Как веб-студия Positron оптимизировала проектную работу через цифровую автоматизацию с Аспро.Cloud

IT-компании и digital-агентства сегодня нуждаются в гибких инструментах для координации команд и контроля проектной деятельности. Особенно актуальными становятся методики Agile, системы учета времени, внутренние коммуникации и автоматизация финансовых процессов.

Эти вызовы успешно решает петербургская студия Positron, которая за время пандемии смогла удвоить штат сотрудников и привлечь проекты от известных брендов. Основатель компании Михаил Грохотов рассказал о специфике digital-бизнеса и том, как правильно выбранная CRM-система помогает масштабировать агентство.

Эволюция от фриланса до полноценного агентства

Путь Михаила в digital начался еще во время обучения — магистр математики и информатики занимался коммерческой разработкой параллельно с учебой. Изначально работая в одиночку, он постепенно привлекал внешних специалистов для реализации более масштабных проектов.

«Начинал с небольших заказов на дизайн и разработку сайтов. Постепенно стал подключать фрилансеров, и мы довольно быстро вышли на серьезный уровень», — рассказывает основатель студии.

Сегодня Positron — это команда около 20 специалистов, которая работает с известными брендами. Компания предоставляет полный спектр digital-услуг: от создания веб-сайтов и сервисов до поискового продвижения и брендинга.

Основные вызовы IT-индустрии

По мнению Михаила Грохотова, главная проблема рынка — дисбаланс между запросами заказчиков и реальными затратами на качественную разработку.

«Основная сложность — разрыв между ценовыми ожиданиями клиентов и зарплатными ожиданиями квалифицированных разработчиков. Этому тренду около полутора лет, и пандемия значительно усилила проблему», — отмечает руководитель агентства.

Эксперт прогнозирует, что эта тенденция сохранится, пока экономика полностью не восстановится.

Поиск оптимального инструмента управления

История внедрения CRM в студии Positron — это показательный пример того, как компании ищут баланс между функциональностью и удобством использования.

Этапы поиска решения:

1. Собственная система — начальный этап
2. Другой популярный сервис — оказался слишком сложным в настройке и дорогим
3. Еще одно решение — избыточный функционал и медленный интерфейс
4. Тестирование альтернатив — различные варианты на рынке

«Функционал, который нам требовался, присутствовал практически во всех системах, но каждый раз чего-то не хватало. В итоге мы остановились на решении, которое покрывает максимум наших потребностей», — объясняет Михаил.

Ключевыми критериями выбора стали:

1. Разумная стоимость
2. Необходимый набор функций
3. Высокая скорость работы

Особенности работы с высокомаржинальными проектами

Специфика студии Positron заключается в работе с дорогостоящими проектами при небольшом количестве сделок — всего несколько контрактов в месяц.

«У нас высокомаржинальный продукт, поэтому продаж не так много. К тому же высокая конверсия — клиенты обращаются в основном по проверенным источникам», — поясняет основатель.

Эта особенность влияет на подход к обработке заявок:

1. Каждый потенциальный проект требует детальной проработки
2. Консультации проводят технические специалисты, а не только менеджеры
3. Необходимо глубокое понимание предметной области клиента

Workflow и любимые инструменты команды

После заключения договора запускается отработанный процесс:

1. Менеджеры создают проект в системе
2. Совместно с руководителем проекта или team lead происходит декомпозиция задач
3. Команда работает по повторяющемуся алгоритму

«Сейчас разрабатываем шаблон проекта, который поможет экономить время на создание типовых проектов с одинаковым набором задач», — делится планами Михаил.

Наиболее востребованные функции:

1. Канбан-доски для визуального контроля задач
2. Детализированные карточки с возможностью комментирования
3. Встроенный редактор для создания заметок
4. Трекинг времени и подробная отчетность
5. Гибкая фильтрация данных в отчетах

Отчеты по отработанным часам команда регулярно направляет заказчикам, что повышает прозрачность сотрудничества.

Процесс внедрения и первые результаты

Миграция на новую систему управления проектами заняла около недели и проходила силами руководства компании.

«О долгосрочных результатах пока судить рано — мы все еще в процессе полного перехода. Потребуется несколько месяцев, чтобы окончательно настроить шаблоны и изучить все возможности. Но уже сейчас могу отметить комфортность работы и качественную техническую поддержку», — отмечает Михаил Грохотов.

Планы развития и ожидания от системы

Студия Positron за полтора года увеличилась в два раза и сейчас находится в стадии оптимизации бизнес-процессов.

Из пожеланий к функциональности основатель выделяет потребность в странице планирования нагрузки сотрудников — инструменте, который покажет занятость каждого специалиста в часах на каждый день. Это поможет менеджерам и владельцам бизнеса эффективнее распределять ресурсы команды.

Выводы для IT-бизнеса

Опыт студии Positron демонстрирует важность комплексного подхода к автоматизации проектной деятельности. Правильно выбранная система управления не только упрощает операционные процессы, но и создает основу для масштабирования бизнеса даже в непростых экономических условиях.

Ключевые принципы успешного внедрения CRM в IT-компании:

1. Четкое понимание специфики бизнес-процессов
2. Баланс между функциональностью и простотой использования
3. Готовность к постепенной настройке и оптимизации системы
4. Фокус на инструментах, которые действительно используются командой

Запишитесь на бесплатную демонстрацию системы от наших экспертов. Проведем короткую онлайн-встречу и покажем, как Аспро.Cloud поможет автоматизировать процессы и повысить эффективность именно в вашем бизнесе.

Выбрать время