Автоматизация деятельности компании РентаСервис
В течении нескольких лет учет в компании велся в электронных таблицах – заказы, документы, товарные остатки и клиентская база. При такой организации учета оформление одного заказа опытным сотрудником занимало около 30 минут. Оформление заказа включает с себя – договор на оказание услуг, акты приема-передачи товаров и счет-фактура. Подготовленные документы отправлялись на склад и в бухгалтерию. Кроме сложности в оформлении заказа возникали проблемы с оперативным отслеживанием состояния заказов и товарных остатков. Получить различные аналитические данные для руководства компании при существующем подходе было весьма трудоемко. Для решения этих проблем руководство компании приняло решение об автоматизации своих бизнес-процессов.
Мое первое общение с руководителем РентаСервис состоялось по электронной почте. Мы переписке я пытался получить необходимые требования к системе. В итоге, осознав низкую эффективность такого полхода, я лично посетил компанию заказчика.
Один день наблюдений за реальной работой сотрудника дал мне больше, чем десятки писем. За этот день мы сформулировали требования к системе и автоматизируемые процессы.
Разработка системы велась на платформе 1С:Предприятие. Типовые конфигурации не использовались, т.е. система была разработана с нуля. Было принято решение разместить систему в облаке чтобы обеспечить работу территориально распределенных сотрудников компании.
Работа велась в несколько этапов. На каждом этапе реализовывался функционал одной из пользовательских ролей – менеджера, сотрудника склада, логиста и руководителя. Обсуждение текущих работ происходило по скайпу. Т.к. заказчик принимал активное участие в проекте, то по ходу разработки был скорректирован ряд требований, которые стали понятны только при взгляде на прототип системы. По моему мнению это достаточно здравый подход, который позволил реализовать все ожидания заказчика.
Компания РентаСервис эксплуатирует эту систему уже три года. Внедрение подобной системы позволило:
- сократить время оформления заказа с 30 минут до 5 минут
- иметь актуальную информацию о складских остатках
- анализировать доступность товара для конкретного заказа на этапе оформления
- оперативно отслеживать состояние заказов
- контролировать движение финансов в компании между подразделениями
- на основании данных, хранящихся в системе, получать требуемые отчеты для руководства компании
Разработанная система периодически дорабатывается в соответствии с новыми требованиями заказчика. Краткий обзор разработанной системы представлен на видео
P.S. Если у вас возникли вопросы - спрашивайте в комментариях.
