Основная проблема компании

Недавно к нам обратилась компания, занимающаяся продажей электротехнической продукции. На данный момент в ее штате работает 74 человека и происходит активный набор новых сотрудников из-за появления нового филиала.

Ранее все необходимые для работы документы, в том числе обучающие пособия, хранились в разрозненных источниках: на Яндекс.Диске, Google Docs, в рабочих чатах в мессенджерах и в личных заметках сотрудников. Из-за этого поиск необходимых материалов занимал большое количество времени и значительно замедлял рабочие процессы.

Для проверки знаний новых и старых сотрудников использовались Google Forms, однако они имеют несколько недостатков:

1. Отсутствует возможность ограничить количество попыток на прохождение опроса. Из-за этого человек может проходить тест неограниченное количество раз без какой-либо периодичности.
2. Нельзя ограничить прохождение теста для определенных пользователей. Любой человек может пройти тест по публичной ссылке.

К тому же опросы Google нельзя привязать к конкретному документу, после изучения которого их нужно пройти, а это очень важно, так как компания расширяется и регулярно проверяет знания новых и старых сотрудников. До внедрения базы знаний сотрудникам приходилось сначала заходить в Яндекс.Диск, Google Docs и в рабочие чаты и заметки для изучения информации, а после этого открывать Google Form, входить в аккаунт Google и проходить тестирование, что крайне неудобно.

На что обращали внимание при выборе решения

Выбором подходящей базы знаний занимался HR-отдел компании, так как именно им была важна возможность тестирования соискателей и сотрудников, в связи с расширением штата и увеличением ассортимента.

При поиске подходящего решения, совместно с руководством, был выявлен ряд основных функций, которыми должна обладать база знаний:

1. Отечественная разработка. В связи с тем, что большое количество зарубежных сервисов и компаний покинули территорию России, было важно, чтобы база знаний была разработана отечественным производителем ПО.
2. Создание тестов и опросов. Из-за расширения компании HR-отдел нанимал большое количество новых сотрудников, которых нужно обучать и проверять их знания. Вместе с ростом фирмы увеличился и ассортимент продукции, поэтому тестирования были нужны и для уже работающих сотрудников.
3. Хранение всех документов в едином пространстве. Было необходимо объединить документы из разрозненных источников: Яндекс.Диска, Google Docs, чатов и заметок в единую систему хранения данных для удобства сотрудников.
4. Возможность распределения прав доступа. HR-отделу было важно, чтобы новые сотрудники имели доступ к ограниченному количеству документов для обучения для большей безопасности хранения данных и простой ориентации в рабочем пространстве базы знаний.

Атлас24 — База Знаний полностью соответствовала данным критериям. К тому же она легко интегрировалась с Битрикс24, в котором работали сотрудники компании.

Результаты внедрения и перспективы

На данный момент базой знаний активно пользуется 30 работников компании, а еще 20 человек, в том числе новые сотрудники, проходят тестирования на знание ассортимента: порядка 80 вопросов со множественным, одиночным выбором и числовым вводом ответа.

Руководство компании приняло решение создать 2 больших теста, которые сотрудники должны проходить ежемесячно, и 2 дополнительных, меняющихся от месяца к месяцу, в которых проверяется знание новых товаров и акций.

Для большей безопасности всех тестов было настроено их прохождение только для тех пользователей, которые были зарегистрированы в базе знаний.

База знаний позволяет HR-отделу и руководству компании просмотреть количество прохождений, средний балл пользователей, а также подробное прохождение теста каждым сотрудников в удобной статистике. Исходя из этого, HR может сделать вывод, каких сотрудников (из недавно нанятых) придется дополнительно обучать, а какие могут влиться в работу в ближайшее время.

Благодаря тестированию сотрудников повысилась лояльность клиентов: теперь отдел продаж оперативно отвечает на вопросы пользователей о товарах, легко ориентируясь в рабочем пространстве и помня практически весь ассортимент.

Руководство компании и HR-отдел остались довольны функционалом Атлас24 и надеются, что в будущем будет настроена более удобная визуализация документов и подробная система аналитики прохождения тестов.

Результат

Организовано удобное хранение документов в одном пространстве, настроена система тестирования сотрудников: по 2 обязательных и 2 дополнительных теста в месяц. Улучшена система обучения. Выставлены ограничения по количеству прохождения тестов и права доступа к ним.

Опробовать возможности Атлас24 бесплатно можно на сайте сервиса. После регистрации будет доступен 15-дневный пробный период.

Если хотите узнать больше о функционале Атлас24 или о том, как организовать документы в базе знаний, пишите нам по адресу: atlas24@infoservice.ru.