Команда Аспро.Cloud
Как проектно-строительная компания наладила контроль проектов и финансов с CRM Аспро.Cloud
Руководители строительного и дизайнерского бизнеса часто сталкиваются с потерей информации между отделами и сложностями в отслеживании рентабельности заказов. Рассказываем, как Start Office решила эти проблемы и увеличила пропускную способность проектов благодаря комплексному подходу к автоматизации.
Start Office специализируется на комплексном обустройстве коммерческих пространств — от концепции дизайна до финальной комплектации объекта. За 8 лет работы команда реализовала свыше 50 проектов различной сложности: от коворкингов до представительских кабинетов топ-менеджеров.
Специфика работы и поиск решения
Клиентская база компании состоит преимущественно из представителей среднего и крупного бизнеса. В штате одновременно работают специалисты разных профилей: архитекторы, проектировщики, прорабы, закупщики, менеджеры по работе с клиентами и административный персонал. Слаженная координация между подразделениями — критически важный фактор успешного завершения заказов.
До определенного момента компания использовала другой сервис для организации проектной деятельности. Однако отсутствие инструментов для финансового планирования вынудило искать альтернативные варианты. Ключевым требованием стала интеграция проектного менеджмента с бюджетированием в рамках единой платформы.
После изучения различных решений руководство остановилось на Аспро.Cloud. Для адаптации системы под потребности строительной отрасли генеральный директор Галина Голотина воспользовалась услугами по внедрению. Заполнение брифа стало отправной точкой для комплексной настройки платформы.
В результате предварительного аудита были сформулированы четыре приоритетные цели:
Основные цели автоматизации
- Повысить дисциплину выполнения временных рамок по каждому заказу
- Создать систему бюджетного планирования с возможностью сопоставления планируемых и реальных трат
- Обеспечить параллельное ведение множества проектов без снижения качества обслуживания
- Оптимизировать информационный обмен между участниками рабочих процессов
Оптимизация воронки продаж
Одна из главных особенностей деятельности Start Office — продолжительный период принятия решения клиентами, который может растягиваться на несколько месяцев. В течение этого времени необходимо поддерживать регулярный контакт с потенциальными заказчиками.
Первым шагом стала реорганизация системы обработки входящих запросов на создание дизайн-концепций и настройка визуализации продаж. Канбан-доска теперь наглядно демонстрирует распределение лидов по стадиям:
- Согласование контракта
- Подготовка коммерческого предложения
- Обдумывание сотрудничества клиентом
Менеджер мгновенно видит запланированные активности по каждому контакту и может вовремя напомнить о текущем предложении тем, кто остался без внимания.
Следующим этапом стала миграция базы партнеров с разделением на категории — клиенты и поставщики — и классификацией по направлениям деятельности: декоративные элементы, текстиль, мебельное оснащение. В карточках подробно описаны конкурентные преимущества каждого поставщика.
Централизация задач и проектного взаимодействия
По словам руководителя, до внедрения системы компания сталкивалась с проблемами коммуникации между сотрудниками в рамках клиентских заказов. Информация часто терялась или искажалась при передаче между отделами.
Аспро.Cloud позволила объединить все важные сведения в одном месте. Вся коммуникация и документооборот по заказу теперь сохраняются в карточке проекта:
- Замечания клиента
- Техническая документация
- Email-переписка
- Актуальные поручения
- Выставленные счета
Каждая задача получает детальное описание, к ней прикрепляется необходимая документация, назначаются исполнители и наблюдатели, при необходимости создаются дочерние подзадачи.
Кроме того, специалисты помогли внедрить пользовательские списки. Теперь в каждом проекте в отдельной вкладке четко видно, по какому договору ведется работа, зарегистрированы ли входящие и исходящие письма от контрагентов.
Создание типовых шаблонов
В Start Office большинство заказов реализуется по стандартной схеме:
- Подготовительный этап
- Разработка дизайн-концепции
- Техническое проектирование
- Строительные работы
- Комплектация объекта
Было решено не создавать отдельные проекты для каждого типа работ, а разработать универсальный шаблон, включающий все ключевые этапы, контрольные точки и перечень необходимых задач.
Все заказы, созданные по типовому шаблону буквально в несколько кликов, отображаются на общей доске с наглядным прогрессом каждого. Такая визуализация помогает одновременно курировать большое количество проектов и эффективно отслеживать соблюдение дедлайнов.
Настройка финансового прогнозирования
В рамках целей внедрения была поставлена задача по настройке прогнозирования денежных потоков. Специалисты продемонстрировали, как правильно выстроить план-факт анализ и на какие показатели обращать внимание для предотвращения кассовых разрывов.
Теперь финансовый директор и руководство могут за секунды оценить экономическую эффективность любого проекта. Благодаря внедрению бюджетного планирования компания получила возможность более грамотно распоряжаться денежными ресурсами.
«Финансовый контроль по проектам значительно упростил отслеживание платежей. К примеру, первый платеж поступает в сентябре, а следующий должен прийти только в декабре. В декабре об этом легко забыть. Система помогла лучше контролировать дебиторскую задолженность и бюджет проектов», — отмечает генеральный директор Start Office.
Дополнительно была разработана корпоративная печатная форма для выставления счетов клиентам.
Обучение персонала
Команда специалистов провела обучение не только для руководящего состава, но и для всех сотрудников компании. Эксперт показал правильные принципы взаимодействия с платформой и раскрыл нюансы работы с CRM-функционалом. На протяжении двух месяцев предоставлялась приоритетная техническая поддержка в отдельном чате, что способствовало быстрой адаптации персонала к новому инструменту.
Дополнительные возможности для дизайнерских и строительных компаний
Мобильное приложениеЗначительная часть сотрудников таких организаций работает вне офиса — на объектах. Push-уведомления помогают оставаться в курсе всех дел и поручений независимо от местонахождения специалистов. Приложение позволяет легко создать задачу или запланировать встречу прямо с мобильного устройства.
Файловое хранилищеУдобное место для систематизации шаблонов общего назначения: макетов корпоративной продукции, информационных буклетов о компании, должностных инструкций, а также технических чертежей и проектной документации.
База знанийСтруктурированное хранилище информации используется для описания корректной работы с CRM, внутренних стандартов, адаптации новых сотрудников, а также в качестве справочника для клиентов при размещении на корпоративном сайте.
Календарное планированиеПозволяет организовать рабочий день и продемонстрировать коллегам текущую загрузку. Например, дизайнеры Start Office отмечают в календаре встречи с заказчиками. Инженеры и строители видят запланированные встречи и могут присоединиться при необходимости.
Достигнутые результаты
- Start Office упорядочила работу с клиентскими проектами.
«Внедрение Аспро.Cloud в первую очередь обеспечило полную прозрачность процессов. Это достигается главным образом за счет финансового контроля в проектах», — комментирует генеральный директор Start Office.
- Усилился контроль поступлений и соблюдения графиков платежей. Руководство получило четкое понимание доходности каждого отдельного проекта.
- CRM обеспечивает отслеживание взаимодействия с заказчиком от первичного контакта до завершения проекта и эффективное планирование мероприятий по удержанию клиентов.
- Теперь Start Office может принимать больше заказов без опасений что-либо упустить. Вся работа и коммуникация по проекту доступны в едином интерфейсе, и ничего не теряется в процессе реализации.
Опыт Start Office показывает, как грамотная автоматизация помогает проектно-строительным компаниям выйти на новый уровень управления и повысить общую эффективность бизнеса.
Запишитесь на бесплатную демонстрацию системы от наших экспертов. Проведем короткую онлайн-встречу и покажем, как Аспро.Cloud поможет автоматизировать процессы и повысить эффективность именно в вашем бизнесе.