реализации проектов. Стало очевидно, что качественная стандартизация и автоматизация возможны только при переходе к единой платформе.

Первоначально рассматривалась возможность развития на базе Redmine, однако неудобство интерфейса и отсутствие технической поддержки стали критическими препятствиями.

Команда провела внутренний опрос для определения ключевых требований к будущей системе:

1. Централизованное управление процессами с интеграцией клиентских данных и проектной информации
2. Единое хранилище для всех рабочих материалов: статусов, задач, команды, документации
3. Инструменты индивидуального и проектного планирования
4. Модуль финансового учета с расчетом рентабельности
5. Возможность предоставления клиентам ограниченного доступа к проектам
6. Автоматизация и интеграционные возможности
7. Интуитивно понятный пользовательский интерфейс

Такой функционал должен был упростить адаптацию новых сотрудников и ускорить их включение в рабочие процессы. В перспективе это обеспечит нам возможность масштабирования без потери качества, — добавляет Наталья Штанюк.

Сравнение альтернативных решений

Рассмотренные варианты

Команда изучила несколько направлений развития IT-инфраструктуры:

Плагины RedmineUp привлекали возможностью сохранить существующие данные и добавить необходимые функции. Однако сложность доработки из-за недостатка экспертов и неудобство интерфейса стали серьезными ограничениями.

Предыдущая CRM-система впечатлила дизайном интерфейса и широкими возможностями кастомизации. Но отсутствие готовых модулей для специфических задач агентства, функций учета почасовой оплаты и визуального контроля бюджета показало необходимость масштабных доработок.

Выбор Аспро.Cloud

При знакомстве с Аспро.Cloud нас сразу привлек логичный и понятный интерфейс. Анализ возможностей показал, что система на 90% покрывает наши потребности и позволяет начать полноценную работу сразу после настройки, — отмечает технический директор агентства.

Ключевые преимущества, повлиявшие на решение:

1. Продуманная эргономика интерфейса
2. Готовые интеграции с почтовыми сервисами и телефонией
3. Подключение банковских систем и 1С для автоматизации документооборота
4. Комплексное управление проектами с шаблонизацией
5. Контроль бюджетов и затрат в реальном времени
6. Разделение оплачиваемого и внутреннего времени работы
7. API для интеграции дополнительных сервисов

Платформа обеспечивала быстрый переход с сохранением всех накопленных данных, что стало решающим фактором выбора.

Этапы внедрения системы

Процесс трансформации IT-инфраструктуры занял три месяца и проходил поэтапно для минимизации рисков.

Базовая настройка и миграция данных

Конфигурация CRM-модуля: Первым шагом стал перенос всех сделок из предыдущих систем и настройка интеграций с телефонией, электронной почтой и веб-формами сайта. Менеджеры по продажам первыми начали использовать новую платформу.

Систематизация задач и проектов: Потребовалось объединить разрозненные задачи по всем направлениям деятельности. Команда выбрала организацию через систему тегов внутри проектов, дополнив это готовыми шаблонами и пользовательскими полями для детальной сегментации.

Интеграция с бухгалтерией: Настроили автоматическую выгрузку счетов и актов из Аспро.Cloud в 1С для работы финансового отдела. Процессы внутри программы были скорректированы для оптимальной обработки документов.

Внедрение календарного планирования: В единый календарь перенесли бронирование переговорных комнат, планирование отпусков и корпоративные мероприятия.

Углубленная автоматизация

Второй этап сосредоточился на создании автоматизированных процессов на основе централизованных данных.

Настройка API-интеграций: Компания организовала выгрузку данных по отчетам, задачам и проектам для построения аналитических дашбордов в специализированной дата-студии.

Планирование ресурсов: Разработали систему планирования загрузки технического отдела и контроля выполнения отчетов.

Клиентский доступ: Реализовали возможность предоставления заказчикам доступа к информации о задачах через API в рамках персонального кабинета.

Планы развития включают создание системы онбординга и базы знаний для стандартизации корпоративной информации.

Результаты трансформации

Платформа Аспро.Cloud покрыла большинство наших потребностей в автоматизации рабочих процессов. Возможности системы позволили быстро решить ключевые задачи через настройку стандартных модулей без сложных доработок. Особенно ценим качественную техническую поддержку, где можно получить помощь в решении любых вопросов. В планах — еще более глубокое использование платформы для автоматизации, — резюмирует Наталья Штанюк.

Покажем все возможности Аспро.Cloud для вашего бизнеса

Запишитесь на бесплатную демонстрацию системы от наших экспертов. Проведем короткую онлайн-встречу и покажем, как Аспро.Cloud поможет автоматизировать процессы и повысить эффективность именно в вашем бизнесе.

Выбрать время