Кейс Аспро.Cloud: Как юридическая компания Win&Joy ведет 30 параллельных проектов

Штат фирмы включает 5 постоянных специалистов:

1. Управляющий партнер
2. Помощник руководителя
3. Три юриста плюс привлеченные консультанты

Ежемесячно в работе находится до 30 различных дел. Такая нагрузка создает множество операционных задач:

1. Координация сроков
2. Контроль исполнения поручений
3. Взаимодействие с клиентами
4. Распределение обязанностей между сотрудниками

Все эти процессы отнимают ресурсы, которые должны направляться на основную деятельность. Результат — снижение качества юридических услуг, нарушение дедлайнов, повышение стрессовой нагрузки на команду и возрастание рисков профессиональных ошибок.

Поиск решения: почему специализированные системы не подошли

Поскольку команда работает преимущественно удаленно, требовалась система с качественным дистанционным доступом. Изначально руководство выбрало Trello для организации задач. Однако по мере роста бизнеса простого таск-трекера стало недостаточно.

Команда начала искать более функциональную платформу. Ключевое требование — возможность отслеживать временные затраты специалистов на каждое дело. Такой контроль необходим для планирования и правильного ценообразования услуг.

Основные критерии выбора включали:

1. Интуитивно понятный интерфейс
2. Инструментарий для проектного управления
3. Система учета рабочего времени

Первоначально остановились на CRM ProjectMate, созданной специально для юридических фирм. Но после двух лет использования стало ясно, что сложный интерфейс мешает эффективной работе.

В ProjectMate нас не устроил интерфейс: очень скучный, серый, было тяжело работать. У меня этот сервис ассоциировался с операционной системой MS-DOS, которая была на старых компьютерах до появления Windows.

После неудачного опыта команда решила сменить подход и рассмотрела универсальные решения. Финалистами стали Мегаплан и Аспро.Cloud. Обе платформы привлекли удобством интерфейса и широким функционалом.

Решающим фактором стала модель ценообразования Аспро.Cloud — оплата за группу пользователей, а не за каждого отдельно.

Мне это показалось очень удобным, потому что если нужно взять стажера или аутсорсера, то я просто включаю его в систему. Мне не нужно думать, стоит ли заказывать для него отдельный платный доступ, сколько он будет пользоваться системой.

Внедрение без проблем: как команда освоила новую систему

Переход на Аспро.Cloud прошел относительно гладко благодаря продуманному интерфейсу. Настройкой занималась лично Ольга Яшукова, адаптируя систему под специфику юридической деятельности.

На начальном этапе команда воспользовалась бесплатной консультацией специалистов Аспро.Cloud. Во время онлайн-встречи эксперт продемонстрировал основные возможности платформы, объяснил принципы настройки и применения различных инструментов для конкретного бизнеса.

Главной проблемой стало не техническое освоение, а человеческий фактор — сопротивление сотрудников новым процессам.

Преодоление сопротивления: особенности работы с юристами

Сегодня в Аспро.Cloud работают все штатные сотрудники компании. Руководитель отмечает, что команда быстро разобралась с основными функциями. Однако до сих пор возникают ситуации, когда специалисты забывают закрывать задачи, фиксировать потраченное время или пополнять базу знаний.

У нас консервативная отрасль, и всеми новыми технологиями юристы пользуются неохотно. Но причина не в CRM, а в самих сотрудниках, их самоорганизации.

Несмотря на отдельные сложности, команда успешно внедрила большинство модулей системы в ежедневную работу.

Полный спектр инструментов: от лидогенерации до отчетности

За год активного использования команда внедрила практически все доступные инструменты платформы.

Воронка продаж

Руководитель адаптировала воронку под особенности юридического бизнеса. Гибкие настройки позволяют создавать любые этапы и реализовывать различные сценарии автоматизации. В Win&Joy воронка включает следующие стадии:

1. Поступление заявки
2. Юридическая консультация
3. Согласование условий
4. Заключение соглашения
5. Исполнение работ
6. Подготовка документов
7. Расчеты

В процессе работы карточка может многократно перемещаться между этапами «Исполнение» и «Документы». Это связано с тем, что в рамках одного соглашения часто оказывается несколько юридических услуг, каждая со своими задачами, документооборотом и счетами.

Например, для одного клиента может потребоваться консультация, составление досудебной претензии, подача иска и сопровождение в суде — это четыре различные услуги в рамках одного договора.

Воронка продаж в Аспро.Cloud позволяет руководителю:

1. Наглядно отслеживать статус каждой сделки
2. Контролировать прогресс выполнения
3. Поддерживать связь с клиентом на всех этапах

Важная особенность: в Win&Joy воронкой пользуется только руководитель, а юристы работают в проектном модуле. Система настроена так, чтобы эти инструменты функционировали параллельно — сделка остается активной до завершения всех задач.

Управление проектами

Для типовых задач команда использует заранее подготовленные шаблоны. В них уже описаны основные стадии проекта и задачи для каждого этапа. Это экономит время на планирование — можно сразу выбрать подходящий шаблон и приступить к работе.

Например, при банкротстве физических лиц проект проходит через стадии:

1. Анализ финансового положения клиента
2. Подготовка документации
3. Подача заявления о банкротстве
4. Участие в арбитражном процессе

Для нестандартных случаев команда работает без шаблонов, выполняя задачи в произвольном порядке.

Контроль времени

Сотрудники фиксируют время, затраченное на каждую задачу, а система автоматически генерирует отчеты. В отчетах руководитель видит, какой специалист, сколько времени, когда и на какую задачу потратил. Это помогает:

1. Оценивать себестоимость проектов
2. Анализировать их рентабельность
3. При необходимости корректировать процессы

Финансовый учет

Руководитель Win&Joy ежемесячно формирует счета по завершенным этапам проектов. Система автоматически подставляет информацию из сделки: реквизиты контрагента и сумму за оказанные услуги. Это ускоряет формирование счетов и снижает вероятность ошибок при ручном вводе.

По завершении сделки можно сразу из системы выставить акт выполненных работ для отчета перед клиентом.

Также в Аспро.Cloud есть интеграция с банками, что упрощает ведение финансового учета. Система автоматически отмечает оплаченные счета и формирует отчеты о прибылях и убытках, движении денежных средств.

Планирование и координация

В едином календаре команда синхронизирует задачи и события. Сотрудники отслеживают занятость коллег для взаимной координации. Также это помогает не пропускать судебные заседания и встречи с клиентами.

Накопление экспертизы

Команда начала создавать внутреннюю базу знаний с полезными материалами. В статьях содержатся данные о завершенных делах, успешные и неудачные кейсы, шаблоны договоров и нормативная база.

Это помогает:

1. Хранить всю информацию в одном месте
2. Быстро находить нужные материалы
3. Новым сотрудникам быстрее адаптироваться к рабочим процессам

Измеримые результаты: что изменилось после внедрения

Переход на Аспро.Cloud помог оптимизировать множество бизнес-процессов и снизить нагрузку на руководителя. Ольга Яшукова отмечает следующие изменения:

1. Упростился контроль проектов, загрузки коллег и качества работы
2. Работа с продажами стала более удобной и приятной
3. Снизилась операционная нагрузка на руководителя — система экономит время и силы
4. Упростился финансовый учет — благодаря интеграции с банком все оплаченные счета автоматически отображаются в системе

Мне в целом нравится система. У неё приятный, дружелюбный интерфейс, в ней просто приятно работать. Самое главное — с внедрением Аспро.Cloud мне стало значительно проще контролировать процессы. Раньше я тоже следила за качеством работы и старалась не допустить потери информации, но это отнимало гораздо больше времени и сил.

Планы развития: масштабирование и автоматизация

В ближайшее время компания планирует расширить спектр услуг. Команда ожидает увеличения количества сделок, поэтому руководитель Win&Joy хочет подключить интеграцию с телефонией и мессенджерами.

Интеграция поможет:

1. Собирать все обращения в единое окно
2. Автоматически импортировать заявки из разных каналов связи в CRM
3. Создавать карточки сделок автоматически
4. Снижать нагрузку на сотрудников

Выводы

Опыт Win&Joy показывает, что правильно выбранная система управления может кардинально изменить организацию работы юридической фирмы. Ключевые факторы успеха:

1. Понятный интерфейс, который не отпугивает консервативных специалистов
2. Гибкие настройки под специфику юридической деятельности
3. Возможность работы с большим количеством параллельных проектов
4. Интеграция всех процессов — от лидогенерации до финансового учета

Запишитесь на бесплатную демонстрацию системы от наших экспертов. Проведем короткую онлайн-встречу и покажем, как Аспро.Cloud поможет автоматизировать процессы и повысить эффективность именно в вашем бизнесе.

Выбрать время